Dla architektów prowadzących własną działalność gospodarczą, odpowiednia księgowość to podstawa. Niezależnie od tego, czy świadczysz usługi jako freelancer, czy prowadzisz większą firmę architektonicznej, prawidłowe zarządzanie finansami pozwala na optymalizację podatków, kontrolowanie kosztów oraz uniknięcie problemów związanych z kontrolami skarbowymi. Księgowość to nie tylko obowiązek, ale także klucz do stabilnego i przewidywalnego prowadzenia biznesu.

Jeśli planujesz otworzyć własną pracownię architektoniczną to jest artykuł dla Ciebie. Zebrałam tutaj instrukcję krok po kroku, jak założyć działalność gospodarczą w tej branży, jakie decyzje musisz podjąć oraz na co zwrócić uwagę w kontekście prowadzenia księgowości.

Formy prowadzenia działalności gospodarczej dla architekta

Architekt może prowadzić działalność w kilku formach prawnych, a wybór odpowiedniej formy ma wpływ na sposób rozliczeń podatkowych oraz odpowiedzialność prawną.

• Jednoosobowa działalność gospodarcza – najczęściej wybierana forma dla freelancerów. Jest to prosta i szybka opcja założenia działalności, choć wiąże się z pełną odpowiedzialnością za zobowiązania firmy.
• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o.o.) – jeśli planujesz rozwijać większe projekty lub współpracować z innymi specjalistami, ta forma może być bardziej odpowiednia. Spółka z o.o. ogranicza odpowiedzialność właścicieli do wysokości wkładu kapitałowego, co może być korzystne w przypadku ryzyka finansowego.
• Spółka jawna lub partnerska – formy spółek, które mogą być odpowiednie dla architektów pracujących w zespołach lub przy dużych projektach. Pozwalają na większą elastyczność, ale także wiążą się z wyższym poziomem odpowiedzialności finansowej.

Jaką formę opodatkowania wybrać jako architekt freelancer?

Wybór formy opodatkowania jest kluczowy, aby zoptymalizować koszty podatkowe. Dla architektów dostępne są trzy podstawowe opcje.

Zasady ogólne (skala podatkowa)

To najbardziej popularna forma opodatkowania, zwłaszcza dla osób o niższych dochodach. Zasady ogólne pozwalają na opodatkowanie dochodów na dwóch progach podatkowych:

• 12% dla dochodów do 120 000 zł,
• 32% dla dochodów powyżej tej kwoty.

Możesz także korzystać z ulg podatkowych, np. na dzieci, czy odliczać koszty uzyskania przychodu.

Podatek liniowy

W przypadku architektów zarabiających powyżej drugiego progu podatkowego (120 000 zł rocznie), podatek liniowy może okazać się korzystniejszy. Podatek liniowy wynosi 19%, niezależnie od wysokości dochodów. Wadą tej formy jest brak możliwości korzystania z większości ulg podatkowych, np. ulgi prorodzinnej, czy wspólnego rozliczenia z małżonkiem

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Dla architektów wykonujących proste projekty ryczałt może być opcją, która upraszcza księgowość. Stawka ryczałtu dla działalności architektonicznej wynosi 14%. Przy ryczałcie nie można odliczać kosztów uzyskania przychodu, ale może to być korzystne rozwiązanie dla osób, które nie ponoszą dużych kosztów operacyjnych.

Przeczytaj więcej: https://solidnaksiegowa.com/jednoosobowa-dzialalnosc-gospodarcza-co-musisz-wiedziec-przed-zalozeniem/. 

Czym się kierować przy wyborze formy opodatkowania?

Decyzja o wyborze formy opodatkowania zależy od:

• Przewidywanych dochodów: Jeśli spodziewasz się przekroczenia progu 120 000 zł rocznego dochodu, podatek liniowy lub ryczałt może okazać się bardziej opłacalny.
• Kosztów działalności: Jeżeli ponosisz wysokie koszty (np. zakup specjalistycznego oprogramowania, wynajem biura), to skala podatkowa lub podatek liniowy pozwolą Ci odliczyć te wydatki.
• Możliwości korzystania z ulg: Jeśli planujesz wspólne rozliczenie z małżonkiem lub chcesz korzystać z ulg, skala podatkowa pozwala wykorzystać pełen zakres odliczeń podatkowych.

Każda z opcji ma swoje plusy i minusy, dlatego warto przeanalizować swoją sytuację finansową i skonsultować wybór z doradcą podatkowym, który pomoże w dopasowaniu formy opodatkowania do Twojej działalności jako architekt freelancer.

Rejestracja działalność jako architekt przez CEIDG

Mając wybrane już wcześniej omówione formy działalności oraz opodatkowania, przyszedł czas na rejestrację działalności poprzez platformę CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej). Rejestracja jest darmowa i można ją przeprowadzić online. W formularzu CEIDG-1 zgłaszasz się do ewidencji przedsiębiorców, urzędu skarbowego oraz GUS.

Co wypełnisz w formularzu CEIDG?

Podczas rejestracji będziesz musiał podać kilka kluczowych informacji, między innymi:

• Dane osobowe – imię, nazwisko, PESEL oraz adres zamieszkania.
• Nazwa firmy – musi zawierać Twoje imię i nazwisko, np. „Pracownia Architektoniczna Anna Kowalska”.
• Data rozpoczęcia działalności – wybierz dzień, od którego chcesz formalnie rozpocząć działalność.
• Kod PKD – dla architektów to PKD 71.11.Z (Usługi w zakresie architektury). * w kolejnym miesiącu osobny artykuł, więc zamieścimy tu do niego link.
• Forma opodatkowania – musisz wybrać formę opodatkowania, co wpłynie na sposób rozliczania podatków.

