Jakie są koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej?
CzytajBlog
Działalność nierejestrowana pozwala legalnie osiągać przychody bez rejestrowania firmy w CEIDG. To rozwiązanie wybierają osoby, które chcą sprzedawać własne produkty lub świadczyć usługi na niewielką skalę, bez obowiązków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Nie oznacza to jednak całkowitego zwolnienia z rozliczeń podatkowych.
Jednym z najczęściej pojawiających się pytań jest możliwość uwzględniania kosztów. Wiele osób uważa, że skoro nie prowadzi firmy, nie ma prawa pomniejszyć przychodów o poniesione wydatki. Jest to błędne przekonanie. Przepisy pozwalają rozliczać koszty uzyskania przychodów, dzięki czemu podatek płaci się od dochodu, a nie od całej kwoty uzyskanych przychodów.
W tym artykule wyjaśniam, jakie wydatki można zaliczyć do kosztów, jak je dokumentować oraz jak prawidłowo wykazać je w rocznym zeznaniu podatkowym.
Nie każda działalność zarobkowa wymaga zakładania firmy. Jeżeli sprzedaż prowadzona jest na niewielką skalę i spełnione są warunki określone w ustawie Prawo przedsiębiorców, można korzystać z działalności nierejestrowanej.
Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje kwartalny limit przychodów wynoszący 225% minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2026 r. oznacza to maksymalny przychód w wysokości 10 813,50 zł w kwartale. Po przekroczeniu tego limitu należy zarejestrować działalność gospodarczą w terminie 7 dni.
Dowiedz się więcej: Działalność nierejestrowana w 2026 roku – najważniejsze informacje.
Tak. Dochód z działalności nierejestrowanej ustala się tak samo jak w przypadku wielu innych źródeł przychodów. Oznacza to, że od osiągniętych przychodów można odjąć koszty uzyskania przychodów i dopiero od powstałego dochodu obliczyć podatek.
Przykładowo, jeżeli osiągnąłeś przychód w wysokości 8 000 zł i poniosłeś wydatki związane z prowadzoną działalnością na kwotę 3 000 zł, opodatkowaniu będzie podlegać dochód wynoszący 5 000 zł.
Dlatego warto zbierać dokumenty potwierdzające poniesione wydatki i zachowywać je do czasu rozliczenia podatku.
Przepisy dotyczące działalności nierejestrowanej nie zawierają odrębnego katalogu kosztów. Zastosowanie mają więc ogólne zasady wynikające z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Wydatek można uznać za koszt uzyskania przychodów, jeżeli:
To podatnik musi udowodnić, że poniesiony wydatek miał związek z prowadzoną działalnością.
Rodzaj kosztów zależy od charakteru wykonywanej działalności. Najczęściej do kosztów można zaliczyć:
Niezależnie od rodzaju wydatku należy być w stanie wykazać jego związek z uzyskiwanymi przychodami.
Tak, pod warunkiem że mają związek z prowadzoną działalnością.
Potwierdza to interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w której uznano możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na kurs językowy, kurs rachunkowości oraz uzyskanie certyfikatów zawodowych, jeżeli ich celem jest osiąganie przychodów lub zabezpieczenie źródła przychodów.
Przykładowo:
Nie. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie prowadzi ewidencji środków trwałych ani podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Z tego powodu nie może dokonywać odpisów amortyzacyjnych.
Oznacza to, że nie można amortyzować:
Nie oznacza to jednak, że wszystkie wydatki związane z ich używaniem są wyłączone z kosztów.
Brak możliwości amortyzacji samochodu nie wyklucza rozliczania wydatków związanych z jego eksploatacją. Organy podatkowe potwierdzają, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki ponoszone na użytkowanie pojazdu, jeżeli pozostają one w związku z prowadzoną działalnością.
Do takich wydatków należą między innymi:
Jeżeli samochód jest wykorzystywany zarówno prywatnie, jak i do wykonywania działalności nierejestrowanej, do kosztów można zaliczyć wyłącznie tę część wydatków, która przypada na wykorzystanie pojazdu w działalności.
Każdy wydatek, który ma zostać uwzględniony w rozliczeniu podatkowym, powinien być odpowiednio udokumentowany. Im lepsza dokumentacja, tym łatwiej wykazać, że zakup był związany z osiąganiem przychodów.
Dowodem poniesienia kosztu mogą być między innymi:
Warto zadbać o to, aby z dokumentów wynikało, czego dotyczył zakup oraz kto był nabywcą. Dobrą praktyką jest również przechowywanie potwierdzeń płatności oraz krótkiego opisu, do czego dany wydatek został wykorzystany.
Tak. Przepisy nie wskazują zamkniętego katalogu dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku. Oznacza to, że również paragon może stanowić dowód kosztu.
Trzeba jednak pamiętać, że w razie kontroli podatnik powinien wykazać:
Jeżeli zakup został opłacony kartą lub przelewem, warto zachować także potwierdzenie płatności. Im więcej dokumentów potwierdzających poniesiony wydatek, tym łatwiej będzie obronić jego rozliczenie.
Przepisy nie wymagają prowadzenia odrębnej ewidencji kosztów. Nie oznacza to jednak, że warto z niej rezygnować.
Proste zestawienie wydatków pozwala na bieżąco kontrolować poniesione koszty i znacznie ułatwia przygotowanie rocznego zeznania podatkowego. Ewidencję można prowadzić w arkuszu kalkulacyjnym, zeszycie lub dowolnym programie do notowania wydatków.
Przychody z działalności nierejestrowanej rozlicza się w formularzu PIT-36. W zeznaniu należy wykazać:
Podatek oblicza się od dochodu, czyli różnicy między przychodami a kosztami. W trakcie roku nie ma obowiązku wpłacania zaliczek na podatek dochodowy. Rozliczenia dokonuje się dopiero po zakończeniu roku podatkowego, składając zeznanie do 30 kwietnia następnego roku.
Możliwość rozliczania kosztów sprawia, że działalność nierejestrowana jest korzystniejsza podatkowo, niż wiele osób przypuszcza. Jeżeli ponoszone wydatki mają związek z uzyskiwanymi przychodami i są właściwie udokumentowane, można je uwzględnić w rocznym rozliczeniu, obniżając podstawę opodatkowania.
Warto więc zachowywać faktury, rachunki i pozostałe dokumenty potwierdzające poniesione koszty oraz prowadzić własne zestawienie wydatków. Dzięki temu przygotowanie zeznania PIT będzie prostsze, a w razie kontroli łatwiej będzie wykazać zasadność dokonanych odliczeń.
Pobierz bezpłatne zestawienie:
i dowiedz się, jak ich uniknąć!
