Zapanowanie nad rozliczeniami w gabinecie psychologa to jeden z najważniejszych obszarów prowadzenia własnej praktyki. Dotyczy to zarówno dokumentowania usług prywatnych, jak i tych świadczonych w ramach kontraktu z NFZ. Choć sprawy księgowe często są powierzane biuru rachunkowemu, warto mieć świadomość, jakie obowiązki ciążą na przedsiębiorcy i jak prawidłowo ewidencjonować sprzedaż. W zależności od tego, komu świadczysz usługi, sposób ich dokumentowania będzie się różnił.
W tym artykule pokazuję, jak psycholog może zorganizować rozliczenia, by działać legalnie, sprawnie i bez stresu.
W przypadku psychologów prowadzących działalność gospodarczą istotnym elementem rozliczeń są faktury. W zależności od tego, czy Twoi klienci to osoby prywatne, firmy, czy instytucje, możesz wystawiać faktury za usługi. Pamiętaj o kilku ważnych zasadach:
Warto korzystać z prostych narzędzi do wystawiania faktur online, które automatycznie generują faktury i umożliwiają ich szybkie przesyłanie do klientów.
W przypadku, gdy psycholog preferuje prostsze rozwiązania, może prowadzić ręczną ewidencję sprzedaży bezrachunkowej w formie zeszytu lub tabeli. W takim przypadku powinno się zapisywać:
Taka ewidencja jest księgowana jednym zapisem, po zakończonym miesiącu.
Poniżej przykład ewidencji sprzedaży bezrachunkowej:
Utrzymanie porządku w kwestii płatności to kolejny ważny element zarządzania finansami gabinetu. Pamiętaj o:
UWAGA! W przypadku płatności gotówkowej obowiązuje limit. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. z późniejszymi zmianami, zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej jest możliwe do określonej kwoty obrotu, która wynosi 20.000 zł rocznie. Oznacza to, że rozpoczynając działalność gospodarczą trzeba uwzględnić proporcjonalne przeliczenie limitu zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Jeśli działalność jest prowadzona przez część roku, limit zwolnienia (np. 20 000 zł) jest przeliczany w stosunku do liczby dni, w których działalność była prowadzona. Przekroczenie tego przeliczonego limitu obliguje do rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej.
Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej jest możliwe w przypadku pobierania opłat w formie przelewu na rachunek bankowy. Do takiej płatności musi być prowadzona ewidencja sprzedaży, zgodnie z otrzymanymi transakcjami w sposób jednoznacznie wskazujący na przeprowadzoną czynność.
W gabinecie lekarskim kasa fiskalna jest dużym ułatwieniem w ewidencji sprzedaży. Przed lub po wizycie pacjenci płacący gotówką otrzymują paragon. Nie ma konieczności prowadzenia dodatkowej ewidencji takiej sprzedaży. Na koniec miesiąca generuje się jedynie miesięczny raport fiskalny i taki raport jest księgowany w ewidencji sprzedaży.
Przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej, w wysokości 90% wartości zakupu kasy. Jednak nie więcej niż 700 zł.
Przeczytaj więcej: Czy psycholog musi mieć kasę fiskalną?
Współpraca z NFZ (Narodowy Fundusz Zdrowia) w kontekście pracy psychologa wiąże się z kilkoma procedurami i formalnościami, które należy spełnić, aby poprawnie wystawić fakturę
i otrzymać zapłatę za świadczoną usługę. Kontrakt z NFZ jest na określoną ilość sesji terapeutycznych w określonym czasie. Niewykonania mogą być rozliczane, za które psychologowie mogą otrzymać dodatkowe fundusze.
Po podpisaniu umowy z NFZ i rozpoczęciu świadczenia usług, należy pamiętać o kilku kluczowych elementach związanych z rozliczeniem pacjenta:
Dokumentacja medyczna pacjentów: Musisz prowadzić odpowiednią dokumentację, aby udokumentować wykonanie usługi w danym dniu, a także dane pacjenta, szczegóły terapii czy konsultacji. Dokumentacja musi być prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami:
Faktura do NFZ: Na koniec każdego miesiąca musisz wystawić odpowiednią fakturę, która będzie zawierać wszystkie świadczenia zrealizowane w danym okresie rozliczeniowym. Faktura ta musi być zgodna z wymaganiami NFZ.
Przykład faktury za świadczenia realizowane w ramach umowy
Pod koniec okresu rozliczeniowego przeprowadza się liczenie punktów NFZ za przeprowadzone usługi, np. sesje indywidualne z kodem 94.39. przeliczamy na punkty, a te punkty mnożymy stawką danego świadczenia. Stawki ustala NFZ.
Przykładowe kody stosowane w gabinetach psychologicznych:
Weryfikacja realizacji usług: NFZ może przeprowadzać kontrole i audyty, aby upewnić się, że usługi zostały wykonane zgodnie z umową. W związku z tym musisz archiwizować dokumentację pacjentów (np. kartę pacjenta, dokumentację przebiegu terapii, potwierdzenia wykonania usług). Audyty NFZ przeprowadzane są przynajmniej raz w roku, a czasami nawet częściej. Audyty są zapowiadane.
Rozliczanie pacjentów z NFZ w gabinecie psychologa wymaga spełnienia pewnych formalności, takich jak podpisanie umowy z NFZ, spełnianie kryteriów dotyczących świadczeń, prowadzenie dokładnej dokumentacji medycznej oraz regularne wystawianie faktur za świadczone usługi. Choć proces ten może wiązać się z dodatkowymi obowiązkami administracyjnymi i niższymi stawkami, daje szansę dotarcia do pacjentów, którzy nie mają dostępu do usług prywatnych.
Indywidualna prywatna praktyka lekarska jest najprostszym sposobem na prowadzenie działalności medycznej. Swoboda przyjmowania pacjentów, ustalania cennika, dyspozycyjności jest kluczową decyzją podejmowaną przez psychologów, decydujących się na własna działalność. Regularne monitorowanie przychodów i wydatków pozwala na utrzymanie kontroli nad finansami gabinetu. Możesz to robić poprzez:
Pobierz bezpłatne zestawienie:
i dowiedz się, jak ich uniknąć!
Sprawdź, jak różnice w podatkach, składkach ZUS i kosztach księgowości wpływają na start Twojej działalności.
Zero spamu
– tylko konkretna wiedza i wskazówki, które pomogą Ci na start działalności!
Pobierz bezpłatną ulotkę:
..abyś mógł dobrze przygotować się na start swojej firmy.
Sprawdź, jak dobrze przygotować się do startu swojej firmy, by uniknąć niespodzianek i kosztownych błędów!
Zero spamu
– tylko konkretna wiedza i wskazówki, które pomogą Ci na start działalności!
