Przedstawiciel handlowy to zawód, który w ostatnich latach zyskał na popularności – szczególnie w modelu B2B, gdzie współpraca z firmami odbywa się na zasadach samozatrudnienia. Elastyczny czas pracy, możliwość zarabiania na prowizji, a także swoboda działania sprawiają, że coraz więcej osób decyduje się przejść „na swoje”. Jak jednak krok po kroku założyć firmę jako przedstawiciel handlowy? W tym artykule przeprowadzę Cię przez cały proces – od pomysłu do rejestracji działalności.
Zanim przejdziemy do kwestii formalnych, warto doprecyzować, czym właściwie zajmuje się przedstawiciel handlowy. To osoba odpowiedzialna za sprzedaż produktów lub usług, pozyskiwanie nowych klientów i utrzymywanie relacji z już pozyskanymi kontrahentami. Do jego zadań należy też realizacja planów sprzedażowych, negocjacje warunków handlowych czy monitorowanie rynku i działań konkurencji.
W zależności od branży, przedstawiciel może pracować lokalnie lub być w ciągłych rozjazdach. Niezbędne są tu takie cechy jak komunikatywność, samodzielność, dobra organizacja pracy i gotowość do częstych podróży służbowych.
Zanim złożysz wniosek o rejestrację działalności gospodarczej, przygotuj kilka podstawowych informacji i dokumentów. Ułatwi Ci to późniejsze wypełnienie formularzy i pozwoli uniknąć błędów.
Potrzebne będą:
Dobrze mieć też wstępnie przemyślane, jak będziesz rozliczać się z podatków i czy planujesz korzystać z ulg ZUS. Wszystko to pomoże w kolejnym kroku – rejestracji działalności.
Wybór formy opodatkowania to jedna z najważniejszych decyzji, jakie podejmiesz na początku prowadzenia działalności gospodarczej. Ma on bezpośredni wpływ na wysokość Twoich zobowiązań podatkowych oraz sposób, w jaki będziesz rozliczać koszty i korzystać z ulg. W praktyce masz do wyboru trzy podstawowe formy opodatkowania:
Skala podatkowa jest najbardziej klasyczną formą rozliczania podatku dochodowego. Stawka 12% obowiązuje do określonego progu dochodowego – 120 tys. zł, a po jego przekroczeniu wchodzi wyższa, 32% stawka.
Ten sposób opodatkowania jest szczególnie korzystny dla osób, które chcą korzystać z dostępnych ulg podatkowych, takich jak ulga na dzieci czy odliczenia darowizn. Dodatkowo skala podatkowa pozwala rozliczać rzeczywiste koszty działalności, co jest ważne, gdy ponosisz wyższe wydatki związane z prowadzeniem firmy. Jest to więc dobra opcja, jeśli Twoje dochody są umiarkowane, a jednocześnie masz możliwość dokumentowania kosztów.
Podatek liniowy to stała stawka 19%, niezależna od wysokości osiąganego dochodu. To rozwiązanie często wybierają przedsiębiorcy, którzy liczą na większe zyski i nie planują korzystać z ulg podatkowych ani rozliczać kosztów w dużym zakresie.
Podatek liniowy może być korzystny dla przedstawicieli handlowych, którzy osiągają wysokie dochody i chcą uniknąć wyższej, progresywnej stawki w skali podatkowej. Trzeba jednak pamiętać, że wybierając podatek liniowy, rezygnujesz z niektórych ulg, np. ulgi na dzieci czy możliwości rozliczania się z małżonkiem.
Ryczałt to uproszczona forma opodatkowania, która polega na płaceniu podatku od przychodu, bez możliwości odliczania kosztów. W przypadku przedstawicieli handlowych ryczałt jest bardzo popularny, ponieważ często ich działalność nie generuje wysokich kosztów kwalifikowanych do odliczenia.
Dzięki ryczałtowi masz uproszczone obowiązki księgowe – musisz prowadzić jedynie ewidencję przychodów. To sprawia, że ryczałt jest wygodny i stosunkowo tani w prowadzeniu.
Formę opodatkowania wybierasz już w formularzu CEIDG. Jeśli po roku chcesz ją zmienić, możesz to zrobić do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym firma uzyskała pierwszy w danym roku przychód z działalności gospodarczej.
Kod PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) to system służący do klasyfikowania działalności gospodarczej. W praktyce oznacza to, że musisz wybrać taki kod, który najlepiej opisuje to, czym się zajmujesz jako przedstawiciel handlowy.
