Święta Bożego Narodzenia to wyjątkowy czas nie tylko w domach, ale także w środowisku firmowym. Okres ten stwarza niepowtarzalne okazje do poprawy relacji z klientami i partnerami biznesowymi, a także do motywowania pracowników. Firmy mogą jednak wykorzystać świąteczne wydatki nie tylko w celu poprawy atmosfery, lecz także efektywnie je rozliczyć, co przełoży się na obniżenie zobowiązań podatkowych. Oto jak podejść do świątecznych wydatków firmowych, aby nie tylko wprowadziły magię świąt, ale także były korzystne z perspektywy podatkowej.

Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów firmowych?

Świąteczne dekoracje biura

Dekoracje w postaci choinek, lampek czy girland wprowadzają świąteczny nastrój, co pozytywnie wpływa zarówno na pracowników, jak i klientów. Wystrój biura, sklepu czy restauracji może zachęcić do zakupów lub skorzystania z oferty, a koszty dekoracji można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Ważne, aby wydatki te były w rozsądnych granicach. Jeśli dekoracje będą zbyt luksusowe lub nietypowe, mogą zostać potraktowane jako koszt reprezentacyjny, którego nie można odliczyć podatkowo.

Kartki świąteczne i prezenty dla klientów

Kartki świąteczne to prosty, ale skuteczny sposób na utrzymanie relacji z klientami, co jest o wiele bardziej opłacalne niż pozyskiwanie nowych. Koszt kartek, kopert, a także materiałów do ich personalizacji, np. długopisów, można zaliczyć do wydatków firmowych. Podobnie sytuacja wygląda z gadżetami reklamowymi, które mają wartość promocyjną – kalendarze, długopisy czy kubki z logo firmy mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, o ile ich wartość jest umiarkowana i nie przekracza cen rynkowych.

Prezenty dla pracowników i ich rozliczenie

Świąteczne prezenty dla pracowników mogą przybrać różne formy: paczek, bonów, talonów, kart przedpłaconych czy nawet bezpośrednich świadczeń pieniężnych. Wybór formy upominku ma znaczenie dla sposobu jego finansowania i rozliczenia, szczególnie w kontekście podatkowym. Prezenty dla pracowników mogą być finansowane z dwóch głównych źródeł.

Prezenty finansowane ze środków obrotowych firmy

Prezenty świąteczne sfinansowane ze środków obrotowych firmy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, ponieważ mają one na celu poprawę motywacji i efektywności pracowników, co pośrednio wspiera generowanie przychodów firmy. Warto jednak pamiętać, że ich wartość jest wliczana do przychodu pracownika, a co za tym idzie – podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). Oznacza to, że wartość takiego prezentu będzie wykazywana w rozliczeniu pracownika jako dodatkowy przychód z tytułu stosunku pracy.

Prezenty finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)

Świąteczne świadczenia finansowane w całości z ZFŚS nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, ponieważ kosztem są już same odpisy na fundusz. Warto jednak wiedzieć, że prezenty z ZFŚS mogą być objęte zwolnieniem podatkowym, o ile spełnione są określone warunki:

• Związek z działalnością socjalną firmy – prezenty muszą być świadczeniami rzeczowymi lub materialnymi, które są formą pomocy dla pracowników, zgodnie z zasadami regulaminu gospodarowania ZFŚS.
• Różnicowanie wartości prezentów – wysokość prezentów powinna uwzględniać sytuację życiową i materialną pracowników, co odpowiada zasadom socjalnej funkcji ZFŚS.
• Limit zwolnienia podatkowego – świadczenia materialne i rzeczowe do kwoty 1000 zł w ciągu roku są zwolnione z PIT. Nadwyżka powyżej tego limitu podlega opodatkowaniu jako przychód pracownika.

Warto zaznaczyć, że zwolnieniem podatkowym objęte są tylko świadczenia rzeczowe i materialne, więc bony, talony i inne formy świadczeń, które można wymienić na towary lub usługi, nie będą zwolnione z podatku, nawet jeśli ich wartość nie przekracza limitu 1000 zł.

Firmowa Wigilia

W wielu firmach Wigilia stała się coroczną tradycją, która ma integrować pracowników. Organizacja takiego spotkania jest kosztem, o ile jego cel jest ściśle biznesowy, np. związany z podsumowaniem wyników firmy lub omówieniem planów na przyszły rok. Warto również zadbać o dokumentację przebiegu spotkania, np. przygotowując agendę czy notatki. Koszty reprezentacyjne, takie jak kolacja wigilijna dla kontrahentów, nie mogą zostać zaliczone do wydatków firmowych, chyba że spotkanie ma charakter typowo biznesowy, np. służy przedstawieniu nowej oferty.

Świąteczne wydatki a unikanie kosztów reprezentacyjnych

Kluczowym aspektem przy planowaniu świątecznych wydatków jest ich cel. Aby zaliczyć dany wydatek do kosztów firmowych, musi on mieć związek z uzyskiwanymi przychodami, nawet jeśli jest to związek pośredni. Koszty reprezentacyjne, czyli wydatki o charakterze reprezentacyjnym i luksusowym, nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Dlatego ważne jest, aby wartości upominków i dekoracji były dostosowane do standardów branży i nie odbiegały od przyjętych norm.

Podsumowanie

Okres świąteczny daje firmom wiele możliwości promocyjnych i reklamowych, które mogą być korzystne także pod kątem podatkowym. Dekoracje, upominki świąteczne dla klientów, prezenty dla pracowników oraz spotkania integracyjne mogą wprowadzić świąteczną atmosferę, zwiększyć motywację pracowników i zacieśnić relacje z kontrahentami, jednocześnie przekładając się na konkretne korzyści podatkowe.