Wystawianie faktur za usługi marketingowe na rzecz zagranicznych kontrahentów wiąże się z pewnymi wymaganiami formalnymi, które zależą od tego, czy kontrahent pochodzi z kraju Unii Europejskiej (UE), czy spoza UE. Poniżej przedstawiam szczegółowy opis, jak prawidłowo wystawić taką fakturę, zależnie od lokalizacji odbiorcy.

Faktura marketingowa dla kontrahenta z Unii Europejskiej (B2B)

Jeżeli Twoim kontrahentem jest firma z kraju UE (czyli świadczysz usługę marketingową na rzecz firmy, a nie konsumenta), musisz wystawić fakturę, stosując zasady dotyczące wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług. O czym warto pamiętać?

Wymagane dane na fakturze:

• Numer VAT UE Twojego kontrahenta – jeśli Twój kontrahent jest zarejestrowany w systemie VAT UE, musi posiadać numer VAT UE, który należy podać na fakturze. Możesz zweryfikować numer VAT UE swojego kontrahenta na stronie VIES (system weryfikacji VAT UE).
• Twoje dane jako podatnika VAT UE – jeżeli jesteś zarejestrowany do VAT UE, musisz na fakturze podać swój numer VAT UE.
• Brak VAT na fakturze – usługi marketingowe świadczone na rzecz firm z UE podlegają zasadzie odwrotnego obciążenia (tzw. reverse charge), co oznacza, że VAT rozlicza kontrahent w swoim kraju. W związku z tym na fakturze nie należy naliczać polskiego VAT-u. Zamiast tego należy wybrać opcję „np” – “nie podlega opodatkowaniu” w systemie fakturowania.
• Informacja o odwrotnym obciążeniu – Na fakturze obowiązkowo należy zamieścić zapis informujący, że transakcja podlega odwrotnemu obciążeniu. Przykładowy zapis: „Odwrotne obciążenie – Usługi opodatkowane na zasadzie odwrotnego obciążenia, zgodnie z art. 28b ustawy o VAT”.
• Opis świadczonej usługi – jak przy każdej fakturze, należy podać szczegóły dotyczące świadczonej usługi marketingowej, takie jak zakres działań, terminy, a także łączna wartość transakcji.

Faktura dla kontrahenta spoza Unii Europejskiej (B2B)

Jeśli Twoim kontrahentem jest firma spoza Unii Europejskiej, wówczas wystawienie faktury za usługę marketingową podlega zasadom eksportu usług. Usługi świadczone na rzecz firm spoza UE są zwolnione z VAT w Polsce. W takim przypadku:

Wymagane dane na fakturze:

• Brak VAT na fakturze – usługi świadczone na rzecz kontrahentów spoza UE są zwolnione z VAT w Polsce, więc na fakturze nie będzie żadnego naliczonego podatku. Fakturę wystawisz ze stawką VAT NP.
• Numer NIP kontrahenta – numer identyfikacyjny kontrahenta z kraju spoza UE (jeśli taki posiada)
• Opis usługi – podobnie jak w przypadku każdej faktury, należy szczegółowo opisać świadczoną usługę marketingową, podać datę wystawienia faktury oraz sprzedaży usług oraz kwotę netto i brutto.
• Adnotacja na fakturze – należy również umieścić zapis informujący, że usługa podlega zwolnieniu z VAT w Polsce. Przykładowy zapis: „Odwrotne obciążenie – zwolnione z VAT na podstawie art. 28b ustawy o VAT – eksport usług.”

Zachęcam do obejrzenia krótkiego filmiku, jeśli interesuje Cię, jak wystawić fakturę w języku angielskim lub niemieckim:

Podsumowanie

Wystawienie faktury za usługi marketingowe na rzecz zagranicznych kontrahentów wymaga uwzględnienia kilku ważnych kwestii:

• Dla firm z UE (B2B) zastosowanie ma odwrotne obciążenie (reverse charge), a VAT nie jest naliczany.
• Dla firm spoza UE (B2B) usługi marketingowe podlegają również odwrotnemu obciążeniu a VAT nie jest naliczany (eksport usług).

Pamiętaj, aby zawsze dokładnie sprawdzać, czy Twój kontrahent jest zarejestrowany w systemie VAT UE i odpowiednio stosować zapisy na fakturze, aby uniknąć problemów podatkowych.