Blog

20 stycznia 2025

Jakie koszty może odliczyć psycholog?

Jeśli jesteś psychologiem prowadzącym własną działalność gospodarczą lub dopiero planujesz jej założenie, zapewne zastanawiasz się, jakie wydatki możesz odliczyć, aby zoptymalizować koszty i zmniejszyć obciążenia podatkowe. 

Wyposażenie gabinetu, rozwój zawodowy, zakup literatury branżowej czy wydatki na reklamę – to tylko część z możliwych odliczeń. W tym artykule szczegółowo omówię, co psycholog może uwzględnić jako koszty uzyskania przychodu, jak odpowiednio je dokumentować oraz o czym należy pamiętać, aby działać zgodnie z przepisami.

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu to wszelkie wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu, jego zabezpieczenia lub zachowania źródła. W praktyce oznacza to, że psycholog może odliczyć tylko te wydatki, które są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wydatki prywatne – niezwiązane z działalnością – nie mogą być uwzględnione w kosztach firmowych.

Zobacz pełny cykl artykułów na temat “Kosztów JDG dla psychologa i psychoterapeuty”:

Koszty prowadzenia gabinetu psychologicznego

Jeśli prowadzisz własny gabinet psychologiczny, wiele wydatków związanych z jego wyposażeniem i utrzymaniem możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Dzięki temu nie tylko optymalizujesz podatki, ale także zyskujesz większą kontrolę nad wydatkami swojej działalności. Poniżej znajdziesz szczegółowe informacje, które pomogą Ci zrozumieć, co i w jaki sposób możesz odliczyć.

Wynajem lokalu

Koszt wynajmu gabinetu to jeden z podstawowych wydatków, które psycholog może uwzględnić jako koszt uzyskania przychodu.

  • Gabinet wyłącznie do celów zawodowych: Jeśli lokal wynajmowany jest wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej, pełen koszt wynajmu można uwzględnić w rozliczeniach podatkowych.
  • Gabinet w mieszkaniu: W przypadku, gdy gabinet zajmuje część domu lub mieszkania, należy obliczyć proporcję powierzchni wykorzystywanej do działalności i na tej podstawie odliczyć część czynszu oraz rachunków za media (np. ogrzewanie, prąd, wodę). Odpowiednia dokumentacja, np. plan mieszkania, może być pomocna w razie kontroli podatkowej.

Media i utrzymanie lokalu

Koszty związane z eksploatacją gabinetu to m.in.:

  • Prąd: Rachunki za oświetlenie oraz zasilanie urządzeń, takich jak komputer czy drukarka.
  • Internet i telefon: Jeśli korzystasz z usług internetowych i telefonicznych wyłącznie w celach zawodowych, możesz odliczyć 100% kosztów. Przy użytkowaniu mieszanym (prywatnym i służbowym) odliczeniu podlega proporcjonalna część.
  • Woda i ogrzewanie: W przypadku wynajmu gabinetu lub pracy w domu możesz uwzględnić koszty związane z mediami, proporcjonalnie do wykorzystywanej powierzchni.

Wyposażenie gabinetu

Profesjonalnie urządzony gabinet psychologiczny to klucz do komfortowej pracy zarówno dla Ciebie, jak i dla Twoich klientów. Wydatki na meble i sprzęty mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Warto zadbać o dobrej jakości meble, takie jak biurko do pracy, wygodne fotele lub sofa dla klientów oraz regały na książki, dokumenty czy testy diagnostyczne.

Dekoracje i akcesoria, takie jak obrazy, rośliny czy odpowiednie oświetlenie, pełnią istotną rolę w budowaniu przyjaznej atmosfery gabinetu. Tego typu wydatki, jeśli mają na celu podniesienie jakości obsługi klientów, również można uwzględnić jako koszty firmowe.

Sprzęt elektroniczny – komputer, laptop lub tablet – jest niezbędny do prowadzenia dokumentacji, obsługi spotkań online czy zarządzania terminarzem. Inne urządzenia, takie jak drukarka, skaner czy telefon, także mogą zostać odliczone.

Oprogramowanie do prowadzenia terapii online, zarządzania dokumentacją czy wykonywania analiz psychologicznych również daje możliwość odliczenia kosztów licencji. Do kategorii wyposażenia gabinetu zalicza się również zakup specjalistycznych narzędzi diagnostycznych oraz testów psychologicznych, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Materiały biurowe i eksploatacyjne

Każdy gabinet wymaga bieżących zakupów materiałów, które również można zaliczyć do kosztów firmowych, na przykład:

  • Papier, długopisy, notesy czy segregatory.
  • Tonery i tusze do drukarek.
  • Koperty czy inne materiały potrzebne do korespondencji z klientami lub urzędami.

