Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, przedsiębiorcy często korzystają z samochodów osobowych w celach służbowych. Czasem jednak pojawia się pytanie, czy można wykorzystywać dwa samochody w ramach jednej działalności, zwłaszcza gdy jest to mała firma, która nie zatrudnia pracowników. Czy takie rozwiązanie jest zgodne z przepisami?

Dwa samochody w działalności – kiedy jest to uzasadnione?

Przepisy podatkowe nie zabraniają przedsiębiorcom wykorzystywania dwóch samochodów osobowych w ramach działalności gospodarczej, pod warunkiem że ich użytkowanie jest odpowiednio uzasadnione.

Przykładowo:

• Właściciel małej firmy może mieć dwa samochody – jeden z większym silnikiem do dłuższych podróży do klientów, a drugi, bardziej ekonomiczny, do jazdy po mieście.
• Drugi samochód może pełnić funkcję rezerwową na wypadek awarii pierwszego pojazdu, co pozwala na ciągłość działalności.

W takich sytuacjach, jeśli przedsiębiorca może wykazać, że oba pojazdy są rzeczywiście wykorzystywane w działalności gospodarczej, ich posiadanie i użytkowanie może zostać uznane za zasadne.

Formy użytkowania samochodów w działalności

Przedsiębiorca może korzystać z samochodów w działalności gospodarczej na kilka sposobów, np.:

• Leasing operacyjny – jeden z najczęściej wybieranych sposobów finansowania pojazdów.
• Najem długoterminowy – atrakcyjny dla przedsiębiorców, którzy nie chcą zobowiązań wynikających z zakupu pojazdu.
• Zakup na własność – samochód wprowadzony do ewidencji środków trwałych firmy.

W przypadku dwóch samochodów w działalności, każdy z nich musi być używany w celach związanych z prowadzeniem firmy i odpowiednio udokumentowany.

Koszty związane z dwoma samochodami – co można rozliczyć?

Jeśli przedsiębiorca korzysta z dwóch samochodów w ramach działalności gospodarczej, może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu:

• Raty leasingowe lub opłaty za najem długoterminowy – w przypadku pojazdów w leasingu lub wynajmie.
• Koszty eksploatacji – paliwo, serwis, ubezpieczenie, opłaty parkingowe itp.
• Amortyzacja – w przypadku samochodów zakupionych na własność i wprowadzonych do ewidencji środków trwałych.

Uwaga: Rozliczenie kosztów eksploatacyjnych i leasingowych może być ograniczone, jeśli samochód jest wykorzystywany również do celów prywatnych. W takim przypadku obowiązuje limit 75% kosztów eksploatacyjnych, a odliczenie VAT wynosi maksymalnie 50%.

Jak udokumentować użytkowanie dwóch samochodów?

Aby uniknąć problemów w razie kontroli podatkowej, przedsiębiorca powinien odpowiednio dokumentować użytkowanie obu samochodów:

• Ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka) – jeśli samochody są używane także prywatnie.
• Faktury za paliwo, serwis i inne wydatki – dokumentujące związanie wydatków z działalnością gospodarczą.
• Opis funkcji pojazdów – np. wskazanie, że jeden samochód służy do jazd po mieście, a drugi do dalszych wyjazdów służbowych.

Dokumentacja ta może być kluczowa, jeśli urząd skarbowy będzie chciał zweryfikować zasadność użytkowania dwóch pojazdów.

Czy dwa samochody to ryzyko kontroli skarbowej?

Posiadanie dwóch samochodów w jednoosobowej działalności gospodarczej może wzbudzić zainteresowanie urzędu skarbowego, zwłaszcza jeśli firma jest mała i przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników. Dlatego ważne jest, aby:

• Uzasadnić użytkowanie obu pojazdów w kontekście prowadzonej działalności.
• Zadbać o pełną dokumentację potwierdzającą ich wykorzystanie w celach służbowych.

Podsumowanie

Posiadanie dwóch samochodów osobowych w jednoosobowej działalności gospodarczej jest jak najbardziej możliwe, o ile ich użytkowanie jest uzasadnione charakterem działalności i odpowiednio udokumentowane.

Przedsiębiorca powinien jasno wskazać, w jakich celach wykorzystywane są pojazdy, oraz prowadzić dokumentację kosztów i przebiegu. Dzięki temu może uniknąć problemów w razie kontroli skarbowej i w pełni korzystać z możliwości rozliczania wydatków związanych z eksploatacją obu samochodów.