Formularz można złożyć online z użyciem profilu zaufanego (ePUAP) lub osobiście w urzędzie. Po rejestracji otrzymasz numery NIP i REGON.

VAT w działalności architekta

Architekci, których roczne przychody przekraczają 200 000 zł, są zobowiązani do rejestracji jako podatnik VAT. W przeciwnym razie można skorzystać ze zwolnienia z VAT. W przypadku rejestracji na VAT standardowa stawka wynosi 23%, ale można odliczyć podatek VAT od zakupów związanych z działalnością, co może być korzystne.

O tym, czy warto być VAT-owcem i dlaczego musi być VAT-owcem, jesli świadczysz usługi doradcze przeczytasz tutaj: https://solidnaksiegowa.com/co-wybrac-zakladajac-jednoosobowa-dzialalnosc-gospodarcza-vat-czy-nie-vat/. 

Kasa fiskalna – czy jest konieczna dla architekta?

Architekt świadczący usługi dla osób fizycznych może być zobowiązany do posiadania kasy fiskalnej, jednak nie zawsze jest to konieczne. Obowiązują pewne zwolnienia, np. limit przychodów wynoszący 20 000 zł rocznie. Ważne jest, aby regularnie kontrolować swoje przychody i pamiętać, że po przekroczeniu określonych progów konieczne będzie wprowadzenie kasy fiskalnej do działalności. Jeśli jednak przekroczysz limit 20 000 zł rocznie (a w przypadku działalności architekta jest to całkiem możliwe), masz jeszcze opcję, aby skorzystać z innego zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej. Polega ono na tym, że płatności przyjmujesz wyłącznie na rachunek bankowy i prowadzisz zestawienie, które opisuje jakich czynności dotyczy dana płatność. W przypadku tego zwolnienia nie ma limitu kwotowego, musisz jedynie spełniać warunek płatności przelewem + prowadzenia ewidencji sprzedaży.

Jeśli Twoje usługi są świadczone wyłącznie na rzecz firm i każda transakcja jest dokumentowana fakturą, temat kasy fiskalnej nie dotyczy Cię w ogóle.

Koszty w działalności architekta – co można odliczyć?

Dla architektów ważne jest, aby zrozumieć, jakie koszty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, co pozwala na obniżenie podstawy opodatkowania. Oto przykłady:

• Sprzęt komputerowy – zakup komputera, oprogramowania CAD czy urządzeń peryferyjnych.
• Licencje i oprogramowanie – licencje na programy do projektowania architektonicznego.
• Materiały biurowe – wszelkie wydatki na drukarki, papier, długopisy, ksero.
• Koszty związane z biurem – czynsz, media, remonty, jeśli biuro jest wynajmowane.

Przeczytaj więcej: https://solidnaksiegowa.com/oto-9-pomyslow-na-firmowe-koszty-architekta/. 

Zaliczki a podatki – o czym warto pamiętać jako architekt freelancer?

Architekci często przyjmują zaliczki na poczet przyszłych projektów. Zaliczki muszą być odpowiednio uwzględnione w księgowości i opodatkowane w momencie ich otrzymania, nawet jeśli usługa zostanie wykonana w późniejszym czasie. Warto w umowie jasno określić, czy wpłacone kwoty to zaliczka, czy zadatek, ponieważ różnice te mają wpływ na księgowanie.

Księgowość dla architekta – samodzielnie czy biuro rachunkowe?

Architekci mają do wyboru samodzielne prowadzenie księgowości lub korzystanie z usług biura rachunkowego.

• Księgowość samodzielna – może być odpowiednia dla architektów prowadzących działalność na małą skalę z niewielką liczbą transakcji. Dostępne oprogramowania  księgowe ułatwiają bieżące zarządzanie finansami. Warto jednak rozważyć skorzystanie z usług biura rachunkowego, aby uniknąć błędów oraz zyskać wsparcie w bardziej skomplikowanych kwestiach, takich jak księgowanie zaliczek czy zadatków. Odradzam samodzielne prowadzenie księgowości osobom, które nie mają doświadczenia w tym zakresie i nie mają czasu na to, aby śledzić częste zmiany w przepisach podatkowych oraz ZUS.
• Biuro rachunkowe – dla osób, które chcą skupić się wyłącznie na swojej pracy, zlecenie księgowości profesjonalistom jest najwygodniejszym rozwiązaniem. Biuro rachunkowe zapewnia poprawne rozliczenia, terminowe składki ZUS oraz podatki, co pozwala na większy komfort i bezpieczeństwo finansowe. 

Podsumowanie

Prowadzenie działalności jako architekt wymaga nie tylko umiejętności projektowania, ale także odpowiedniego zarządzania finansami i podatkami. Wybór właściwej formy opodatkowania, korzystanie z ulg oraz zrozumienie obowiązków związanych z VAT i kasą fiskalną to elementy, które mogą znacząco wpłynąć na efektywność prowadzenia biznesu. Decyzja o korzystaniu z biura rachunkowego lub samodzielnej księgowości zależy od skali działalności oraz indywidualnych preferencji, jednak w obu przypadkach kluczowe jest dbanie o zgodność z przepisami.

Nie wiesz, jak założyć działalność gospodarczą? Zostaw nam wiadomość przez formularz kontaktowy. Nasza konsultantka oddzwoni do 24h, aby dowiedzieć się więcej o Twojej działalności i potrzebach. Krótka rozmowa telefoniczna zajmie około 15 minut. Omówimy, jak możemy Ci pomóc oraz jakie będą kolejne kroki.