Utrzymanie czystości

Utrzymanie czystości w gabinecie psychologicznym jest niezwykle istotne, ponieważ wpływa zarówno na komfort klientów, jak i na profesjonalny wizerunek Twojej działalności. Wydatki na produkty i sprzęty do utrzymania porządku mogą więc zostać zaliczone do kosztów firmowych. Należą do nich między innymi środki do dezynfekcji, które odgrywają ważną rolę w pracy z klientami, oraz sprzęty czyszczące, takie jak odkurzacz, mop czy inne narzędzia umożliwiające utrzymanie gabinetu w idealnej czystości.

Ubezpieczenie gabinetu

Jeśli wynajmujesz lokal lub posiadasz wartościowe wyposażenie, warto rozważyć ubezpieczenie gabinetu. Składki na takie ubezpieczenie można uwzględnić jako koszt działalności gospodarczej.

Koszty szkoleń i rozwoju zawodowego

Psychologowie są zobowiązani do ciągłego doskonalenia swoich umiejętności, co wiąże się z udziałem w różnego rodzaju kursach, szkoleniach czy konferencjach. Koszty te mogą być odliczane, jeśli są bezpośrednio związane z wykonywaną działalnością. Możesz uwzględnić m.in.:

  • Udział w specjalistycznych szkoleniach i warsztatach.
  • Koszty związane z udziałem w konferencjach branżowych.
  • Zakup literatury naukowej i branżowej (książki, podręczniki, prenumeraty czasopism).

Nie należy zapominać o kosztach podróży związanych z udziałem w szkoleniach – przejazdach, noclegach czy dietach w trakcie delegacji. Ważne jest jednak, aby wszystkie wydatki były odpowiednio udokumentowane.

Więcej informacji znajdziesz w naszym artykule: Czy psycholog może odliczyć koszty szkoleń i literatury branżowej?

Koszty związane z promocją i reklamą

Promowanie swoich usług jest istotnym elementem prowadzenia każdej działalności gospodarczej. Psycholog może zaliczyć do kosztów firmowych takie wydatki, jak:

  • Tworzenie i prowadzenie strony internetowej.
  • Kampanie reklamowe w Google Ads, na Facebooku czy Instagramie.
  • Materiały promocyjne (wizytówki, ulotki, plakaty).
  • Usługi związane z pozycjonowaniem strony (SEO) oraz działania zwiększające widoczność w Internecie.

Działania promocyjne nie tylko pomagają zdobyć nowych klientów, ale także pozwalają budować profesjonalny wizerunek, co jest kluczowe w branży psychologicznej.

Koszty samochodu w działalności psychologa

Jeśli wykorzystujesz samochód w swojej działalności gospodarczej, istnieje kilka sposobów, aby uwzględnić związane z tym wydatki w kosztach uzyskania przychodu:

  • Amortyzacja samochodu firmowego:
    Jeśli pojazd jest środkiem trwałym firmy (np. został zakupiony na firmę i wprowadzony do ewidencji środków trwałych), możesz odliczyć koszty jego amortyzacji. Amortyzacja to systematyczne rozliczanie wartości pojazdu w czasie, zazwyczaj przez okres kilku lat.
  • Koszty eksploatacyjne:
    Do kosztów uzyskania przychodu możesz zaliczyć wydatki związane z codziennym użytkowaniem pojazdu, takie jak: paliwo, naprawy i konserwacje, ubezpieczenie (OC/AC) oraz przeglądy techniczne i serwisowe.
  • Ryczałt za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych:
    Jeśli korzystasz z prywatnego pojazdu w działalności gospodarczej (bez wprowadzania go do majątku firmowego), możesz rozliczać tzw. kilometrówkę. Polega to na dokumentowaniu przejechanych kilometrów w celach służbowych i stosowaniu stawek ustalonych przez przepisy. W tym przypadku należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, wskazując daty, cel podróży oraz liczbę przejechanych kilometrów.

Koszty związane z prowadzeniem księgowości

Zarządzanie finansami jest nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej, a wydatki na księgowość można uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu. Psychologowie mają do wyboru kilka opcji, które pozwalają na efektywne rozliczanie finansów i optymalizację czasu poświęconego na formalności.

Współpraca z biurem rachunkowym

Zlecenie obsługi księgowej profesjonalistom to wygodne rozwiązanie, które pozwala skupić się na prowadzeniu gabinetu. Biura rachunkowe oferują kompleksową obsługę, w tym:

  • prowadzenie księgi przychodów i rozchodów,
  • rozliczanie podatku dochodowego i VAT,
  • przygotowywanie deklaracji podatkowych,
  • obsługę składek ZUS i innych formalności.

