Krajowy System e-Faktur zmienia codzienność przedsiębiorców nie tylko w obrocie krajowym. Jeżeli współpracujesz z zagranicznymi kontrahentami, to KSeF również Cię obejmuje – choć nie zawsze w taki sam sposób. W praktyce najczęściej pojawia się kilka pytań: kiedy faktura dla zagranicy musi trafić do systemu, w jaki sposób przekazać dokument klientowi z UE lub spoza UE, a także czy faktury zakupowe od zagranicznych firm trzeba „wrzucać” do KSeF. W tym artykule przeprowadzę Cię przez najważniejsze zasady, abyś mógł bezpiecznie rozliczać transakcje międzynarodowe.
Jeżeli prowadzisz działalność w Polsce jako czynny podatnik VAT, co do zasady masz obowiązek wystawiać faktury dla zagranicznych kontrahentów poprzez KSeF. Dotyczy to zarówno klientów z Unii Europejskiej, jak i spoza UE. Obowiązek obejmuje w szczególności:
Wszystkie te faktury musisz wystawić w KSeF, a następnie przekazać kontrahentowi dokument w ustalony sposób — najczęściej jako plik PDF.
Ustawodawca przewidział kilka wyjątków. Polscy przedsiębiorcy nie wystawiają faktur w KSeF, jeśli sprzedaż:
We wszystkich innych przypadkach faktura musi zostać przesłana i zarejestrowana w KSeF.
Przeczytaj więcej: Krajowy System e-Faktur (KSeF) – wszystko, co musisz wiedzieć w jednym miejscu.
Zagraniczny nabywca – zwłaszcza spoza UE – nie ma możliwości zalogowania się do KSeF, ponieważ nie posiada polskiego NIP. Dlatego po wysłaniu faktury do systemu to Ty odpowiadasz za jej przekazanie w ustalonym formacie.
Najczęściej stosowane formy to:
Każda faktura wygenerowana z KSeF zawiera kod QR, który pozwala odbiorcy zweryfikować jej autentyczność i sprawdzić, czy dokument faktycznie został wystawiony w systemie.
Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że skoro w KSeF raportujemy wszystkie krajowe faktury zakupu, to dokumenty otrzymane z zagranicy również powinny trafiać do systemu.
Tymczasem faktury otrzymane od zagranicznych kontrahentów nie podlegają obowiązkowi wprowadzania do KSeF. Dlaczego? Ponieważ system służy wyłącznie do wystawiania e-faktur zgodnych z polskimi przepisami. Faktury zakupowe od podmiotów, które:
nie są obsługiwane przez KSeF i nie muszą być tam raportowane.
Oznacza to, że typowe zakupy od zagranicznych firm, takie jak import usług czy zakup towarów spoza Polski, rozliczasz po prostu w swojej księgowości — bez konieczności rejestrowania dokumentu w KSeF.
Jednocześnie warto wiedzieć, że podmioty zagraniczne mogą dobrowolnie korzystać z KSeF i wystawiać e-faktury polskim odbiorcom, ale nie jest to obowiązek.
Jeśli w ramach współpracy z zagranicznym kontrahentem stosujecie samofakturowanie, czyli sytuację, w której to nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy, zasady wyglądają następująco:
Natomiast dokumenty takie jak import towarów czy WNT nie wymagają wystawiania faktur w KSeF — ponieważ to przepisy nakładają obowiązek rozliczenia, a nie fakturowania.
Sama rejestracja do VAT w Polsce nie oznacza, że zagraniczna firma automatycznie podlega obowiązkowi wystawiania faktur w KSeF. Obowiązek ten nie powstaje, gdy podmiot:
To oznacza, że zagraniczne firmy rejestrujące się na potrzeby rozliczeń VAT w Polsce często będą nadal wystawiać faktury poza KSeF.
Jednocześnie warto pamiętać, że mogą przystąpić do systemu dobrowolnie — co bywa korzystne przy współpracy z polskimi kontrahentami stosującymi wyłącznie e-faktury.
Kwestia stałego miejsca prowadzenia działalności (fixed establishment – FE) jest złożona i wymaga indywidualnej analizy. Ministerstwo Finansów zapowiada wydanie szczegółowych wyjaśnień, ale obecnie ocena zależy od konkretnych przesłanek, takich jak:
Jeżeli współpracujesz z zagranicznym kontrahentem zarejestrowanym na VAT w Polsce, a nie masz pewności, czy powinien korzystać z KSeF, warto przeanalizować stan faktyczny lub skorzystać z interpretacji indywidualnej.
Dla klienta z USA, Szwajcarii czy innego kraju poza UE procedura wygląda następująco:
Dzięki temu zagraniczny nabywca może łatwo potwierdzić autentyczność faktury, mimo że sam nie korzysta z KSeF.
Mogą Cię zainteresować artykuły:
KSeF wprowadza nowe zasady dla transakcji międzynarodowych, ale nie oznacza to chaosu w rozliczeniach. Jako polski przedsiębiorca wystawiasz w systemie faktury dla zagranicznych kontrahentów, z wyjątkiem sprzedaży B2C, VAT OSS oraz wybranych procedur z ustawy o VAT. Faktury zakupowe z zagranicy nie są raportowane do KSeF, a podmioty zagraniczne rejestrujące się na VAT w Polsce podlegają obowiązkowi tylko w określonych przypadkach.
Pobierz bezpłatne zestawienie:
i dowiedz się, jak ich uniknąć!
