Jakie są koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej?
CzytajBlog
Wybierając współpracę w modelu B2B, wiele osób zwraca uwagę przede wszystkim na wyższe wynagrodzenie netto i większą swobodę prowadzenia działalności. Jedną z najważniejszych korzyści działalności gospodarczej jest jednak możliwość rozliczania kosztów uzyskania przychodu, dzięki którym można obniżyć podstawę opodatkowania, a tym samym zapłacić niższy podatek dochodowy.
Nie każdy przedsiębiorca może jednak korzystać z takich samych zasad rozliczania kosztów. Duże znaczenie ma wybrana forma opodatkowania działalności gospodarczej. Inne możliwości mają osoby rozliczające się według skali podatkowej lub podatku liniowego, a inne przedsiębiorcy korzystający z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
W tym artykule wyjaśniam, czym są koszty uzyskania przychodu na B2B, jakie wydatki można zaliczyć do kosztów firmowych oraz jak wygląda porównanie kosztów uzyskania przychodu w działalności gospodarczej i na umowie o pracę.
Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania źródła przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów. Oznacza to, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych określone wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, a następnie pomniejszyć o nie uzyskane przychody. Dzięki temu podatek dochodowy jest obliczany od niższej kwoty.
Przykładowo, jeśli przedsiębiorca rozliczający się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym osiągnął w danym miesiącu przychód w wysokości 15 000 zł i poniósł koszty działalności wynoszące 4 000 zł, jego dochód do opodatkowania wyniesie 11 000 zł.
Należy jednak pamiętać, że nie każdy wydatek można uznać za koszt uzyskania przychodu. Aby było to możliwe, wydatek powinien pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz służyć osiąganiu przychodów lub zabezpieczeniu ich źródła.
Przeczytaj również: Jakie są koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej?
Możliwość uwzględniania kosztów uzyskania przychodu w działalności B2B zależy przede wszystkim od wybranej formy opodatkowania.
Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą może rozliczać się na zasadach:
To właśnie wybór formy opodatkowania decyduje o tym, czy ponoszone wydatki firmowe mogą obniżyć podstawę opodatkowania.
Przeczytaj również: Umowa B2B – na czym polega i na co zwrócić uwagę?
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych należy do najprostszych form opodatkowania działalności gospodarczej. Jego charakterystyczną cechą jest to, że podatek oblicza się od osiągniętego przychodu, a nie od dochodu.
W związku z tym przedsiębiorca nie może zaliczać wydatków firmowych do kosztów uzyskania przychodu. Wysokość kosztów poniesionych na prowadzenie działalności nie wpływa więc bezpośrednio na podstawę opodatkowania.
Przykładowo, jeżeli przedsiębiorca osiągnął przychód w wysokości 20 000 zł, a jednocześnie poniósł wydatki firmowe wynoszące 8 000 zł, nie będzie mógł pomniejszyć przychodu o te koszty. Podatek zostanie naliczony od przychodu, z uwzględnieniem dostępnych odliczeń przewidzianych dla ryczałtowców.
Warto jednak pamiętać, że przedsiębiorca rozliczający się ryczałtem może skorzystać z częściowych preferencji podatkowych. Jedną z nich jest możliwość odliczenia od przychodu 50% zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne. Dzięki temu podstawa opodatkowania może zostać obniżona, mimo że koszty uzyskania przychodu nie są uwzględniane.
Takie rozwiązanie jest często korzystne dla osób prowadzących działalność, która nie generuje wysokich kosztów. Jeżeli jednak przedsiębiorca regularnie ponosi znaczące wydatki związane z prowadzoną firmą, bardziej opłacalna może okazać się skala podatkowa lub podatek liniowy.
Podstawę opodatkowania na ryczałcie stanowi przychód pomniejszony o przysługujące odliczenia, w tym między innymi 50% zapłaconych składek zdrowotnych.
W uproszczeniu można przyjąć następujący wzór:
Przychód – 50% zapłaconych składek zdrowotnych = podstawa opodatkowania
Przychód nie jest natomiast pomniejszany o koszty prowadzenia działalności gospodarczej.
Przedsiębiorcy rozliczający się według skali podatkowej mogą uwzględniać faktycznie poniesione koszty uzyskania przychodu. Podatek dochodowy obliczany jest od dochodu, czyli różnicy pomiędzy osiągniętym przychodem a kosztami związanymi z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Dzięki temu wydatki firmowe mogą obniżyć podstawę opodatkowania, a tym samym zmniejszyć wysokość należnego podatku. Dotyczy to między innymi wydatków na sprzęt, wyposażenie biura, oprogramowanie, usługi specjalistyczne, szkolenia czy eksploatację samochodu wykorzystywanego w działalności.
W przypadku skali podatkowej obowiązuje następujący wzór:
Dochód = Przychód – Koszty uzyskania przychodu
Im wyższe koszty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, tym niższy dochód podlegający opodatkowaniu.
Należy jednak pamiętać, że przedsiębiorcy rozliczający się według skali podatkowej nie mogą odliczać od dochodu zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne ani zaliczać ich do kosztów uzyskania przychodu. Składka zdrowotna nie wpływa więc na wysokość podstawy opodatkowania w tej formie rozliczeń.
Skala podatkowa jest często wybierana przez przedsiębiorców ponoszących regularne wydatki związane z prowadzeniem firmy, ponieważ umożliwia pełne rozliczanie kosztów uzyskania przychodu.
