Blog

Działalność nierejestrowana – rachunek, paragon czy faktura?

W osobnym wpisie opowiedziałam szczegółowo na temat obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży działalności nierejestrowanej. W tym artykule przybliżam temat wystawiania faktur, paragonów oraz rachunków w działalności nierejestrowanej. Dla wielu osób pojęcia te są zbyt do siebie podobne i nadal pojawiają się wątpliwości czy trzeba je wystawiać każdemu klientowi. Zapraszam do lektury!

Faktura w działalności nierejestrowanej

Czy jest obowiązek wystawiania faktury w działalności nierejestrowanej?

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną zawsze jest zobowiązana do wystawienia faktury w przypadku dokonywania transakcji na rzecz przedsiębiorcy. Natomiast, gdy nabywcą jest konsument (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej), fakturę wystawia się tylko wtedy, gdy pojawi się prośba o nią od klienta. W takiej sytuacji akceptowaną formą dokumentacji może być także paragon lub rachunek.

Z kolei osoba prowadząca działalność nierejestrowaną, która nie jest podatnikiem VAT (zwolniona z tego obowiązku na podstawie odpowiednich przepisów), ma obowiązek wystawienia faktury lub rachunku tylko na żądanie osoby prywatnej, nabywcy towaru lub usługi. Taki wniosek klient może złożyć w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczyłeś mu towar lub usługę lub otrzymałeś zapłatę za nie w całości lub części.

Kto jest zwolniony z VAT prowadząc działalność nierejestowaną?

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną mogą korzystać ze zwolnienia z VAT, jeśli ich roczna sprzedaż nie przekraczała 200 tysięcy złotych w poprzednim roku podatkowym. Zwolnienie to obejmuje również osoby rozpoczynające działalność nierejestrowaną w pierwszym roku działalności, jednak wtedy limit 200 tys. zł jest liczony proporcjonalnie od dnia rozpoczęcia działalności do końca roku. Na przykład, jeśli działalność została rozpoczęta w lipcu, limit wynosiłby 100 tys. zł.

Zgodnie z art. 113 pkt 13 ustawy o podatku od towarów i usług istnieją jednak wyjątki od tego zwolnienia, dotyczące m.in. sprzedaży metali szlachetnych, towarów opodatkowanych akcyzą (z wyjątkiem energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych i niektórych samochodów osobowych), budynków, terenów budowlanych oraz niektórych towarów i usług sprzedawanych przez internet, takich jak kosmetyki, komputery, czy usługi prawne i doradcze. W tych przypadkach konieczna jest rejestracja jako czynny podatnik VAT, co wiąże się z obowiązkiem prowadzenia rejestrów sprzedaży i zakupów oraz spełnieniem innych wymogów podatkowych.

Co powinna zawierać faktura?

Faktura powinna zawierać co najmniej następujące informacje:

  • datę wystawienia,
  • numer kolejny,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi,
  • kwotę należności ogółem.

Przy sprzedaży nierejestrowanej wystarczy, że na rachunku lub fakturze podasz swoje imię i nazwisko – nie ma konieczności podawania innych danych osobistych, w tym nawet adresu zamieszkania.

Rachunek w działalności nierejestrowanej

Rachunek a faktura – jaka jest różnica?

Rachunek i faktura to dwa różne dokumenty używane do dokumentowania transakcji, chociaż na pierwszy rzut oka mogą wydawać się podobne. Przedsiębiorcy, którzy są podatnikami VAT, zobowiązani są do wystawiania faktur jako formy dokumentacji swojej sprzedaży towarów lub usług. Faktura zawiera szczegółowe informacje, w tym kwotę podatku VAT, co jest istotne dla rozliczeń podatkowych.

Przedsiębiorcy zwolnieni z płacenia VAT-u mogą z kolei używać zarówno faktury, jak i rachunku do dokumentowania transakcji. Różnica między nimi polega na tym, że na rachunku nie jest widoczna kwota podatku VAT (lub informacji o zwolnieniu z VAT-u). Decyzja o wyborze odpowiedniego dokumentu zależy od nabywcy towarów lub usług, który może wskazać preferowaną formę dokumentacji. 

Oba dokumenty, zarówno faktura, jak i rachunek, spełniają kluczową funkcję dokumentacyjną, umożliwiając przedsiębiorcom i ich klientom śledzenie oraz potwierdzanie zawartych transakcji.

Czy muszę wystawiać rachunek prowadząc działalność nierejestrowaną?

Rachunki nie są wymagane formalnie w takim samym stopniu jak faktury. Istnieje natomiast obowiązek wystawiania rachunków na żądanie klienta.

Wystawienie rachunków może być pomocne do prowadzenia prawidłowej ewidencji sprzedaży i kosztów w ramach działalności gospodarczej nierejestrowanej. Ponadto, mogą być one używane jako dowód dokonania transakcji w przypadku kontroli podatkowej lub do celów księgowych.

Co powinien zawierać rachunek?

Rachunek powinien zawierać:

  • numer kolejny
  • datę wystawienia
  • dane sprzedawcy i nabywcy
  • nazwę usługi
  • kwotę do zapłaty.

Paragony w działalności nierejestrowanej

Aby wiedzieć, czy trzeba wystawiać paragon, należy ustalić, czy potrzebna jest kasa fiskalna. To zagadnienie omówiłam w artykule „Działalność nierejestrowana w 2024 roku – najważniejsze informacje”. W skrócie: osoby prowadzące działalność nierejestrowaną są zwolnione z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, jeśli ich roczne przychody nie przekraczają 20 tys. zł. Istnieją jednak usługi, które zawsze wymagają ewidencji przy użyciu kasy fiskalnej, takie jak przewóz osób, sprzedaż wyrobów tytoniowych i alkoholu oraz usługi kosmetyczne. W przypadku przekroczenia rocznego limitu 20 tys. zł, konieczne jest zaopatrzenie się w kasę fiskalną i zgłoszenie jej do urzędu skarbowego.

