Świadczenie usług marketingowych i reklamowych dla klientów zagranicznych wiąże się z obowiązkiem rejestracji do VAT UE, jeśli spełnione są określone warunki.

Rejestracja do VAT UE jest niezbędna dla przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność polegającą na świadczeniu usług na rzecz firm z innych państw członkowskich Unii Europejskiej.

W tym artykule dowiesz się, kiedy należy zarejestrować się do VAT UE oraz jak wygląda proces rejestracji.

Kto musi się zarejestrować do VAT UE?

Jeśli świadczysz usługi marketingowe lub reklamowe na rzecz kontrahentów z Unii Europejskiej, musisz zarejestrować się do VAT UE w przypadku spełnienia jednego z poniższych warunków:

1. Wewnętrzne świadczenie usług na rzecz firm z UE (B2B)
   Jeśli Twoim klientem jest przedsiębiorca zarejestrowany w Unii Europejskiej (UE), świadczysz usługi marketingowe lub reklamowe dla firm, a nie osób fizycznych, masz obowiązek rejestracji do VAT UE. Dotyczy to szczególnie usług, dla których podatnikiem VAT jest odbiorca usługi (usługi opodatkowane na zasadzie odwrotnego obciążenia, tzw. reverse charge). Rejestracja pozwala na uniknięcie naliczania VAT w Polsce i umożliwia rozliczanie podatku VAT w kraju kontrahenta.
2. Wewnątrzwspólnotowe nabycia usług
   Rejestracja do VAT UE jest również obowiązkowa, jeśli planujesz dokonywać wewnątrzwspólnotowych nabyć usług. W przypadku świadczonych usług marketingowych, może to obejmować zakup usług reklamowych np. od Facebooka z siedzibą w Irlandii, czy płatnych narzędzi lub oprogramowania, takich jak np. wersje premium narzędzi AI, w tym płatne subskrypcje chatu GPT, które są nabywane z innych państw członkowskich UE.

Kiedy nie musisz rejestrować się do VAT UE?

Rejestracja VAT UE nie jest konieczna, jeśli świadczysz usługi marketingowe na rzecz osób fizycznych z innych państw UE, które nie prowadzą działalności gospodarczej.

W takim przypadku usługi te traktowane są jako usługi świadczone na rzecz konsumentów, a obowiązki VAT zależą od przepisów obowiązujących w kraju klienta.

Jak zarejestrować się do VAT UE?

Proces rejestracji do VAT UE jest prosty i odbywa się na tym samym formularzu, na którym rejestrujesz się do VAT krajowego. Należy wypełnić formularz VAT-R, w którym zaznaczasz, że chcesz zostać zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

Jeśli już masz status czynnego podatnika VAT dla transakcji krajowych, wystarczy zaktualizować swoje zgłoszenie VAT-R. W wyniku rejestracji otrzymasz numer VAT UE, który będzie Cię upoważniał do wystawiania faktur z odwrotnym obciążeniem dla kontrahentów z UE.

Po zarejestrowaniu się do VAT UE, będziesz posługiwał się numerem identyfikacji podatkowej poprzedzonym kodem „PL”. Ważne, by pamiętać, że rejestracja do VAT UE daje Ci także prawo do składania deklaracji VAT-UE, gdzie będziesz mógł rozliczać transakcje wewnątrzwspólnotowe.

Jeśli chcesz zapoznać się z pełnym przewodnikiem dotyczącym rejestracji VAT UE, zachęcam do obejrzenia nagrania:

Podsumowanie

Rejestracja do VAT UE jest obowiązkowa dla przedsiębiorców świadczących usługi marketingowe lub reklamowe na rzecz firm z Unii Europejskiej. Musisz zarejestrować się do VAT UE, jeśli:

• Świadczysz usługi na rzecz innych firm z UE (B2B).
• Korzystasz z usług zagranicznych firm z UE np. usługi reklamowe Facebooka z siedzibą w Irlandii

Pamiętaj, że rejestracja do VAT UE jest prosta i odbywa się na formularzu VAT-R.

Dzięki tej rejestracji będziesz mógł prawidłowo rozliczać transakcje z kontrahentami z UE, unikając konieczności płacenia podatku VAT w Polsce i umożliwiając rozliczenie VAT przez kontrahenta w jego kraju.