Najczęściej wybieranym kodem jest:
46.19.Z – Działalność agentów zajmujących się sprzedażą towarów różnego rodzaju
Ten kod obejmuje szeroką gamę działań przedstawicielskich i może być stosowany niezależnie od branży (np. farmaceutycznej, kosmetycznej, technicznej). Oznacza to, że niezależnie od tego, co sprzedajesz – możesz działać w oparciu o ten kod.
Przeczytaj więcej: PKD – co to jest i dlaczego jest ważne dla przedsiębiorców?
Mając wybraną formę opodatkowania i odpowiednie kody PKD, przyszedł czas na rejestrację działalności. Najprostszą i najczęściej wybieraną formą prowadzenia działalności przez przedstawicieli handlowych jest jednoosobowa działalność gospodarcza.
Masz dwie możliwości rejestracji:
W trakcie rejestracji podajesz m.in. dane osobowe, nazwę i adres firmy, wybierasz formę opodatkowania i określasz przedmiot działalności – właśnie za pomocą kodu PKD.
Po zarejestrowaniu działalności otrzymasz automatycznie numer NIP i REGON.
Szczegółową instrukcję jak wypełnić wniosek CEIDG-1 znajdziesz w osobnym artykule: Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?
Choć przepisy nie nakazują zakładania osobnego konta firmowego, w praktyce warto to zrobić. Jest to wręcz konieczne, jeśli:
Większość banków oferuje specjalne rachunki dla jednoosobowych działalności – często bezpłatne na start.
Jednym z częstszych pytań, które pojawia się przy zakładaniu działalności jako przedstawiciel handlowy, jest kwestia VAT i kasy fiskalnej. Obowiązki w tym zakresie zależą przede wszystkim od wartości Twoich rocznych obrotów i tego, komu sprzedajesz swoje usługi – firmom czy osobom prywatnym.
Jeśli Twoje roczne obroty nie przekraczają 200 000 zł, masz prawo do tzw. zwolnienia podmiotowego z VAT. W praktyce oznacza to, że:
To rozwiązanie może być korzystne na początek działalności – upraszcza formalności i zmniejsza koszty. Zwolnienie z VAT przysługuje przedstawicielowi handlowemu, o ile świadczone usługi nie należą do wyjątków wykluczonych z tego zwolnienia (np. usługi prawnicze czy doradcze).
Jeśli Twoje obroty przekroczą próg 200 000 zł w trakcie roku podatkowego, tracisz prawo do zwolnienia z VAT i musisz zarejestrować się jako czynny podatnik. Rejestracji dokonuje się na formularzu VAT-R – przed dniem, w którym nastąpi utrata prawa do zwolnienia, czyli po przekroczeniu limitu 200 000 zł wartości sprzedaży netto w danym roku (lub – jeśli działalność została rozpoczęta w trakcie roku – limitu ustalonego proporcjonalnie do liczby miesięcy pozostałych do końca roku podatkowego).
Przeczytaj więcej: Co wybrać zakładając jednoosobową działalność gospodarczą: VAT, czy nie VAT?
Wielu przedsiębiorców obawia się, że prowadzenie działalności wiąże się z koniecznością zakupu kasy fiskalnej. W przypadku przedstawiciela handlowego nie zawsze jest to konieczne – wszystko zależy od tego, kto jest Twoim klientem:
W praktyce wielu przedstawicieli handlowych współpracuje wyłącznie z firmami – np. hurtowniami, producentami czy dystrybutorami – więc kasa fiskalna nie jest im potrzebna. Jeśli jednak planujesz rozszerzyć działalność również na klientów indywidualnych (np. sprzedaż bezpośrednia), warto mieć na uwadze obowiązujące limity.
Jeśli wybrałeś formę opodatkowania umożliwiającą rozliczanie kosztów (skala podatkowa lub podatek liniowy), możesz odliczyć m.in.:
Wszystkie wydatki muszą być związane z działalnością i odpowiednio udokumentowane (faktura, paragon z NIP-em).
Wymagania prowadzenia księgowości zależą od formy opodatkowania:
Wielu przedsiębiorców zleca księgowość biuru rachunkowemu – to wygodne, pozwala uniknąć błędów i skupić się na sprzedaży.
Założenie działalności gospodarczej jako przedstawiciel handlowy nie jest trudne, jeśli znasz podstawowe formalności. Kluczowe kroki to:
Jeśli potrzebujesz pomocy lub chcesz, by ktoś przeprowadził Cię przez te formalności bez stresu, zapraszam do kontaktu z naszym biurem rachunkowym. Znamy specyfikę działalności przedstawicieli handlowych i pomożemy Ci wybrać najlepsze rozwiązania, byś mógł skupić się na rozwoju biznesu.
Pobierz bezpłatne zestawienie:
i dowiedz się, jak ich uniknąć!
