Prowadzenie działalności marketingowej to nie tylko kreatywność i realizowanie kampanii, ale także dbałość o sprawy formalne, w tym prawidłowe wystawianie faktur. Jeśli zastanawiasz się, jak poprawnie wystawić fakturę za swoje usługi, co powinno się na niej znaleźć lub jak rozliczyć współpracę z klientami z zagranicy – jesteś we właściwym miejscu.

W tym artykule krok po kroku przeprowadzę Cię przez zasady wystawiania faktur w branży marketingowej, zarówno dla klientów z Polski, jak i z innych krajów. Dzięki temu unikniesz błędów, zadbasz o zgodność z przepisami i zyskasz pewność, że Twoje rozliczenia są w pełni profesjonalne. Zapraszam do lektury!

Co to jest faktura marketingowa i dlaczego jest ważna?

Faktura marketingowa to dokument potwierdzający wykonanie usług marketingowych, takich jak kampanie reklamowe, zarządzanie mediami społecznościowymi, audyty SEO czy projektowanie graficzne. Pełni ona kluczową rolę w procesie rozliczeń podatkowych zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy.

Dla sprzedawcy (np. agencji marketingowej) faktura jest podstawą do udokumentowania przychodów oraz odprowadzenia podatku VAT (jeśli jest płatnikiem VAT) lub podatku dochodowego. Natomiast nabywca, jeśli jest płatnikiem VAT, może dzięki niej odliczyć podatek naliczony.

Jak wystawić fakturę za usługi marketingowe?

Wystawienie faktury za usługi marketingowe wymaga znajomości kluczowych zasad oraz dbałości o szczegóły. Prawidłowo sporządzona faktura musi spełniać wymogi formalne, aby mogła być uznana za ważny dokument księgowy.

• Dane sprzedawcy i nabywcy
  Faktura powinna zawierać pełne dane identyfikacyjne obu stron transakcji: nazwę firmy, adres oraz numer NIP. Ważne, aby dane te były zgodne z rejestrem CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) lub KRS (Krajowy Rejestr Sądowy). Wprowadzenie błędnych danych może prowadzić do konieczności wystawienia faktury korygującej, co generuje dodatkowe formalności.
• Numer faktury
  Każda faktura musi posiadać unikalny numer identyfikacyjny. Numeracja powinna być uporządkowana chronologicznie i ciągła, bez żadnych luk lub powtórzeń. Przykładowy format numeracji to np. „01/12/2024”. Poprawna numeracja zapewnia przejrzystość w dokumentacji księgowej.
• Data wystawienia i data sprzedaży
  Te dwie daty są kluczowe i nie zawsze muszą być takie same. Data wystawienia wskazuje dzień, w którym faktura została sporządzona, a data sprzedaży określa moment wykonania usługi marketingowej. Ich prawidłowe uwzględnienie ma znaczenie dla terminów rozliczeń podatkowych.
• Opis usługi
  Opis świadczonych usług marketingowych powinien być szczegółowy i precyzyjny. Ogólnikowe określenia, takie jak „usługi marketingowe”, mogą budzić wątpliwości. Warto podać więcej szczegółów, takie jak rodzaj kampanii, jej zakres, okres realizacji. Na przykład: „Przygotowanie kampanii reklamowej na Instagramie z okazji Black Week”.
• Kwota netto, VAT i brutto
  Faktura powinna jasno określać poszczególne wartości:
  • Kwota netto – wartość usługi przed doliczeniem podatku VAT,
  • VAT – wartość podatku naliczonego, określona zgodnie z obowiązującą stawką (np. 23%) lub adnotacja „zwolnienie z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT” (dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT).
  • Kwota brutto – suma kwoty netto i podatku VAT.
• Forma płatności i termin zapłaty
  • Sposób zapłaty (np. przelew).
  • Termin płatności (np. „do 7 dni od daty wystawienia”).
• Numer konta bankowego (opcjonalnie)
  Jeśli oczekujesz płatności przelewem, podaj numer rachunku.
• Wsparcie programów do wystawiania faktur
  Korzystanie z oprogramowania księgowego znacząco usprawnia proces wystawiania faktur. Takie programy automatycznie weryfikują poprawność danych, numerują dokumenty oraz pozwalają na łatwe generowanie raportów finansowych. Dodatkowo, wiele z nich oferuje funkcje aktualizowania zgodności z przepisami podatkowymi.

Stosując się do powyższych zasad, przedsiębiorcy mogą mieć pewność, że ich faktury są zgodne z prawem i ułatwiają prawidłowe rozliczenia podatkowe.

Jak wystawiać faktury dla klientów z zagranicy w działalności marketingowej?

Przy współpracy z klientami zagranicznymi należy uwzględnić dodatkowe przepisy dotyczące międzynarodowego obrotu usługami. Przygotowałam kilka uwag, na które należy zwrócić uwagę przy wystawianiu zagranicznych faktur.

Klienci z UE 

• Jeśli Twój klient jest przedsiębiorcą zarejestrowanym w Unii Europejskiej i posiada aktywny numer VAT-UE, stosujesz odwrotne obciążenie (ang. reverse charge).
• Faktura powinna zawierać:
  • Numer VAT-UE Twojej firmy i klienta,
  • Adnotację „Odwrotne obciążenie” lub „Reverse charge”,
  • Stawkę VAT NP (równą 0% VAT).

Klienci spoza UE

• Usługi marketingowe świadczone dla firm spoza Unii Europejskiej są traktowane jako eksport usług i zwolnione z VAT (stawka NP – bez VAT).
• Faktura musi zawierać:
  • Dane klienta, w tym jego numer identyfikacyjny (np. podatkowy, jeśli taki posiada),
  • Adnotację „Odwrotne obciążenie” lub podobną, w zależności od kraju klienta.

Waluta faktury

• Możesz wystawić fakturę w walucie obcej (np. EUR, USD), ale musisz przeliczyć kwotę na złotówki na potrzeby deklaracji podatkowej. Kurs przeliczeniowy ustalasz na podstawie kursu NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Dokumentacja podatkowa

• W przypadku eksportu usług konieczne jest odpowiednie udokumentowanie transakcji, np. umowy z klientem, potwierdzenia świadczenia usług, korespondencji e-mail.

LINK do innego wpisu: Jak wystawić fakturę za usługi marketingowe dla zagranicznego kontrahenta?

Jak uprościć proces wystawiania faktur?

• Korzystaj z programów księgowych, takich jak Solidna Księgowa, które upraszczają wystawianie faktur i dbają o zgodność z przepisami.
• Współpraca z doradcą podatkowym lub biurem rachunkowym pozwoli uniknąć błędów w rozliczeniach.

Podsumowanie

Wystawianie faktur za usługi marketingowe wymaga znajomości podstawowych zasad księgowych i podatkowych, zwłaszcza w przypadku klientów zagranicznych. Kluczowe jest dostosowanie dokumentacji do wymogów rynku krajowego i międzynarodowego. Korzystanie z programów do fakturowania online oraz współpraca z księgowym lub biurem rachunkowym może znacząco ułatwić rozliczenia i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami.