Czy zdarzyło Ci się zastanawiać, czy jako właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej możesz rozliczać dwa samochody albo dwa laptopy? Pytanie to pojawia się częściej, niż mogłoby się wydawać – szczególnie w przypadku przedsiębiorców, którzy prowadzą mobilną działalność lub pracują w różnych warunkach. Przygotowałam ten artykuł, aby wyjaśnić, kiedy takie rozwiązanie jest zgodne z przepisami i co zrobić, aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym.
Z punktu widzenia przepisów podatkowych nie ma zakazu wykorzystywania w działalności dwóch samochodów osobowych. Liczy się celowość i rzeczywiste użycie pojazdów. Kluczowe jest więc, czy potrafisz uzasadnić, że oba auta rzeczywiście wspierają Twoją działalność i są niezbędne do jej sprawnego funkcjonowania.
Wyobraź sobie sytuację, w której jednym autem podróżujesz służbowo po Polsce – spotykasz się z kontrahentami, jeździsz na konferencje czy obsługujesz klientów w terenie. Drugie auto natomiast wykorzystujesz do lokalnych zadań: dostarczania dokumentów, załatwiania spraw w urzędach, dojazdu na krótkie spotkania w mieście. To dwa różne zastosowania – i oba można udokumentować.
Inny przykład? Jeden z samochodów może być typowo użytkowy, np. przystosowany do przewozu towarów lub sprzętu, podczas gdy drugi, bardziej reprezentacyjny, służy do spotkań biznesowych. Zdarza się też, że drugi samochód pełni rolę zapasową – niezbędną, jeśli działalność wymaga ciągłości i każda awaria może oznaczać realne straty.
Sytuacja wygląda podobnie jak w przypadku samochodów. Możesz mieć dwa laptopy, o ile faktycznie wykorzystujesz je w prowadzonej działalności i jesteś w stanie to logicznie uzasadnić.
Załóżmy, że prowadzisz działalność mobilną – np. szkolenia, konsultacje, doradztwo. Podczas pracy z klientem korzystasz z lekkiego, mobilnego sprzętu, który łatwo zabrać ze sobą. Natomiast w biurze pracujesz na wydajniejszym laptopie, który obsługuje bardziej wymagające oprogramowanie. Taki podział obowiązków pomiędzy urządzenia ma swoje uzasadnienie i jest akceptowalny z punktu widzenia przepisów.
Często też jeden laptop przeznaczony jest do pracy w systemie Windows (np. do programów księgowych, biurowych czy branżowych), a drugi – do grafiki, projektowania, montażu lub innych specjalistycznych zadań. To realne scenariusze, z którymi spotykam się w praktyce.
Zarówno samochody, jak i laptopy mogą być użytkowane w ramach różnych form własności. Nie zawsze musisz je kupować – dostępne są inne możliwości finansowania, a każda z nich ma swoje księgowe konsekwencje.
Samochody możesz:
Laptopy zazwyczaj są kupowane, a sposób ich ujęcia w kosztach zależy od wartości sprzętu. W 2025 roku limit dla jednorazowej amortyzacji wynosi 10 000 zł netto. Jeśli laptop kosztował mniej niż ta kwota – możesz zaliczyć cały wydatek bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu. Dla droższego sprzętu konieczne będzie rozliczenie poprzez amortyzację, czyli stopniowe ujmowanie kosztów w czasie.
Leasing lub najem laptopów to rozwiązania stosowane rzadziej, ale również możliwe – może być opłacalne np. w przypadku większych firm lub przy potrzebie elastycznego zarządzania sprzętem IT.
Przeczytaj więcej o jednorazowej amortyzacji w osobnym artykule: Jak amortyzować sprzęt komputerowy?
Jeśli oba środki trwałe są faktycznie wykorzystywane w działalności, masz prawo rozliczyć koszty ich zakupu, użytkowania i eksploatacji.
Dla samochodów będą to m.in.:
Dla laptopów:
Warto jednak pamiętać, że jeśli dany środek trwały wykorzystywany jest również prywatnie, nie wszystkie koszty można ująć w pełni. W przypadku samochodów obowiązują limity – 75% kosztów eksploatacyjnych i tylko 50% VAT-u można zaliczyć do kosztów podatkowych.
Dla laptopów i innych sprzętów biurowych takich ograniczeń nie ma – nawet jeśli są okazjonalnie wykorzystywane prywatnie, nadal możesz zaliczyć 100% poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodu, o ile sprzęt służy działalności gospodarczej.
Przeczytaj również: Jakie są koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej?
Aby rozliczanie kosztów nie wzbudziło wątpliwości urzędu skarbowego, musisz zadbać o odpowiednią dokumentację.
W przypadku samochodów pomocna będzie ewidencja przebiegu pojazdu – obowiązuje ona wyłącznie wtedy, gdy samochód jest wykorzystywany wyłącznie służbowo. Jeżeli pojazd używany jest również prywatnie, obowiązuje limit kosztów i przedsiębiorca nie musi dokumentować sposobu użytkowania.
Zbieraj faktury za wszystkie koszty – paliwo, przeglądy, naprawy. Warto też sporządzić krótką wewnętrzną notatkę – który samochód jest wykorzystywany do jakich zadań, kiedy i przez kogo.
Podobnie z laptopami – zachowuj faktury i abonamenty, zapisuj cele użytkowania sprzętu. Jeśli jeden laptop służy do pracy stacjonarnej, a drugi do mobilnej, dobrze to opisać – choćby w wewnętrznej dokumentacji lub polityce wykorzystania sprzętu. W razie kontroli taka przejrzystość działa na Twoją korzyść.
Może się zdarzyć, że posiadanie dwóch samochodów lub dwóch laptopów w jednoosobowej firmie wzbudzi zainteresowanie urzędu skarbowego – zwłaszcza gdy nie zatrudniasz pracowników, a skala działalności wydaje się niewielka. Jednak samo w sobie to nie jest powód do zakwestionowania kosztów. Problem pojawia się wtedy, gdy:
Dlatego tak ważne jest, aby zachować konsekwencję – jeśli masz dwa środki trwałe, to oba powinny pojawiać się w kosztach, a ich użycie powinno być rzeczywiste i logicznie powiązane z działalnością.
Dwa samochody osobowe lub dwa laptopy w jednoosobowej działalności gospodarczej – to rozwiązanie, które jak najbardziej może być zgodne z przepisami. Warunkiem jest to, aby ich wykorzystanie było uzasadnione charakterem prowadzonej działalności i dobrze udokumentowane.
Jeśli każdy ze środków trwałych pełni określoną funkcję w firmie i rzeczywiście wspiera Twoją pracę, możesz bez obaw rozliczać ich zakup i użytkowanie w kosztach uzyskania przychodu. Pamiętaj jednak, że kluczem do bezpieczeństwa podatkowego jest nie tylko logika, ale i dokumentacja. Jeśli masz wątpliwości, czy Twoja sytuacja została właściwie ujęta w księgowości – warto skonsultować się z biurem rachunkowym.
Chcesz sprawdzić, jak najlepiej ująć dwa samochody albo dwa laptopy w swojej działalności? Skontaktuj się z nami – pomożemy przeanalizować Twoją sytuację i zadbamy o to, żeby wszystko było zgodne z przepisami.
Pobierz bezpłatne zestawienie:
i dowiedz się, jak ich uniknąć!
