Autor artykułu

Maria Wajda

Redaktorka specjalizująca się w tematyce podatkowo-księgowej. Tworzy treści, które pomagają zrozumieć skomplikowane zagadnienia podatkowe w prosty i przystępny sposób. Jej celem jest dostarczanie praktycznych informacji, które ułatwiają przedsiębiorcom sprawne zarządzanie finansami i obowiązkami podatkowymi.

Samochód w firmie to nie tylko narzędzie pracy, ale także źródło regularnych wydatków, które można wykorzystać do zmniejszenia podstawy opodatkowania. Tankowanie, polisa ubezpieczeniowa, serwis czy naprawy generują koszty, które – przy prawidłowym rozliczeniu – stają się kosztami uzyskania przychodu. Kluczem jest znajomość przepisów, właściwe udokumentowanie wydatków oraz prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku pełnego odliczenia VAT.

Sposób rozliczenia zależy od tego, czy samochód jest środkiem trwałym firmy, pojazdem leasingowanym, czy prywatnym autem używanym w działalności.

Samochód jako środek trwały lub w leasingu

Jeżeli samochód został wprowadzony do ewidencji środków trwałych lub korzystasz z niego w ramach leasingu lub najmu, zasady rozliczeń są bardziej korzystne.

• Użytek mieszany – samochód wykorzystywany zarówno służbowo, jak i prywatnie: w kosztach podatkowych można ująć 75% wydatków na paliwo oraz inne koszty eksploatacyjne (serwis, naprawy, części, badania techniczne).
• Użytek wyłącznie firmowy – jeśli samochód jest wykorzystywany tylko w działalności gospodarczej, wszystkie wydatki można rozliczyć w 100%. 

Samochód prywatny używany w firmie

Jeżeli korzystasz w działalności z prywatnego samochodu, który nie został wprowadzony do środków trwałych, możliwości rozliczeń są bardziej ograniczone. W tym przypadku możesz zaliczyć do kosztów jedynie 20% wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu, w tym paliwa, polis ubezpieczeniowych i bieżącej eksploatacji.

To rozwiązanie sprawdza się przede wszystkim w sytuacjach, gdy samochód wykorzystywany jest sporadycznie i nie ma potrzeby prowadzenia pełnej ewidencji księgowej pojazdu.

Ubezpieczenie samochodu – OC, AC i NNW

Polisy ubezpieczeniowe można ująć w kosztach podatkowych, ale zasady różnią się w zależności od rodzaju ubezpieczenia i wartości samochodu.

• OC i NNW – składki można rozliczyć w pełnej wysokości z uwzględnieniem proporcji wynikających ze sposobu użytkowania samochodu (20% lub 100%).
• AC – obowiązują limity wartościowe:
  • auta do 150 000 zł – cała składka AC i GAP zaliczana jest do kosztów (w przypadku samochodów elektrycznych – limit jest wyższy i wynosi 225 000 zł),
  • auta powyżej 150 000 zł – koszt składki należy proporcjonalnie ograniczyć według wzoru: 150 000 zł ÷ wartość samochodu × wysokość składki AC

Przykład: samochód o wartości 200 000 zł, ze składką AC 6 000 zł → w koszty można ująć tylko 4 500 zł z tej składki.

Wydatki eksploatacyjne

Do kosztów podatkowych zalicza się wszystkie bieżące wydatki związane z użytkowaniem samochodu – paliwo, części, przeglądy, serwis, wymianę opon czy płynów eksploatacyjnych. Obowiązują limity: 75% wartości wydatku przy użytku mieszanym oraz 100% przy użytkowaniu wyłącznie firmowym.

VAT od samochodu i wydatków

Jeżeli kupujesz samochód osobowy o masie do 3,5 tony i jesteś czynnym podatnikiem VAT, przysługuje Ci prawo do odliczenia podatku naliczonego – zarówno przy zakupie auta, jak i przy wydatkach związanych z jego użytkowaniem.

• 50% VAT – standardowe odliczenie przy użytku mieszanym.
• 100% VAT – tylko gdy samochód wykorzystywany jest wyłącznie w działalności.

Warunkiem pełnego odliczenia VAT jest:

1. zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26,
2. prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki do VAT),
3. wprowadzenie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie, wykluczającego cele prywatne.

Terminy składania VAT-26:

• do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek (np. zaliczka na zakup, opłata leasingowa, paliwo),
• najpóźniej do końca miesiąca w przypadku zmiany sposobu użytkowania auta.

Brak terminowego zgłoszenia oznacza, że prawo do pełnego odliczenia powstaje dopiero od miesiąca złożenia formularza.

Sprawdź ofertę: Księgowość dla JDG.

Amortyzacja samochodu

Samochód wprowadzony do ewidencji środków trwałych może być rozliczony w kosztach poprzez odpisy amortyzacyjne. Limity są następujące:

• auta do 100 000 zł – pełne odpisy w kosztach,
• auta powyżej 100 000 zł – odpisy proporcjonalnie ograniczone według wzoru:
  100 000 zł ÷ wartość samochodu × odpis amortyzacyjny

W przypadku samochodów elektrycznych limit jest wyższy i wynosi 225 000 zł. W ten sposób przepisy ograniczają możliwość rozliczania w kosztach podatkowych samochodów luksusowych, których wartość przekracza ustawowy limit.

Wymogi dokumentacyjne

Aby prawidłowo rozliczyć koszty samochodu, każdy wydatek musi być udokumentowany fakturą wystawioną na firmę z numerem NIP przedsiębiorcy. W księdze przychodów i rozchodów koszty paliwa i eksploatacji ujmuje się w kolumnie kosztów eksploatacyjnych, a polisy ubezpieczeniowe – w kolumnie ubezpieczeń.

Pełne odliczenie kosztów i VAT wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu oraz spełnienia warunków formalnych, takich jak zgłoszenie VAT-26 czy regulamin użytkowania auta.

Podsumowanie

Rozliczanie samochodu w firmie wymaga przestrzegania przepisów i stosowania limitów:

• Eksploatacja (paliwo, serwis, części, naprawy) – 75% kosztów i 50% VAT przy użytku mieszanym, 100% przy użytku wyłącznie firmowym.
• Ubezpieczenie OC i NNW – 20 % lub 100% w kosztach.
• Ubezpieczenie AC – pełna kwota dla aut do 150 000 zł (225 000 zł w przypadku samochodów elektrycznych), powyżej tej wartości proporcjonalnie ograniczona.
• Amortyzacja – pełna dla samochodów do 100 000 zł (225 000 zł w przypadku samochodów elektrycznych), powyżej tej wartości limitowana proporcjonalnie.

Prawidłowe stosowanie tych zasad pozwala zoptymalizować koszty działalności i uniknąć problemów podczas kontroli podatkowej.

Chcesz zaoszczędzić czas i mieć pewność, że wszystkie rozliczenia samochodu będą prawidłowe? Skorzystaj z księgowości online – wypełnij formularz, a zajmiemy się resztą.