W ramach prowadzenia działalności gospodarczej psychologowie często podejmują różnorodne działania wymagające podróży. Może to być udział w szkoleniach, konferencjach branżowych, spotkaniach z pacjentami w innych miejscowościach czy wizytach u partnerów biznesowych. Wydatki związane z takimi podróżami można rozliczyć jako koszty firmowe, co pozwala na obniżenie podstawy opodatkowania. Aby jednak móc je uwzględnić, konieczne jest spełnienie określonych wymogów. Przyjrzyjmy się bliżej, jakie koszty można rozliczyć i jak poprawnie to zrobić.
Koszty podróży służbowej muszą być związane z prowadzoną działalnością i mieć na celu uzyskanie przychodów lub ich zabezpieczenie. Do najczęściej rozliczanych wydatków zaliczają się:
Aby wydatki związane z podróżą służbową mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, muszą spełniać kilka istotnych wymogów:
Psycholog może wykorzystywać samochód w podróży służbowej, a sposób rozliczenia kosztów zależy od tego, czy samochód jest firmowy, czy prywatny:
Diety stanowią jeden z elementów kosztów podróży służbowej i służą pokryciu wydatków na wyżywienie podczas delegacji. Ich wysokość jest precyzyjnie określona przez przepisy i zależy od długości podróży oraz jej charakteru – krajowego lub zagranicznego.
Warto zaznaczyć, że wydatków na jedzenie, nawet jeśli są udokumentowane fakturą, nie można bezpośrednio zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ traktowane są jako wydatki prywatne. Niemniej jednak, przedsiębiorcy przysługuje możliwość naliczenia diet, które mogą zostać uwzględnione w kosztach prowadzenia działalności. Dzięki temu diety pełnią funkcję pośredniego rozliczenia wydatków na wyżywienie w podróży służbowej.
W przypadku podróży krajowych dieta wynosi obecnie 45 zł za każdą pełną dobę. Jeśli podróż trwa krócej, stosuje się zasady proporcjonalne:
Jeśli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą kolejną pełną dobę wypłacana jest dieta w pełnej wysokości, natomiast za niepełną dobę stosuje się zasady:
Warto pamiętać, że dieta krajowa może zostać zmniejszona, jeśli w trakcie podróży zapewnione są posiłki, np. śniadanie w hotelu. W takim przypadku dieta zostaje obniżona:
Jeśli psycholog otrzyma pełne wyżywienie podczas podróży służbowej (śniadanie, obiad i kolację), dieta nie przysługuje w ogóle.
W przypadku podróży zagranicznych wysokość diet zależy od kraju docelowego i jest określona w przepisach. Przykładowo:
Podobnie jak w przypadku podróży krajowych, wysokość diety zagranicznej zależy od długości delegacji:
Warto również pamiętać, że w przypadku podróży zagranicznych należy uwzględnić wartość zapewnionych posiłków. Na przykład, jeśli w Niemczech hotel oferuje śniadanie, dieta zostaje pomniejszona o 25% (12,25 EUR).
Prowadzisz działalność gospodarczą jako psycholog i często wyjeżdżasz w podróże służbowe? Masz wątpliwości, jak prawidłowo je rozliczyć i jakie dokumenty wypełnić? Zapraszam Cię na bezpłatną konsultację w naszym biurze, gdzie otrzymasz podstawowe wskazówki. Możemy również zająć się kompleksową księgowością Twojej działalności, w tym rozliczeniem diet i podróży służbowych. Kliknij poniższy przycisk i umów się na bezpłatną rozmowę!
Nie wszystkie wydatki związane z podróżą służbową można zaliczyć do kosztów firmowych. Do takich wydatków należą m.in.:
Aby uniknąć problemów podczas ewentualnej kontroli, warto prowadzić dokumentację wyjazdów służbowych. Powinna ona zawierać:
Psycholog prowadzący działalność gospodarczą może rozliczać koszty podróży służbowych, pod warunkiem, że mają one związek z działalnością zawodową i są odpowiednio udokumentowane. Wydatki takie jak transport, noclegi, diety czy opłaty za parking mogą znacząco obniżyć podstawę opodatkowania, co czyni prowadzenie działalności bardziej efektywnym finansowo. Pamiętaj jednak, aby zawsze zachować dokumentację potwierdzającą cel i charakter podróży.
Chcesz wiedzieć kiedy mijają najważniejsze roczne terminy podatkowe w 2025 r.? Dołącz do mojego newslettera, a otrzymasz kalendarz 2025 r. zupełnie za darmo!
W ramach newslettera raz w tygodniu zyskasz dostęp do informacji o zmianach w przepisach i przypomnienia o ważnych terminach. Nie przegapisz żadnej okazji na oszczędności i unikniesz problemów z urzędem skarbowym! Zapisz się już dziś i korzystaj z darmowej wiedzy!
Pobierz bezpłatne zestawienie:
i dowiedz się, jak ich uniknąć!
Sprawdź, jak różnice w podatkach, składkach ZUS i kosztach księgowości wpływają na start Twojej działalności.
Zero spamu
– tylko konkretna wiedza i wskazówki, które pomogą Ci na start działalności!
Pobierz bezpłatną ulotkę:
..abyś mógł dobrze przygotować się na start swojej firmy.
Sprawdź, jak dobrze przygotować się do startu swojej firmy, by uniknąć niespodzianek i kosztownych błędów!
Zero spamu
– tylko konkretna wiedza i wskazówki, które pomogą Ci na start działalności!
