Autor artykułu

Maria Wajda

Redaktorka specjalizująca się w tematyce podatkowo-księgowej. Tworzy treści, które pomagają zrozumieć skomplikowane zagadnienia podatkowe w prosty i przystępny sposób. Jej celem jest dostarczanie praktycznych informacji, które ułatwiają przedsiębiorcom sprawne zarządzanie finansami i obowiązkami podatkowymi.

Wielu przedsiębiorców nie wyobraża sobie dnia pracy bez filiżanki kawy. To nie tylko źródło energii, ale również element codziennego rytuału, który ułatwia skupienie i podnosi komfort pracy. Coraz częściej pojawia się więc pytanie: czy zakup kawy i ekspresu do kawy można ująć w kosztach jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG)?

Odpowiedź zależy przede wszystkim od tego, jak wydatek zostanie uzasadniony i czy faktycznie ma związek z prowadzoną działalnością.

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Na początek, przypomnijmy sobie kolejny raz definicję kosztów uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztem uzyskania przychodu jest każdy wydatek, który:

• został poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie znajduje się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych (art. 23 ustawy o PIT),
• jest prawidłowo udokumentowany (np. fakturą wystawioną na dane firmy).

Na tej podstawie ocenia się każdy zakup – również kawy czy ekspresu.

Ekspres do kawy a koszty firmowe

Sam fakt, że przedsiębiorca lubi kawę, nie wystarczy, by fiskus uznał zakup ekspresu za wydatek związany z działalnością. Jeśli ekspres jest używany wyłącznie do prywatnych potrzeb przedsiębiorcy, uznaje się go za wydatek osobisty, a nie koszt podatkowy.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy ekspres służy w firmie do celów związanych z obsługą klientów, kontrahentów lub pracowników. Wówczas można go zaliczyć do kosztów firmowych.

Przykłady, kiedy zakup ekspresu może być kosztem

• prowadzisz biuro, w którym przyjmujesz kontrahentów i podczas spotkań serwujesz kawę,
• prowadzisz salon usługowy (np. fryzjerski, kosmetyczny, doradczy) i oferujesz klientom kawę jako drobny poczęstunek,
• zatrudniasz pracowników, którzy korzystają z ekspresu w miejscu pracy.

W takich przypadkach wydatek można uznać za uzasadniony, ponieważ wpływa na jakość obsługi klientów, poprawę warunków pracy zespołu lub ułatwia prowadzenie rozmów biznesowych.

Kawa w kosztach JDG – kiedy można, a kiedy nie?

Podobnie jak w przypadku ekspresu, decyduje cel zakupu.

• Kawa na własny użytek przedsiębiorcy – nie jest kosztem podatkowym, ponieważ urzędy skarbowe traktują ją jako wydatek osobisty, niezależny od prowadzonej działalności.
• Kawa dla kontrahentów lub klientów – może być kosztem, jeśli stanowi drobny poczęstunek podczas spotkań biznesowych.
• Kawa dla pracowników – jest kosztem, ponieważ przepisy BHP nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia napojów pracownikom.

Ekspres i kawa a koszty reprezentacji

Niektóre wydatki są wyłączone z kosztów podatkowych jako tzw. koszty reprezentacji. Należą do nich wydatki ponoszone w celu wykreowania wizerunku firmy jako prestiżowej czy luksusowej.

Czy kawa i ekspres mieszczą się w tej kategorii? Z reguły nie. Zakup ekspresu czy kawy, które mają służyć w codziennej obsłudze kontrahentów lub pracowników, nie ma charakteru wystawnej reprezentacji. Fiskus zwykle akceptuje te wydatki jako zwyczajne i praktyczne.

Jak udokumentować wydatek na kawę i ekspres?

Aby móc ująć zakup w kosztach, konieczne jest prawidłowe udokumentowanie wydatku:

• faktura lub paragon z NIP-em nabywcy (dane firmy),
• wskazanie w ewidencji księgowej, że wydatek dotyczy działalności gospodarczej,
• w razie kontroli – możliwość uzasadnienia związku zakupu z firmą (np. obsługa klientów, spotkania, pracownicy).

Podsumowanie

Kawa i ekspres mogą znaleźć się w kosztach jednoosobowej działalności gospodarczej, ale nie zawsze. Jeśli korzystasz z nich wyłącznie prywatnie – urząd skarbowy uzna to za wydatek osobisty. Natomiast gdy kawa i ekspres służą klientom, kontrahentom lub pracownikom – wydatek można rozliczyć w kosztach firmowych.

Choć wielu przedsiębiorców uważa, że kawa realnie wpływa na efektywność pracy, to dla fiskusa kluczowe jest praktyczne powiązanie zakupu z działalnością. Dlatego zawsze warto zadbać o właściwe uzasadnienie i dokumentację.