Autor artykułu

Maria Wajda

Redaktorka specjalizująca się w tematyce podatkowo-księgowej. Tworzy treści, które pomagają zrozumieć skomplikowane zagadnienia podatkowe w prosty i przystępny sposób. Jej celem jest dostarczanie praktycznych informacji, które ułatwiają przedsiębiorcom sprawne zarządzanie finansami i obowiązkami podatkowymi.

Samochód w firmie to nie tylko narzędzie pracy, ale także źródło regularnych wydatków, które można wykorzystać do zmniejszenia podstawy opodatkowania. Tankowanie, polisa ubezpieczeniowa, serwis czy naprawy generują koszty, które – przy prawidłowym rozliczeniu – stają się kosztami uzyskania przychodu. Kluczem jest znajomość przepisów, właściwe udokumentowanie wydatków oraz prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku pełnego odliczenia VAT.

Sposób rozliczenia zależy od tego, czy samochód jest środkiem trwałym firmy, pojazdem leasingowanym, czy prywatnym autem używanym w działalności.

Samochód jako środek trwały lub w leasingu

Jeżeli samochód został wprowadzony do ewidencji środków trwałych lub korzystasz z niego w ramach leasingu lub najmu, zasady rozliczeń są bardziej korzystne.

• Użytek mieszany – samochód wykorzystywany zarówno służbowo, jak i prywatnie: w kosztach podatkowych można ująć 75% wydatków na paliwo oraz inne koszty eksploatacyjne (serwis, naprawy, części, badania techniczne).
• Użytek wyłącznie firmowy – jeśli samochód jest wykorzystywany tylko w działalności gospodarczej, wszystkie wydatki można rozliczyć w 100%. 

Samochód prywatny używany w firmie

Jeżeli korzystasz w działalności z prywatnego samochodu, który nie został wprowadzony do środków trwałych, możliwości rozliczeń są bardziej ograniczone. W tym przypadku możesz zaliczyć do kosztów jedynie 20% wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu, w tym paliwa, polis ubezpieczeniowych i bieżącej eksploatacji.

To rozwiązanie sprawdza się przede wszystkim w sytuacjach, gdy samochód wykorzystywany jest sporadycznie i nie ma potrzeby prowadzenia pełnej ewidencji księgowej pojazdu.

Ubezpieczenie samochodu – OC, AC i NNW

Polisy ubezpieczeniowe można ująć w kosztach podatkowych, ale zasady różnią się w zależności od rodzaju ubezpieczenia i wartości samochodu.

• OC i NNW – składki można rozliczyć w pełnej wysokości z uwzględnieniem proporcji wynikających ze sposobu użytkowania samochodu (20% lub 100%).
• AC – obowiązują limity wartościowe:
  • auta do 150 000 zł – cała składka AC i GAP zaliczana jest do kosztów (w przypadku samochodów elektrycznych – limit jest wyższy i wynosi 225 000 zł),
  • auta powyżej 150 000 zł – koszt składki należy proporcjonalnie ograniczyć według wzoru: 150 000 zł ÷ wartość samochodu × wysokość składki AC

Przykład: samochód o wartości 200 000 zł, ze składką AC 6 000 zł → w koszty można ująć tylko 4 500 zł z tej składki.

Wydatki eksploatacyjne

Do kosztów podatkowych zalicza się wszystkie bieżące wydatki związane z użytkowaniem samochodu – paliwo, części, przeglądy, serwis, wymianę opon czy płynów eksploatacyjnych. Obowiązują limity: 75% wartości wydatku przy użytku mieszanym oraz 100% przy użytkowaniu wyłącznie firmowym.

VAT od samochodu i wydatków

Jeżeli kupujesz samochód osobowy o masie do 3,5 tony i jesteś czynnym podatnikiem VAT, przysługuje Ci prawo do odliczenia podatku naliczonego – zarówno przy zakupie auta, jak i przy wydatkach związanych z jego użytkowaniem.

• 50% VAT – standardowe odliczenie przy użytku mieszanym.
• 100% VAT – tylko gdy samochód wykorzystywany jest wyłącznie w działalności.

Warunkiem pełnego odliczenia VAT jest:

1. zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26,
2. prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki do VAT),
3. wprowadzenie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie, wykluczającego cele prywatne.

Terminy składania VAT-26:

• do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek (np. zaliczka na zakup, opłata leasingowa, paliwo),
• najpóźniej do końca miesiąca w przypadku zmiany sposobu użytkowania auta.

Brak terminowego zgłoszenia oznacza, że prawo do pełnego odliczenia powstaje dopiero od miesiąca złożenia formularza.

Amortyzacja samochodu

Samochód wprowadzony do ewidencji środków trwałych może być rozliczony w kosztach poprzez odpisy amortyzacyjne. Limity są następujące:

• auta do 150 000 zł – pełne odpisy w kosztach,
• auta powyżej 150 000 zł – odpisy proporcjonalnie ograniczone według wzoru:
  150 000 zł ÷ wartość samochodu × odpis amortyzacyjny

W przypadku samochodów elektrycznych limit jest wyższy i wynosi 225 000 zł. W ten sposób przepisy ograniczają możliwość rozliczania w kosztach podatkowych samochodów luksusowych, których wartość przekracza ustawowy limit.

Wymogi dokumentacyjne

Aby prawidłowo rozliczyć koszty samochodu, każdy wydatek musi być udokumentowany fakturą wystawioną na firmę z numerem NIP przedsiębiorcy. W księdze przychodów i rozchodów koszty paliwa i eksploatacji ujmuje się w kolumnie kosztów eksploatacyjnych, a polisy ubezpieczeniowe – w kolumnie ubezpieczeń.

Pełne odliczenie kosztów i VAT wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu oraz spełnienia warunków formalnych, takich jak zgłoszenie VAT-26 czy regulamin użytkowania auta.

Podsumowanie

Rozliczanie samochodu w firmie wymaga przestrzegania przepisów i stosowania limitów:

• Eksploatacja (paliwo, serwis, części, naprawy) – 75% kosztów i 50% VAT przy użytku mieszanym, 100% przy użytku wyłącznie firmowym.
• Ubezpieczenie OC i NNW – 20 % lub 100% w kosztach.
• Ubezpieczenie AC – pełna kwota dla aut do 150 000 zł (225 000 zł w przypadku samochodów elektrycznych), powyżej tej wartości proporcjonalnie ograniczona.
• Amortyzacja – pełna dla samochodów do 150 000 zł (225 000 zł w przypadku samochodów elektrycznych), powyżej tej wartości limitowana proporcjonalnie.

Prawidłowe stosowanie tych zasad pozwala zoptymalizować koszty działalności i uniknąć problemów podczas kontroli podatkowej.

Chcesz zaoszczędzić czas i mieć pewność, że wszystkie rozliczenia samochodu będą prawidłowe? Skorzystaj z księgowości online – wypełnij formularz, a zajmiemy się resztą.