Dbanie o finanse firmy to podstawa prowadzenia każdego biznesu, a jednym z kluczowych elementów jest odpowiednia księgowość. Weryfikacja pracy księgowej może wydawać się skomplikowana, jednak istnieje kilka prostych sposobów, aby upewnić się, że wszystkie dokumenty są poprawnie zaksięgowane, a rozliczenia prawidłowo wykonane. W tym artykule przedstawiam sześć skutecznych metod, które pomogą Ci zweryfikować jakość usług księgowych.

Korzystaj z księgowości online

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, wygodnym rozwiązaniem może być księgowość online. Dzięki temu masz bieżący wgląd we wszystkie dokumenty, rejestry i podsumowania. Możesz samodzielnie monitorować wprowadzane zmiany, co ułatwia kontrolę nad finansami. W przypadku korzystania z tradycyjnej, stacjonarnej księgowości, również możesz poprosić swoją księgową o regularne udostępnianie raportów, np. miesięcznych zestawień z książki przychodów i rozchodów czy rejestrów VAT.

Sprawdź ilość zaksięgowanych dokumentów

Pierwszym, najprostszym krokiem jest porównanie liczby dokumentów, które przekazałeś księgowej do zaksięgowania, z pozycjami widocznymi w księdze przychodów i rozchodów. Jeśli w danym miesiącu dostarczyłeś 8 faktur, sprawdź, czy tyle samo pozycji pojawia się w Twojej księdze. To podstawowy sposób, aby upewnić się, że wszystkie Twoje przychody i koszty zostały ujęte w ewidencji.

Weryfikacja szczegółów w książce przychodów i rozchodów

Jeśli chcesz pójść o krok dalej, zweryfikuj każdy zapis w księdze przychodów i rozchodów. Sprawdź, czy dane są zgodne z dokumentami, które dostarczyłeś. Skontroluj poprawność takich informacji, jak nazwa kontrahenta, kwota netto oraz sposób zaksięgowania. Pamiętaj jednak, że niektóre operacje księgowe mogą różnić się od tego, co widzisz na fakturach, np. w przypadku faktur za usługi gastronomiczne (lunch biznesowy z kontrahentem), księgowa może ująć kwotę brutto do kosztów, ponieważ nie może odliczyć VAT.

Analiza rejestrów VAT

Podobnie jak w przypadku książki przychodów i rozchodów, możesz sprawdzić rejestry VAT. Skontroluj pozycje VAT od przychodów i kosztów – sprawdź, czy kwoty zgadzają się z tymi, które widoczne są na fakturach. Upewnij się, że prawidłowo uwzględnione są wszystkie ograniczenia, np. od samochodów osobowych możesz standardowo odliczyć tylko 50% VAT (rata leasingowa, paliwo, części samochodowe).

Sprawdź terminowość wysyłania plików JPK VAT

Jednym z obowiązków księgowego jest terminowe składanie deklaracji do urzędów skarbowych. Możesz to łatwo zweryfikować, przeglądając swój plik JPK VAT. Zajrzyj do urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) i sprawdź, z jaką datą deklaracja została wysłana do urzędu. Jeśli plik został wysłany po 25. dniu miesiąca, mogą wystąpić konsekwencje w postaci mandatu za opóźnienie.

Zweryfikuj kwoty podatków

Podsumowując miesiąc, możesz samodzielnie policzyć swoje przychody i koszty, a następnie odliczyć składki ZUS według odpowiedniej proporcji. W ten sposób obliczysz przybliżoną kwotę podatku dochodowego, którą powinieneś zapłacić. Porównaj ją z wyliczeniami swojej księgowej. Jeśli wartości są bardzo rozbieżne, warto zapytać o przyczynę różnic.

Kiedy skonsultować się z innym księgowym?

Jeżeli zależy Ci na bardziej zaawansowanej kontroli lub masz wątpliwości co do poprawności rozliczeń, warto rozważyć przekazanie swoich dokumentów do innego księgowego. Taka osoba, bez stronniczości, sprawdzi, czy wszystkie operacje księgowe zostały przeprowadzone prawidłowo. Choć może wiązać się to z dodatkowymi kosztami, to lepiej upewnić się, że wszystko jest zgodnie z przepisami, jeśli masz poważne wątpliwości.

Podsumowując, regularne sprawdzanie pracy księgowej pomoże uniknąć potencjalnych problemów podatkowych i finansowych. Nawet podstawowa kontrola, jak porównanie ilości zaksięgowanych dokumentów, może szybko wychwycić nieprawidłowości, a bardziej zaawansowane weryfikacje dają pewność, że Twoje finanse są w dobrych rękach.