Redaktorka specjalizująca się w tematyce podatkowo-księgowej. Tworzy treści, które pomagają zrozumieć skomplikowane zagadnienia podatkowe w prosty i przystępny sposób. Jej celem jest dostarczanie praktycznych informacji, które ułatwiają przedsiębiorcom sprawne zarządzanie finansami i obowiązkami podatkowymi.
Jak wystawić fakturę?
Wystawienie faktury to jedna z podstawowych czynności w działalności gospodarczej. To dokument, który potwierdza sprzedaż towarów lub usług i jest niezbędny do prawidłowego rozliczenia podatku VAT. Prawidłowe wystawienie faktury jest kluczowe nie tylko z punktu widzenia przepisów prawa, ale także w kontekście sprawnego zarządzania finansami firmy. W tym artykule przedstawiam krok po kroku, jak wystawić fakturę zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
Faktura to dokument księgowy, który potwierdza zawarcie transakcji sprzedaży towarów lub usług. Zawiera szczegółowe informacje na temat sprzedawcy, nabywcy, przedmiotu transakcji oraz warunków sprzedaży, takich jak kwota netto, stawka VAT, termin płatności czy kwota brutto. Faktura jest dokumentem wykorzystywanym do celów podatkowych, a jej wystawienie pozwala na rozliczenie VAT oraz innych obowiązków podatkowych. Obowiązek wystawiania faktur regulowany jest przez ustawę o VAT oraz przepisy dotyczące rachunkowości.
Kto ma obowiązek wystawiania faktur?
Obowiązek wystawiania faktur mają przedsiębiorcy, którzy:
Są czynnymi podatnikami VAT i dokonują sprzedaży towarów lub usług,
Świadczą usługi lub sprzedają towary na rzecz innych firm (B2B),
Sprzedają towary lub usługi osobom prywatnym i na ich życzenie wystawiają fakturę.
Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT również muszą wystawiać faktury, ale będą to tzw. faktury bez VAT, które również muszą zawierać odpowiednie dane, jednak bez podatku VAT.
Dane do faktury – co powinno się znaleźć na fakturze?
Zgodnie z przepisami, faktura musi zawierać kilka obowiązkowych elementów. Są to:
Data wystawienia – dzień, w którym faktura została wystawiona.
Numer faktury – unikalny numer nadawany zgodnie z Twoim systemem numeracji.
Dane sprzedawcy – nazwa firmy, adres oraz numer NIP.
Dane nabywcy – nazwa firmy, adres oraz numer NIP (jeśli dotyczy).
Data sprzedaży – dzień, w którym nastąpiła dostawa towarów lub wykonanie usługi.
Opis towarów lub usług – nazwa produktu lub usługi, ilość, jednostka miary.
Cena jednostkowa netto – cena za jedną jednostkę towaru lub usługi bez VAT.
Kwota netto – łączna wartość towarów lub usług bez VAT.
Kwota brutto – łączna wartość towarów lub usług z VAT.
Forma płatności i termin zapłaty – np. przelew, gotówka, karta płatnicza oraz termin, w którym nabywca powinien zapłacić fakturę.
Jak wystawić fakturę krok po kroku?
Wybierz odpowiedni program do fakturowania Możesz użyć programu księgowego lub bezpłatnych narzędzi oferowanych przez różne serwisy. Wystawianie faktur w formie elektronicznej jest obecnie powszechnie akceptowane i wygodne.
Wypełnij dane sprzedawcy i nabywcy Wpisz swoje dane oraz dane kontrahenta. Jeśli faktura jest dla firmy, konieczne jest podanie numeru NIP obu stron.
Dodaj daty Uzupełnij datę wystawienia faktury oraz datę sprzedaży (jeśli różni się od daty wystawienia).
Opis towarów/usług Wprowadź szczegółowy opis sprzedawanego produktu lub usługi. Dodaj ilość, jednostkę miary oraz cenę jednostkową netto.
Oblicz VAT i wartości brutto Na podstawie wprowadzonej stawki VAT program do fakturowania automatycznie obliczy kwotę podatku oraz wartość brutto.
Wprowadź termin płatności Ustal formę płatności (np. przelew, gotówka) oraz termin, w jakim nabywca powinien uregulować należność.
Zatwierdź i wyślij fakturę Gotową fakturę możesz wydrukować lub wysłać kontrahentowi w formie elektronicznej (np. PDF). Pamiętaj, że faktura elektroniczna jest równie ważna jak papierowa, jeśli została wystawiona zgodnie z przepisami.
Faktura VAT wzór
Faktura bez vat – jak wystawić fakturę przez nievatowca?
Jeśli nie jesteś podatnikiem VAT (np. korzystasz ze zwolnienia podmiotowego z VAT), nadal możesz wystawiać faktury. W takim przypadku faktura będzie tzw. fakturą bez VAT, co oznacza, że nie naliczasz VAT-u na sprzedaży. Na fakturze musi znaleźć się informacja o zwolnieniu z VAT, np. „Zwolniony z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”.
Czy faktura musi być papierowa?
Nie. Od lat polskie przepisy umożliwiają wystawianie faktur w formie elektronicznej (e-faktury). Taka forma jest wygodniejsza, szybsza i bardziej ekologiczna. Wystarczy, że kontrahent wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. Faktura elektroniczna jest równie ważna jak papierowa, pod warunkiem, że została wystawiona zgodnie z przepisami.
Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur
Brak wymaganych danych – upewnij się, że wszystkie pola na fakturze są wypełnione poprawnie.
Nieprawidłowy numer NIP – przed wystawieniem faktury warto sprawdzić poprawność numeru NIP kontrahenta w systemie VIES (jeśli wystawiasz fakturę unijną).
Błędna data sprzedaży – data sprzedaży powinna odpowiadać faktycznemu wykonaniu usługi lub dostawie towaru.
Niewłaściwa stawka VAT – sprawdź, czy stosujesz właściwą stawkę VAT dla danego towaru lub usługi.
Faktury – zarówno wystawione, jak i otrzymane – muszą być przechowywane przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku wynikającego z danej faktury. Możesz przechowywać je w formie papierowej lub elektronicznej, ale pamiętaj, że muszą być dostępne w razie kontroli skarbowej.
Program do faktur – na co zwrócić uwagę
Przy wyborze programu do fakturowania warto zwrócić uwagę na:
Łatwość obsługi i intuicyjność interfejsu,
Możliwość integracji z systemem księgowym,
Funkcje automatycznego obliczania VAT,
Możliwość generowania e-faktur,
Obsługę wielu walut (jeśli prowadzisz sprzedaż międzynarodową),
Bezpieczeństwo danych.
Polecamy program Solidna Księgowa, który jest dostępny dla naszych klientów. Oferuje szeroki zakres funkcji, zapewniając wygodę w wystawianiu faktur i zarządzaniu dokumentacją.
Podsumowanie
Wystawienie faktury nie jest skomplikowanym procesem, jeśli znasz podstawowe zasady i korzystasz z odpowiednich narzędzi. Pamiętaj o dokładności, zgodności z przepisami oraz terminowym wystawianiu faktur, aby uniknąć problemów księgowych i podatkowych.
Jeśli potrzebujesz pomocy w kwestiach księgowych lub masz wątpliwości dotyczące wystawiania faktur, skontaktuj się z nami – z chęcią pomożemy Ci rozwiać wszelkie wątpliwości!
Dwa samochody i dwa laptopy w jednoosobowej działalności gospodarczej – czy to możliwe?
Czy zdarzyło Ci się zastanawiać, czy jako właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej możesz rozliczać dwa samochody albo dwa laptopy? Pytanie...