Podatek liniowy, podobnie jak skala podatkowa, pozwala na rozliczanie kosztów uzyskania przychodu. Przedsiębiorca może zaliczać do kosztów wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, pod warunkiem że mają one związek z osiąganiem przychodów, zachowaniem źródła przychodów lub zabezpieczeniem jego funkcjonowania.
Podatek dochodowy jest obliczany od dochodu, czyli od przychodu pomniejszonego o koszty uzyskania przychodu. Oznacza to, że im wyższe uzasadnione wydatki firmowe, tym niższa podstawa opodatkowania i niższy podatek do zapłaty.
Dodatkową korzyścią dla przedsiębiorców rozliczających się podatkiem liniowym jest możliwość uwzględnienia zapłaconych składek zdrowotnych. W 2026 roku składki zdrowotne mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu lub odliczone od dochodu do rocznego limitu 14 100 zł. Pozwala to dodatkowo zmniejszyć podstawę opodatkowania.
Podstawę opodatkowania ustala się według następującego wzoru:
Dochód = Przychód – Koszty uzyskania przychodu
Jeżeli przedsiębiorca korzysta również z odliczenia składki zdrowotnej, dochód może zostać dodatkowo pomniejszony o wartość przysługującego odliczenia, nie więcej jednak niż do obowiązującego limitu.
Podatek liniowy jest często wybierany przez przedsiębiorców osiągających wyższe dochody i ponoszących regularne koszty związane z prowadzeniem działalności, ponieważ umożliwia zarówno rozliczanie wydatków firmowych, jak i częściowe uwzględnienie składki zdrowotnej.
Sprawdź ofertę: Księgowość dla JDG.
Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, które służą osiąganiu przychodów lub zabezpieczeniu ich źródła. Wydatek powinien być rzeczywiście poniesiony, odpowiednio udokumentowany i nie może znajdować się na liście wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych.
Najczęściej rozliczane koszty na B2B obejmują:
Należy pamiętać, że możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kosztów uzyskania przychodu zawsze zależy od jego związku z prowadzoną działalnością oraz sposobu jego wykorzystania.
Jednym z najważniejszych aspektów porównania etatu i działalności gospodarczej są właśnie koszty uzyskania przychodu.
Na umowie o pracę pracownik nie może samodzielnie rozliczać wydatków związanych z wykonywaną pracą. Koszty są określone ustawowo i mają charakter ryczałtowy.
Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą ma natomiast możliwość rozliczania rzeczywiście poniesionych wydatków.
Pracownik zatrudniony na etacie korzysta z ustawowych kosztów uzyskania przychodu.
Obecnie wynoszą one:
Koszty te są automatycznie uwzględniane przez pracodawcę przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy.
Niektórzy pracownicy mogą korzystać z podwyższonych, 50-procentowych kosztów uzyskania przychodu.
Dotyczy to osób wykonujących działalność twórczą i przekazujących prawa autorskie pracodawcy.
Najczęściej są to:
Warunkiem jest spełnienie wymogów określonych w przepisach podatkowych.
| Kryterium | Umowa o pracę | B2B (skala podatkowa lub liniowy) | B2B (ryczałt) |
| Rodzaj kosztów | Ryczałtowe (250 zł lub 300 zł miesięcznie) | Faktycznie poniesione i udokumentowane koszty | Brak możliwości odliczania kosztów |
| Elastyczność | Brak – koszty z góry określone | Wysoka – koszty zależą od działalności i wydatków | Brak – podatek od przychodu |
| Koszty sprzętu i narzędzi | Brak możliwości odliczenia | Możliwość odliczenia kosztów komputerów, telefonów | Brak możliwości |
| Koszty dojazdu do pracy | Zawarte w ryczałcie (300 zł miesięcznie) | Możliwość odliczenia paliwa (według proporcji firmowej) | Brak możliwości |
Największe korzyści podatkowe pojawiają się wtedy, gdy przedsiębiorca regularnie ponosi wydatki związane z działalnością.
Im wyższe koszty prowadzenia firmy, tym większe znaczenie może mieć możliwość ich odliczenia od przychodu.
Dotyczy to szczególnie osób korzystających z:
W takich sytuacjach działalność opodatkowana skalą podatkową lub podatkiem liniowym może pozwolić na znaczne obniżenie dochodu podlegającego opodatkowaniu.
Koszty uzyskania przychodu w modelu B2B mogą stanowić istotną przewagę nad umową o pracę. Przedsiębiorcy rozliczający się według skali podatkowej lub podatku liniowego mają możliwość uwzględniania faktycznie ponoszonych wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Dzięki temu podatek dochodowy naliczany jest od dochodu, a nie od całego przychodu.
Inaczej wygląda sytuacja przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych. Ta forma opodatkowania nie pozwala na rozliczanie kosztów podatkowych, dlatego jej opłacalność zależy przede wszystkim od wysokości ponoszonych wydatków oraz stawki ryczałtu właściwej dla danej działalności.
Przed wyborem formy opodatkowania warto dokładnie przeanalizować planowane przychody i koszty firmy. W wielu przypadkach właściwie dobrany sposób rozliczeń może przełożyć się na realne oszczędności podatkowe i większą rentowność prowadzonej działalności.na opłacalność danej formy zatrudnienia.
Szukasz zdalnej obsługi księgowej, która pozwoli Ci zaoszczędzić czas? Wypełnij formularz poniżej, aby umówić się na krótką rozmowę telefoniczną.
Pobierz bezpłatne zestawienie:
i dowiedz się, jak ich uniknąć!
