Wystawienie faktury to jedna z podstawowych czynności w działalności gospodarczej. To dokument, który potwierdza sprzedaż towarów lub usług i jest niezbędny do prawidłowego rozliczenia podatku VAT. Prawidłowe wystawienie faktury jest kluczowe nie tylko z punktu widzenia przepisów prawa, ale także w kontekście sprawnego zarządzania finansami firmy. W tym artykule przedstawiam krok po kroku, jak wystawić fakturę zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
Faktura to dokument księgowy, który potwierdza zawarcie transakcji sprzedaży towarów lub usług. Zawiera szczegółowe informacje na temat sprzedawcy, nabywcy, przedmiotu transakcji oraz warunków sprzedaży, takich jak kwota netto, stawka VAT, termin płatności czy kwota brutto. Faktura jest dokumentem wykorzystywanym do celów podatkowych, a jej wystawienie pozwala na rozliczenie VAT oraz innych obowiązków podatkowych. Obowiązek wystawiania faktur regulowany jest przez ustawę o VAT oraz przepisy dotyczące rachunkowości.
Obowiązek wystawiania faktur mają przedsiębiorcy, którzy:
Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT również muszą wystawiać faktury, ale będą to tzw. faktury bez VAT, które również muszą zawierać odpowiednie dane, jednak bez podatku VAT.
Zgodnie z przepisami, faktura musi zawierać kilka obowiązkowych elementów. Są to:
Jeśli nie jesteś podatnikiem VAT (np. korzystasz ze zwolnienia podmiotowego z VAT), nadal możesz wystawiać faktury. W takim przypadku faktura będzie tzw. fakturą bez VAT, co oznacza, że nie naliczasz VAT-u na sprzedaży. Na fakturze musi znaleźć się informacja o zwolnieniu z VAT, np. „Zwolniony z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”.
Nie. Od lat polskie przepisy umożliwiają wystawianie faktur w formie elektronicznej (e-faktury). Taka forma jest wygodniejsza, szybsza i bardziej ekologiczna. Wystarczy, że kontrahent wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. Faktura elektroniczna jest równie ważna jak papierowa, pod warunkiem, że została wystawiona zgodnie z przepisami.
Termin płatności to data, do której nabywca powinien uregulować należność. Możesz ustalić go dowolnie, ale warto dostosować go do warunków ustalonych w umowie lub zamówieniu. Najczęściej spotykane terminy to 7, 14, 21 lub 30 dni od daty wystawienia faktury. W przypadku sprzedaży detalicznej termin może wynikać z momentu odbioru towaru lub wykonania usługi. Na fakturze należy wpisać zarówno formę płatności (np. przelew, gotówka, karta), jak i dokładną datę, do której nabywca powinien zapłacić.
Od wielu lat w Polsce faktury nie muszą być opatrzone podpisem ani pieczątką, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Ważne jest, aby dokument zawierał wszystkie wymagane prawem elementy oraz był prawidłowo wystawiony. Podpis lub pieczątka może być stosowany jedynie dla celów wewnętrznych lub w przypadku kontrahentów, którzy wymagają potwierdzenia autentyczności dokumentu, ale nie jest to obowiązek wynikający z przepisów.
Nie można „podmienić” już wystawionej faktury w sensie zastąpienia jej nowym dokumentem bez śladu. Jeśli po wystawieniu faktury odkryjesz błąd, należy wystawić fakturę korygującą. Faktura korygująca musi wskazywać, czego dotyczy korekta (np. błędna kwota, stawka VAT, nazwa towaru) i powinna być przesłana kontrahentowi. Dokument ten w pełni zastępuje pierwotną fakturę w księgach rachunkowych.
Jeśli zgubisz fakturę, przede wszystkim powinieneś sporządzić kopię lub uzyskać duplikat od kontrahenta. W przypadku dokumentów własnych można wystawić odpis faktury dla celów ewidencyjnych. Pamiętaj, że faktury – zarówno oryginały, jak i kopie – muszą być przechowywane przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Zagubienie dokumentu nie zwalnia Cię z obowiązku jego przechowywania i prawidłowego ujęcia w księgach.
Przeczytaj również: Faktura proforma a faktura VAT – jakie są między nimi różnice?
Faktury – zarówno wystawione, jak i otrzymane – muszą być przechowywane przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku wynikającego z danej faktury. Możesz przechowywać je w formie papierowej lub elektronicznej, ale pamiętaj, że muszą być dostępne w razie kontroli skarbowej.
Przy wyborze programu do fakturowania warto zwrócić uwagę na:
Polecamy program Solidna Księgowa, który jest dostępny dla naszych klientów. Oferuje szeroki zakres funkcji, zapewniając wygodę w wystawianiu faktur i zarządzaniu dokumentacją.
Wystawienie faktury nie jest skomplikowanym procesem, jeśli znasz podstawowe zasady i korzystasz z odpowiednich narzędzi. Pamiętaj o dokładności, zgodności z przepisami oraz terminowym wystawianiu faktur, aby uniknąć problemów księgowych i podatkowych.
Jeśli potrzebujesz pomocy w kwestiach księgowych lub masz wątpliwości dotyczące wystawiania faktur, skontaktuj się z nami – z chęcią pomożemy Ci rozwiać wszelkie wątpliwości!
Pobierz bezpłatne zestawienie:
i dowiedz się, jak ich uniknąć!
