Dla wielu przedsiębiorców faktura proforma i faktura VAT mogą wyglądać podobnie, jednak różnią się pod względem ich funkcji prawnych oraz zobowiązań podatkowych. Wiedza o tych różnicach jest kluczowa, zwłaszcza przy prowadzeniu działalności gospodarczej, aby prawidłowo zarządzać rozliczeniami i obowiązkami podatkowymi.

Czym jest faktura proforma?

Faktura proforma to dokument, który informuje o zamówieniu klienta, określa kwotę do zapłaty, ale nie nakłada obowiązku podatkowego. Jej głównym celem jest potwierdzenie warunków transakcji – zazwyczaj wystawia się ją przed realizacją zamówienia lub wykonaniem usługi, by poinformować klienta o szczegółach zamówienia oraz o kwocie, jaką będzie musiał zapłacić. Warto pamiętać, że faktura proforma nie jest oficjalnym dokumentem księgowym i nie podlega obowiązkowi zapłaty podatków. Nie można jej traktować jako podstawy do ujęcia w księgach rachunkowych ani w kosztach działalności.

Co wyróżnia fakturę VAT?

Faktura VAT to dokument, który potwierdza rzeczywiste dokonanie sprzedaży towaru lub wykonanie usługi. W przeciwieństwie do faktury proforma, faktura VAT nakłada na sprzedawcę obowiązek zapłaty podatków do urzędu skarbowego, w tym podatku VAT oraz podatku dochodowego. Oznacza to, że jeśli wystawisz fakturę VAT, musisz uwzględnić ją w swojej dokumentacji księgowej, a także zapłacić podatek do urzędu skarbowego w ustalonym terminie.

Kluczowe różnice między fakturą proforma a fakturą VAT

• Obowiązki podatkowe – faktura proforma nie wiąże się z obowiązkiem zapłaty podatku, natomiast od faktury VAT należy odprowadzić zarówno podatek VAT, jak i podatek dochodowy.
• Potwierdzenie transakcji – faktura proforma jedynie zapowiada planowaną transakcję, natomiast faktura VAT stanowi potwierdzenie dokonania sprzedaży lub wykonania usługi.
• Księgowanie – faktura proforma nie jest uwzględniana w księgach rachunkowych, a faktura VAT jest dokumentem, który musi być odpowiednio zaksięgowany.

Kiedy wystawić fakturę proforma, a kiedy fakturę VAT?

Fakturę proforma można wystawić przed finalizacją zamówienia – kiedy klient złożył zamówienie, ale jeszcze nie dokonał płatności lub usługa nie została wykonana. Po otrzymaniu zapłaty lub wykonaniu usługi należy wystawić już fakturę VAT. Faktura VAT powinna być wystawiona bezpośrednio po zrealizowaniu transakcji, gdyż w przeciwnym wypadku mogą pojawić się nieścisłości w rozliczeniach podatkowych.

Podsumowanie

Faktura proforma i faktura VAT pełnią różne funkcje w procesie sprzedaży. Faktura proforma jest formą informacyjną i nie rodzi zobowiązań podatkowych, natomiast faktura VAT jest dokumentem księgowym, który nakłada obowiązki podatkowe. Dzięki rozróżnieniu tych dwóch dokumentów przedsiębiorcy mogą sprawniej zarządzać swoimi rozliczeniami i uniknąć błędów podatkowych, które mogłyby skutkować dodatkowymi kosztami lub sankcjami.