Założenie działalności gospodarczej to dopiero początek – równie ważne jest to, kto poprowadzi Twoją księgowość. Dobre biuro rachunkowe to nie tylko księgowanie faktur i wysyłka deklaracji. To także wsparcie w podejmowaniu decyzji podatkowych, przypomnienie o terminach, informowanie o zmianach w przepisach i szybka pomoc w kryzysowych sytuacjach.
W tym artykule podpowiadam, na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego, aby uniknąć stresu, błędów i niepotrzebnych kosztów. Poniższe pytania warto zadać przed podpisaniem umowy – dzięki temu Twoja współpraca z biurem będzie przebiegać spokojnie i bez zbędnych niespodzianek.
Przy wyborze biura rachunkowego warto sprawdzić, czy posiada ono doświadczenie w rozliczaniu firm z branży, w której działasz. Każdy sektor ma swoje specyficzne wymagania – inne zasady rozliczeń, terminy, czy nawet dokumentacja, której wymaga urząd skarbowy. Przykładowo, biuro obsługujące branżę IT, e-commerce czy budowlaną będzie miało inne doświadczenia i wymagania niż biuro specjalizujące się w usługach gastronomicznych.
Idealne biuro rachunkowe powinno znać specyfikę Twojej działalności, np.:
Dobrym pomysłem jest zapytanie biura o wcześniejszych klientów z Twojej branży, a także o szczegóły, jak wyglądała ich współpraca. Sprawdzając referencje i opinie, łatwiej będzie ocenić, czy biuro jest w stanie spełnić Twoje potrzeby.
Większość nowoczesnych biur rachunkowych oferuje dostęp do aplikacji lub programów online, które pozwalają na łatwe wystawianie faktur oraz śledzenie wydatków (w cenie obsługi księgowej). To niezwykle wygodne narzędzie, które pozwala na szybkie przesyłanie dokumentów do biura, jak również na kontrolowanie swojego biznesu w czasie rzeczywistym.
Warto zapytać, czy biuro oferuje takie aplikacje, jakie mają funkcje i jak wyglądają procesy synchronizacji z księgowością. Dobre biuro rachunkowe zapewni Ci wygodny system do fakturowania, który będzie zintegrowany z systemem księgowym, co oszczędzi Ci czasu i zapewni większą dokładność.
Jeśli pracujesz zdalnie, często podróżujesz albo po prostu nie masz ochoty jeździć z dokumentami do biura – zapytaj, czy całość współpracy może odbywać się zdalnie. W praktyce oznacza to:
To szczególnie ważne, jeśli mieszkasz w innym mieście niż siedziba biura.
Warto wiedzieć, czy będziesz mieć stały kontakt z jedną osobą, która zna Twoją firmę i jej historię. Taka współpraca jest bardziej efektywna, bo:
Biura, które rotują pracowników lub mają tzw. „infolinię” zamiast opiekuna, mogą być tańsze, ale na dłuższą metę przysparzają więcej kłopotów.
Biuro rachunkowe ma obowiązek posiadać polisę OC. Ale ważne jest, by polisa obejmowała pełny zakres prowadzonej przez nich działalności, np. rozliczenia JPK, VAT, ZUS, PIT, CIT, PFRON. Dlaczego to istotne?
Bo jeśli biuro popełni błąd, a Ty dostaniesz karę od urzędu. Bez właściwej polisy możesz nie odzyskać pieniędzy ani nie mieć możliwości dochodzenia roszczeń. Sprawdź nie tylko czy polisa jest, ale także – co dokładnie obejmuje i jaka jest jej wysokość.
Nikt nie jest w stanie przewidzieć nagłychsytuacji, jak choroba czy wypadek. Ważne jest, byś wiedział, co się stanie w przypadku nieobecności Twojej księgowej. Czy biuro rachunkowe ma system zastępstw? Kto zajmie się Twoimi sprawami, jeśli Twoja księgowa nie będzie dostępna?
