Założenie własnej kancelarii notarialnej to cel wielu aplikantów i osób, które z sukcesem zdały egzamin notarialny. Droga do samodzielnego wykonywania tego zawodu jest jednak długa i wymagająca – wymaga lat nauki, praktyki oraz przejścia przez skomplikowane formalności prawne i organizacyjne.
Notariusz jest zawodem zaufania publicznego, a każda kancelaria działa pod ścisłą kontrolą Ministerstwa Sprawiedliwości oraz izb notarialnych. Oznacza to, że każdy etap prowadzący do otwarcia kancelarii musi być zgodny z obowiązującymi przepisami.
Jeżeli zastanawiasz się, jak wygląda proces zakładania kancelarii notarialnej w Polsce w 2025 roku, poniżej znajdziesz szczegółowy przewodnik krok po kroku – od edukacji i zdobycia uprawnień, aż po formalności podatkowe, rejestracyjne i organizacyjne.
Podstawowym warunkiem do zostania notariuszem jest ukończenie jednolitych, pięcioletnich studiów magisterskich na kierunku prawo. Dyplom magistra prawa otwiera drogę do aplikacji notarialnej, która trwa 2,5 roku.
W trakcie aplikacji aplikant pracuje pod okiem notariusza patrona, zdobywając praktyczne doświadczenie i poznając realia pracy w kancelarii. To czas intensywnej nauki, zarówno w zakresie prawa materialnego, jak i procedury, a także prowadzenia dokumentacji kancelaryjnej.
Zwieńczeniem aplikacji jest egzamin notarialny – jeden z trudniejszych egzaminów prawniczych w Polsce. Sprawdza on zarówno wiedzę teoretyczną, jak i umiejętność praktycznego sporządzania aktów notarialnych. Dopiero pozytywny wynik egzaminu otwiera drogę do powołania na notariusza.
Zdanie egzaminu nie wystarczy, aby otworzyć kancelarię. Kolejnym krokiem jest wniosek o powołanie na notariusza, składany do Ministra Sprawiedliwości.
Minister przed wydaniem decyzji zasięga opinii właściwej miejscowo rady izby notarialnej. Po uzyskaniu pozytywnej opinii wydaje akt powołania na notariusza.
Wraz z powołaniem następuje:
Od tego momentu jesteś formalnie notariuszem, ale dopiero po zorganizowaniu kancelarii możesz rozpocząć czynności zawodowe.
Prowadzenie kancelarii wymaga rejestracji działalności gospodarczej. Najczęściej przyjmuje ona formę jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) wpisanej do CEIDG.
We wniosku CEIDG-1 należy podać m.in.:
Więcej o kodach PKD dla notariusza, przeczytasz tutaj: Notariusz – jaki kod PKD wybrać przy zakładaniu działalności?
Rejestracja w CEIDG automatycznie zgłasza Cię również do ZUS i urzędu skarbowego, ale dodatkowe formalności musisz uzupełnić samodzielnie.
Przeczytaj więcej: Jak założyć firmę? Przewodnik krok po kroku do założenia jednoosobowej działalności gospodarczej.
Jako notariusz od pierwszej czynności jesteś czynnym podatnikiem VAT. Usługi notarialne są objęte podstawową stawką 23% i nie korzystają ze zwolnienia, nawet jeśli Twój obrót byłby niższy niż ustawowe limity. Rejestracji dokonujesz przez złożenie formularza VAT-R w urzędzie skarbowym przed rozpoczęciem działalności.
Przeczytaj również: Notariusz a VAT w 2025 roku – jakie zasady obowiązują?
Czynności notarialne, które są wpisywane do repertoriów A i P, są zwolnione z obowiązku stosowania kasy fiskalnej. Oznacza to, że nie musisz rejestrować usług na kasie ani wydawać paragonów. Na żądanie klienta masz jednak obowiązek wystawić fakturę VAT – i to w terminie do trzech miesięcy od dokonania czynności.
Jeżeli oprócz czynności notarialnych chciałbyś świadczyć inne usługi prawnicze, które nie są regulowane ustawą Prawo o notariacie, wówczas zwolnienie z kasy fiskalnej może Cię nie obowiązywać.
Dowiedz się więcej: Notariusz a kasa fiskalna w 2025 roku – czy notariusz musi mieć kasę fiskalną?
Jako notariusz możesz wybrać jedną z trzech form opodatkowania:
Wybór zależy od planowanej wysokości dochodów i kosztów prowadzenia kancelarii. Najczęściej notariusze decydują się na podatek liniowy bądź ryczałt, ale przy niższych dochodach skala podatkowa bywa korzystniejsza.
Przeczytaj również: Notariusz – jaka stawka ryczałtu w 2025 roku?
Rejestracja działalności oznacza również obowiązek opłacania składek ZUS. Składki obejmują:
Wyjątkowo istotne jest również ubezpieczenie OC notariusza, które jest obowiązkowe i chroni przed skutkami ewentualnych błędów zawodowych. Bez ważnej polisy nie możesz prowadzić kancelarii.
Przeczytaj więcej: ZUS dla nowych firm – z jakich ulg możesz skorzystać w 2025 roku?
Formalności to jedno, ale kancelaria musi też być odpowiednio przygotowana do przyjmowania klientów. Lokal powinien spełniać wymogi techniczne i bezpieczeństwa, w tym posiadać wydzielone archiwum i sejfy na dokumenty.
Wyposażenie kancelarii obejmuje nie tylko meble czy sprzęt biurowy, ale też specjalistyczne systemy informatyczne do obsługi aktów notarialnych. Do tego dochodzi pełna dokumentacja potwierdzająca legalność działalności – decyzja ministra o powołaniu, wpis do rejestru notariuszy, zaświadczenie z CEIDG i polisa OC.
Masz maksymalnie dwa miesiące od dnia powołania, aby uruchomić kancelarię. W tym czasie musisz:
Dopiero wtedy możesz rozpocząć wykonywanie czynności notarialnych.
Prowadzenie kancelarii to duży wydatek. Wynajem lokalu, zakup wyposażenia i systemów informatycznych oraz obowiązkowe ubezpieczenie mogą pochłonąć nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. Dlatego warto wiedzieć, że w 2025 roku wciąż możesz ubiegać się o wsparcie finansowe, na przykład o dofinansowanie z Urzędu Pracy w wysokości do 40 tysięcy złotych.
Dobrze jest również wcześniej zrobić rozeznanie rynku – w dużych miastach konkurencja jest duża, ale w mniejszych miejscowościach zapotrzebowanie na notariusza może być większe. Warto też korzystać ze wsparcia izby notarialnej, która udziela praktycznych wskazówek nowym notariuszom.
Założenie kancelarii notarialnej to proces wieloetapowy. Najpierw musisz zdobyć wykształcenie i uprawnienia, następnie uzyskać powołanie od Ministra Sprawiedliwości i wpis do rejestru notariuszy. Kolejny krok to rejestracja działalności w CEIDG, zgłoszenie do VAT i ZUS, wybór formy opodatkowania, zawarcie polisy OC i przygotowanie pełnej księgowości.
Na końcu pozostaje organizacja kancelarii – wybór lokalu, zakup wyposażenia i zgłoszenie gotowości do Ministerstwa Sprawiedliwości. To droga wymagająca i kosztowna, ale jednocześnie otwierająca możliwość samodzielnego wykonywania zawodu notariusza i budowania własnej pozycji na rynku.
Pobierz bezpłatne zestawienie:
i dowiedz się, jak ich uniknąć!