Podsumowanie

W ramach działalności nierejestrowanej nie zawsze istnieje obowiązek wystawiania faktur, rachunków czy paragonów, ale każdy z tych dokumentów pełni ważną rolę w dokumentowaniu transakcji. Wystawianie faktur jest obowiązkowe dla podatników VAT przy transakcjach z przedsiębiorcami, a dla konsumentów na ich żądanie. Osoby zwolnione z VAT muszą wystawiać faktury lub rachunki tylko na prośbę klienta. Paragony są wymagane tylko wtedy, gdy konieczne jest posiadanie kasy fiskalnej, co zależy od rocznych przychodów i rodzaju świadczonych usług. Uzupełnij swoją wiedzę o to, jak rozliczyć działalność nierejestrowaną.

Podstawa prawna:

Pobierz bezpłatne porównanie:

Koszty działalności gospodarczej vs. spółki z o.o.

i sprawdź, która forma działalności będzie dla Ciebie bardziej opłacalna!

Sprawdź, jak różnice w podatkach, składkach ZUS i kosztach księgowości wpływają na start Twojej działalności.

Zero spamu
– tylko konkretna wiedza i wskazówki, które pomogą Ci na start działalności!

Pobierz bezpłatną ulotkę:

16 rzeczy, które warto przemyśleć przed założeniem działalności

..abyś mógł dobrze przygotować się na start swojej firmy.

Sprawdź, jak dobrze przygotować się do startu swojej firmy, by uniknąć niespodzianek i kosztownych błędów!

Zero spamu
– tylko konkretna wiedza i wskazówki, które pomogą Ci na start działalności!

Najpopularniejsze Artykuły

  • Jakie są koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej?

    Czytaj
  • Data sprzedaży a data wystawienia faktury — czy muszą być takie same?

    Czytaj
  • Co można odliczyć na ryczałcie?

    Czytaj

Czytaj więcej

  • 2 grudnia 2024
    Działalność nierejestrowana

    Wirtualna asystentka – czy trzeba mieć działalność?

    Zawód wirtualnej asystentki zyskuje coraz większą popularność w dobie pracy zdalnej. Osoby pracujące w tym zawodzie oferują różnorodne...

    Czytaj
  • 1 grudnia 2024
    Działalność nierejestrowana

    Czy agencja marketingowa może zatrudniać osobę na działalności nierejestrowanej jako podwykonawcę?

    Działalność nierejestrowana to elastyczna forma pracy, która może być atrakcyjna dla osób zarabiających niewielkie kwoty, nieregularnie. Często jest to...

    Czytaj
  • 22 listopada 2024
    Działalność nierejestrowana

    Czy działalność nierejestrowana może mieć nazwę?

    Działalność nierejestrowana to forma prowadzenia działalności gospodarczej, która nie wymaga rejestracji w CEIDG ani posiadania numeru NIP, pod...

    Czytaj
  • 1 listopada 2024
    Działalność nierejestrowana

    Copywriter a działalność nierejestrowana – czyli kiedy copywriter nie musi zakładać działalności?

    Zawód copywritera zyskuje na popularności w erze cyfrowej, gdzie treści marketingowe są kluczowe dla sukcesu firm w internecie. Wiele osób zadaje...

    Czytaj
  • 30 października 2024
    Działalność nierejestrowana

    Kiedy fotograf nie musi prowadzić działalności, czyli działalność nierejestrowana dla fotografa

    Fotografowanie to pasja, która może stać się sposobem na dodatkowy zarobek. W przypadku osób, które dopiero zaczynają swoją przygodę...

    Czytaj
  • 16 października 2024
    Działalność nierejestrowana

    Jak sprawdzić pomysł na biznes bez ponoszenia wysokich kosztów? Trzy skuteczne sposoby

    Zanim zainwestujesz większe środki w nowy pomysł na biznes, warto sprawdzić jego potencjał bez ponoszenia wysokich kosztów. Na szczęście istnieje...

    Czytaj
  • 12 lipca 2024
    Działalność nierejestrowana

    Działalność nierejestrowana – rachunek, paragon czy faktura?

    W osobnym wpisie opowiedziałam szczegółowo na temat obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży działalności nierejestrowanej. W tym...

    Czytaj
  • 12 lipca 2024
    Działalność nierejestrowana

    Działalność nierejestrowana – jak zacząć i prowadzić ewidencję przychodów?

    Działalność nierejestrowana jest atrakcyjną formą zarobkowania dla osób chcących prowadzić drobną działalność gospodarczą bez konieczności...

    Czytaj
  • 12 lipca 2024
    Działalność nierejestrowana

    Działalność nierejestrowana – jak rozliczyć?

    Działalność nierejestrowana to forma prowadzenia działalności gospodarczej, która pozwala na osiąganie przychodów bez konieczności rejestracji firmy....

    Czytaj
  • 12 lipca 2024
    Działalność nierejestrowana

    Działalność nierejestrowana w 2024 roku – najważniejsze informacje

    W Polsce, prowadzenie działalności nierejestrowanej stanowi alternatywę dla tradycyjnej działalności gospodarczej, nie wymaga bowiem rejestracji...

    Czytaj