Biuro rachunkowe powinno mieć procedury awaryjne i zapewniać Ci ciągłość obsługi. Upewnij się, że w przypadku choroby księgowej będziesz miał dostęp do swoich dokumentów oraz że biuro wyśle deklaracje do urzędów w odpowiednim terminie.
Wielu przedsiębiorców przyznaje, że to właśnie zapomniane terminy są źródłem niepotrzebnych stresów i kar. Dowiedz się czy biuro, którym jesteś zainteresowany:
To prosta usługa, a naprawdę ułatwia życie – szczególnie przy dużym obciążeniu pracą.
Przepisy podatkowe i księgowe często się zmieniają, a jako przedsiębiorca musisz być na bieżąco z nowymi regulacjami. Dobry partner księgowy nie tylko zajmuje się bieżącą księgowością, ale także informuje Cię o ważnych zmianach w przepisach, które mogą mieć wpływ na Twoje rozliczenia podatkowe.
Biuro rachunkowe powinno przekazywać Ci regularne informacje o nowych możliwościach (np. ulgi podatkowe, zmiany w opodatkowaniu) i przypominać o ważnych terminach (np. na zmianę formy opodatkowania czy rozliczenie roczne PIT).
Jeśli biuro regularnie wysyła newsletter, tworzy artykuły czy przygotowuje alerty podatkowe – to znak, że dba o swoich klientów.
Współpraca z prawnikiem i doradcą podatkowym jest istotna, gdy pojawiają się bardziej skomplikowane kwestie prawne lub podatkowe. Warto zapytać biuro, czy ma takie osoby na stałe w swojej ofercie, czy będziesz musiał samodzielnie szukać pomocy prawnej lub podatkowej w razie potrzeby.
Jeśli biuro oferuje taką współpracę, możesz liczyć na pełną obsługę i kompleksową pomoc w każdej kwestii związanej z prowadzeniem firmy.
Zanim podpiszesz umowę, zapytaj biuro rachunkowe, czy oferuje możliwość wskazania go jako miejsce przechowywania dokumentów oraz jakie są procedury związane z ich przechowywaniem. Jest to szczególnie korzystne w przypadku kontroli podatkowej, ponieważ pozwala to uniknąć kontroli w Twoim mieszkaniu. Dzięki temu kontrola odbędzie się w biurze rachunkowym, co może zapewnić większą prywatność i porządek w dokumentacji.
Rynek zmienia się dynamicznie. Biuro rachunkowe, które chce być na bieżąco, powinno szkolić swoich pracowników i dzielić się wiedzą z Tobą. Zwróć uwagę, czy:
To nie tylko znak, że biuro jest profesjonalne – to też ogromna wartość dodana dla Ciebie jako przedsiębiorcy.
Wybór odpowiedniego biura rachunkowego to jeden z najważniejszych elementów prowadzenia działalności gospodarczej. Efektywna współpraca z biurem rachunkowym pozwala zaoszczędzić czas, uniknąć błędów i skupić się na rozwoju biznesu. Pamiętaj, że biuro rachunkowe powinno nie tylko realizować Twoje obowiązki podatkowe, ale także pełnić rolę partnera, który wspiera Cię w podejmowaniu istotnych decyzji i pomaga rozwiązywać problemy.
Chcesz, aby księgowość była dopasowana do Ciebie i Twojej firmy? Poznaj naszą ofertę.
Pobierz bezpłatne zestawienie:
i dowiedz się, jak ich uniknąć!
Sprawdź, jak różnice w podatkach, składkach ZUS i kosztach księgowości wpływają na start Twojej działalności.
Zero spamu
– tylko konkretna wiedza i wskazówki, które pomogą Ci na start działalności!
Pobierz bezpłatną ulotkę:
..abyś mógł dobrze przygotować się na start swojej firmy.
Sprawdź, jak dobrze przygotować się do startu swojej firmy, by uniknąć niespodzianek i kosztownych błędów!
Zero spamu
– tylko konkretna wiedza i wskazówki, które pomogą Ci na start działalności!