Wynagrodzenie za usługi księgowe można w pełni uwzględnić jako koszt działalności. Dla osób, które nie chcą zajmować się dokumentacją finansową, jest to rozwiązanie zapewniające spokój i bezpieczeństwo podatkowe.

Jeżeli szukasz biura rachunkowego, które specjalizuje się w rozliczeniu psychologów i psychoterapeutów, kliknij w poniższy przycisk i sprawdź naszą ofertę.

Sprawdź ofertę księgowości dla psychologów TUTAJ.

Samodzielne zarządzanie księgowością

Dzięki nowoczesnym narzędziom online samodzielne prowadzenie księgowości stało się znacznie prostsze. Oprogramowanie tego typu oferuje funkcje takie jak:

  • wystawianie faktur,
  • obliczanie podatków i składek ZUS,
  • generowanie deklaracji podatkowych (np. PIT, VAT),
  • monitorowanie przychodów i kosztów w czasie rzeczywistym.

Abonament na programy księgowe można wliczyć w koszty firmowe, co dodatkowo obniża obciążenia finansowe działalności. Warto jednak pamiętać, że samodzielne prowadzenie księgowości wymaga pewnej znajomości przepisów, aby uniknąć błędów w rozliczeniach.

Narzędzia do wystawiania faktur

Jeśli wystawiasz niewielką liczbę faktur w miesiącu, możesz skorzystać z darmowych narzędzi, takich jak Fakturownia.pl. Umożliwiają one wystawienie do trzech dokumentów miesięcznie bez opłat. W przypadku większej liczby faktur konieczne będzie wykupienie płatnej wersji programu.

Warto wiedzieć: Decydując się na współpracę z naszym biurem rachunkowym Solidna Księgowa, otrzymasz bezpłatny dostęp do narzędzia do wystawiania faktur. Ułatwi Ci to codzienne zarządzanie finansami Twojej działalności. 

Jeżeli szukasz odpowiedniego programu do księgowości, skontaktuj się z nami za pośrednictwem poniższego formularza. Bezpłatnie udostępnimy dla Ciebie konto testowe w aplikacji z której korzystają nasi Klienci z branży psychologicznej.

    Koszty ubezpieczeń zawodowych

    Psychologowie często korzystają z ubezpieczeń odpowiedzialności cywilnej (OC), które chronią ich w razie popełnienia błędów zawodowych. Koszt takiego ubezpieczenia można wliczyć w koszty uzyskania przychodu.

    Koszty związane z działalnością online

    Jeśli prowadzisz terapię online, wiele wydatków związanych z tym modelem pracy może być zaliczonych do kosztów uzyskania przychodu. Do takich kosztów należą między innymi subskrypcje narzędzi do wideokonferencji, takich jak Zoom, Microsoft Teams czy Google Meet, które umożliwiają przeprowadzanie konsultacji na odległość. 

    Możesz również odliczyć wydatki na specjalistyczne oprogramowanie do prowadzenia konsultacji online, w tym aplikacje do umawiania wizyt, prowadzenia dokumentacji czy zarządzania terminarzem.

    Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, co psycholog może odliczyć w związku z pracą zdalną? Przeczytaj nasz wpis: Praca zdalna psychologa – co rozliczysz w firmowych kosztach?

    Jakie dokumenty są potrzebne, aby udokumentować koszty?

    Aby prawidłowo odliczyć koszty uzyskania przychodu, należy zadbać o odpowiednią dokumentację:

    • Faktury i rachunki: Z danymi nabywcy, sprzedawcy oraz szczegółowym opisem wydatku.
    • Potwierdzenia płatności: W formie przelewów bankowych lub paragonów.
    • Umowy i regulaminy: Dotyczące np. wynajmu lokalu czy udziału w szkoleniach.

    Podsumowanie

    Psycholog prowadzący działalność gospodarczą ma szerokie możliwości odliczania kosztów związanych z pracą zawodową, w tym wydatków na gabinet, szkolenia, literaturę czy reklamę. Kluczowe jest, aby wszystkie koszty były należycie udokumentowane i miały związek z prowadzoną działalnością. W razie wątpliwości warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby uniknąć problemów podczas ewentualnej kontroli.

    Chcesz wiedzieć kiedy mijają najważniejsze roczne terminy podatkowe w 2025 r.? Dołącz do mojego newslettera, a otrzymasz kalendarz 2025 r. zupełnie za darmo!

