Rozpoczęcie działalności gospodarczej jako wirtualna asystentka to ważny krok na drodze do niezależności zawodowej i rozwinięcia własnej firmy. Chociaż prowadzenie działalności w tej branży może wydawać się proste, warto zapoznać się z wymogami formalnymi oraz przepisami prawnymi, które mają wpływ na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. W poniższym artykule przedstawiam kluczowe aspekty zakładania działalności gospodarczej, wyboru formy opodatkowania, obowiązków związanych z VAT oraz innych istotnych kwestii księgowych.

Na czym polega praca wirtualnej asystentki?

Praca wirtualnej asystentki polega na zdalnym wsparciu przedsiębiorców, freelancerów oraz firm w różnorodnych zadaniach administracyjnych, organizacyjnych i marketingowych. Wirtualna asystentka może zajmować się m.in. zarządzaniem kalendarzem, obsługą korespondencji e-mailowej, przygotowywaniem raportów, organizacją spotkań, czy prowadzeniem profili w mediach społecznościowych. Usługi te są świadczone zdalnie, dzięki czemu asystentka nie musi być fizycznie obecna w biurze klienta, co pozwala na elastyczne godziny pracy oraz obsługę klientów z różnych lokalizacji. Zakres obowiązków zależy od potrzeb konkretnej firmy i może być dostosowany indywidualnie.

Czy muszę zakładać firmę jako wirtualna asystentka?

Zakładanie działalności gospodarczej nie jest obowiązkowe, ale w wielu przypadkach może być bardzo korzystne. Jeśli planujesz współpracować z wieloma klientami lub działać na pełny etat, prowadzenie własnej firmy daje Ci większą elastyczność, kontrolę nad finansami oraz możliwość skorzystania z ulg podatkowych i odliczeń. Alternatywą są umowy cywilnoprawne (umowa zlecenie, umowa o dzieło) lub praca przez platformy freelance’owe, takie jak Upwork czy Fiverr. Platformy te zajmują się formalnościami, ale pobierają prowizje od Twojego wynagrodzenia.

Jeśli jednak planujesz długoterminową karierę jako wirtualna asystentka, założenie działalności gospodarczej i budowanie własnej marki mogą być kluczowe. Dla wielu klientów współpraca z osobą, która prowadzi własną firmę i wystawia faktury, może być po prostu wygodniejsza niż współpraca na podstawie umowy o dzieło. Dodatkowo, prowadzenie firmy pozwala również na rozwój, budowanie reputacji i rozwijanie sieci kontaktów biznesowych.

Jak założyć działalność gospodarczą jako wirtualna asystentka?

Zakładanie działalności gospodarczej w Polsce jest stosunkowo proste i można to zrobić online za pomocą Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Aby założyć JDG jako wirtualna asystentka, najwygodniej będzie wypełnić wniosek elektronicznie na stronie CEIDG.gov.pl. Należy podać podstawowe dane, takie jak imię, nazwisko, adres oraz zakres działalności. Warto przygotować sobie wcześniej następujące informacje:

• Numer bądź numery PKD
• Nazwę firmy (musi zawierać Twoje imię i nazwisko)
• Adres firmy
• Formę opodatkowania, jaką wybierasz

Przeczytaj więcej tutaj: https://solidnaksiegowa.com/jak-zalozyc-jednoosobowa-dzialalnosc-gospodarcza/.

Jaki numer PKD dla wirtualnej asystentki?

Wirtualne asystentki wykonują szeroki zakres zadań, dlatego odpowiedni numer PKD zależy od konkretnych usług, jakie oferujesz. Poniżej przedstawiam najczęściej wybierane kategorie, które odpowiadają różnym aspektom pracy wirtualnej asystentki:

• 82.11.Z – