Prowadząc działalność gospodarczą, prędzej czy później przychodzi moment, w którym musisz wyjść poza ramy swojego codziennego miejsca pracy. Niezależnie od tego, czy jesteś programistą, konsultantem, architektem czy właścicielem agencji marketingowej – może się okazać, że klient zaprosi Cię na spotkanie, konferencję albo wspólne warsztaty poza Twoim miastem, a nawet krajem.
W takich sytuacjach pojawia się kluczowe pytanie: czy i które wydatki związane z podróżą służbową można rozliczyć w kosztach uzyskania przychodu? A jeśli tak – to czy przedsiębiorcy przysługuje dieta na takich samych zasadach jak pracownikowi? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym artykule.
W przypadku pracowników etatowych podróż służbowa została precyzyjnie zdefiniowana w przepisach prawa pracy. Jednak przedsiębiorcy – prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą – nie mają takiej ustawowej definicji.
W praktyce za podróż służbową uznaje się każdy wyjazd, który pozostaje w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i odbywa się poza miejscem stałego wykonywania tej działalności (np. poza biurem, gabinetem czy miejscem pracy wskazanym w CEIDG).
Typowe przykłady podróży służbowych przedsiębiorcy:
W przeciwieństwie do pracowników, przedsiębiorca nie wystawia sobie polecenia wyjazdu służbowego, nie obowiązują go też procedury wewnętrzne typu delegacja czy akceptacja przełożonego. Jednak swoboda działania nie oznacza braku obowiązku udokumentowania celu wyjazdu.
To na przedsiębiorcy spoczywa odpowiedzialność za udowodnienie, że dana podróż była rzeczywiście związana z działalnością gospodarczą. W razie ewentualnej kontroli, urząd skarbowy ma prawo zażądać dokumentów potwierdzających służbowy charakter wyjazdu.
Nie jest wymagany jeden konkretny dokument – ważny jest komplet dowodów, który pozwala udowodnić związek wyjazdu z działalnością gospodarczą.
Zasada ogólna jest taka: jeśli wydatek jest racjonalny, rzeczywiście poniesiony i służy osiągnięciu przychodu, jego zachowaniu lub zabezpieczeniu – można go ująć w kosztach firmowych.
Poniżej omawiam szczegółowo kategorie wydatków najczęściej ponoszonych podczas podróży służbowych.
Dieta to ryczałt na pokrycie kosztów wyżywienia podczas podróży. Przedsiębiorca ma prawo do takich samych stawek jak pracownik na etacie:
Do rozliczenia potrzebne jest:
Uwaga: jeśli rozliczasz dietę, wydatki na jedzenie nie są dodatkowo kosztem – z wyjątkiem lunchów biznesowych z kontrahentem.
Do kosztów firmowych można zaliczyć:
W przypadku zagranicznych paragonów należy opisać cel zakupu oraz powiązać wydatek z konkretnym dniem podróży.
Nie musisz wybierać najtańszego środka transportu – istotny jest cel podróży, nie koszt biletu.
Co zrobić, jeśli nie możesz otrzymać faktury za transport?
Niektóre linie lotnicze (np. Ryanair) nie wystawiają faktur. W takiej sytuacji:
Na podstawie tych dokumentów możesz udokumentować koszt i zaksięgować go w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (KPIR). Pamiętaj, że istotne jest powiązanie wydatku z konkretną podróżą służbową oraz jego związek z prowadzoną działalnością.
Kosztem uzyskania przychodu może być nocleg, jeżeli jego koszt został udokumentowany fakturą lub rachunkiem wystawionym na dane firmy. Możliwe jest także rozliczenie prowizji pośredników (np. Booking.com), pod warunkiem posiadania dokumentu potwierdzającego rezerwację.
Jeśli podróż służbowa wymaga wyrobienia wizy, opłata za nią stanowi koszt firmowy. Opłatę za paszport również można ująć w kosztach, pod warunkiem, że jego uzyskanie było niezbędne w związku z planowanym wyjazdem w celach służbowych. Zalecam wykonanie kopii dowodu opłaty przed jego przekazaniem w urzędzie.
Kosztem uzyskania przychodu są także opłaty za bagaż rejestrowany. Zakup walizki lub torby podróżnej nie podlega jednak ujęciu w kosztach, ponieważ jest traktowany jako wydatek o charakterze osobistym.
Bilet wstępu na szkolenie, konferencję lub inne wydarzenie branżowe, którego tematyka jest zgodna z profilem działalności przedsiębiorcy, może być ujęty w kosztach pod warunkiem posiadania faktury lub innego dokumentu księgowego.
Krótkoterminowy najem samochodu, zarówno w kraju, jak i za granicą, może stanowić koszt firmowy. Należy zadbać o uzyskanie faktury VAT oraz upewnić się, że podmiot zagraniczny nie dolicza podatku u źródła (WHT), który może skomplikować rozliczenie.
W przypadku podróży do krajów, w których wymagane są szczepienia ochronne, koszty ich wykonania można uznać za koszty uzyskania przychodu. Wydatki na szczepienia zalecane, ale niewymagane, mogą zostać zakwestionowane, jeśli nie zostaną odpowiednio uzasadnione (np. przez opinię lekarza specjalisty lub Głównego Inspektora Sanitarnego).
Wydatki na własne wyżywienie nie stanowią kosztów uzyskania przychodu, jeśli przedsiębiorca rozlicza dietę. Natomiast wydatki na posiłki z kontrahentami – w sytuacji, gdy spotkanie miało charakter służbowy i dotyczyło prowadzonej działalności – mogą być zaliczone do kosztów. Konieczna jest faktura oraz opis spotkania (np. na odwrocie dokumentu).
Nie wszystko, co wiąże się z podróżą, można wrzucić w koszty. Przykłady wydatków wyłączonych z KUP:
Ministerstwo Finansów jasno wskazuje, że są to wydatki osobiste, które nie są bezpośrednio związane z działalnością.
W przypadku wydatków zagranicznych, przeliczenia dokonuje się według:
Dokładne przeliczenie wartości walutowej jest niezbędne do prawidłowego ujęcia kosztów w księgowości.
Rozliczanie kosztów podróży służbowej w działalności gospodarczej wymaga zachowania należytej staranności – zarówno w zakresie dokumentowania celu wyjazdu, jak i gromadzenia dowodów księgowych. Wydatki muszą być celowe, uzasadnione i rzeczywiście poniesione w związku z prowadzoną działalnością.
Jeżeli masz wątpliwości co do kwalifikowania konkretnych wydatków do kosztów uzyskania przychodu, skorzystaj z pomocy naszego biura rachunkowego. Profesjonalne doradztwo pozwala uniknąć błędów, które mogą prowadzić do sporów z organami podatkowymi. Wypełnij poniższy formularz, aby umówić się na krótką rozmowę telefoniczną.
Pobierz bezpłatne zestawienie:
i dowiedz się, jak ich uniknąć!