    W ramach newslettera raz w tygodniu zyskasz dostęp do informacji o zmianach w przepisach i przypomnienia o ważnych terminach. Nie przegapisz żadnej okazji na oszczędności i unikniesz problemów z urzędem skarbowym! Zapisz się już dziś i korzystaj z darmowej wiedzy!

    Pobierz roczny kalendarz przedsiębiorcy 2025 r.

    Pobierz bezpłatne zestawienie:

    16 najgorszych błędów przy zakładaniu JDG

    i dowiedz się, jak ich uniknąć!

    Sprawdź, jak różnice w podatkach, składkach ZUS i kosztach księgowości wpływają na start Twojej działalności.

    Zero spamu
    – tylko konkretna wiedza i wskazówki, które pomogą Ci na start działalności!

    Pobierz bezpłatną ulotkę:

    16 rzeczy, które warto przemyśleć przed założeniem działalności

    ..abyś mógł dobrze przygotować się na start swojej firmy.

    Sprawdź, jak dobrze przygotować się do startu swojej firmy, by uniknąć niespodzianek i kosztownych błędów!

    Zero spamu
    – tylko konkretna wiedza i wskazówki, które pomogą Ci na start działalności!

    Najpopularniejsze Artykuły

    • Jakie są koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej?

      Czytaj
    • Mały ZUS Plus 2025 – wszystko, co musisz wiedzieć

      Czytaj
    • Składki ZUS na ryczałcie w 2025 roku – ile zapłacisz?

      Czytaj

    Czytaj więcej

    • 27 stycznia 2025
      Psycholog

      Praca zdalna psychologa – co można rozliczyć w firmowych kosztach?

      Praca zdalna w branży psychologicznej staje się coraz bardziej popularna. Konsultacje online, sesje terapeutyczne prowadzone przez wideokonferencje oraz...

      Czytaj
    • 26 stycznia 2025
      Psycholog

      Czy psycholog może rozliczyć koszty podróży służbowej w działalności gospodarczej?

      W ramach prowadzenia działalności gospodarczej psychologowie często podejmują różnorodne działania wymagające podróży. Może to być udział...

      Czytaj
    • 25 stycznia 2025
      Psycholog

      Psycholog dziecięcy – jakie wydatki może rozliczyć w firmowych kosztach?

      Prowadzenie działalności gospodarczej jako psycholog dziecięcy wiąże się z wieloma kosztami, które mogą być odliczane od przychodu w celu...

      Czytaj
    • 24 stycznia 2025
      Psycholog

      Czy psycholog może współpracować z różnymi placówkami i prowadzić własny gabinet?

      Psychologowie coraz częściej podejmują współpracę z wieloma placówkami, poradniami czy szpitalami, jednocześnie prowadząc własną praktykę...

      Czytaj
    • 23 stycznia 2025
      Psycholog

      Czy superwizję można rozliczyć w firmowych kosztach psychologa?

      Superwizja to jeden z kluczowych elementów pracy psychologa i psychoterapeuty. Polega na korzystaniu z wiedzy i doświadczenia bardziej...

      Czytaj
    • 22 stycznia 2025
      Psycholog

      Czy psycholog może rozliczyć w kosztach 4-letnie studia?

      Jako psycholog prowadzący działalność gospodarczą, masz możliwość rozliczenia wielu kosztów związanych z rozwojem zawodowym w firmowych...

      Czytaj
    • 21 stycznia 2025
      Psycholog

      Czy psycholog może sprzedawać swoje e-booki 

      W dobie cyfryzacji coraz więcej psychologów decyduje się na sprzedaż własnych e-booków, które mogą zawierać porady, techniki terapeutyczne czy...

      Czytaj
    • 20 stycznia 2025
      Psycholog

      Jakie koszty może odliczyć psycholog?

      Jeśli jesteś psychologiem prowadzącym własną działalność gospodarczą lub dopiero planujesz jej założenie, zapewne zastanawiasz się, jakie wydatki...

      Czytaj
    • 19 stycznia 2025
      Psycholog

      Czy psycholog może odliczyć koszty szkoleń i literatury branżowej?

      Psycholog prowadzący działalność gospodarczą ma wiele możliwości odliczenia wydatków związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Koszty...

      Czytaj
    • 30 września 2024
      Psycholog

      Księgowość dla psychologa – jak założyć działalność jako psycholog?

      Prowadzenie praktyki psychologicznej to nie tylko pomoc klientom w rozwiązywaniu ich problemów, ale również efektywne zarządzanie finansami...

      Czytaj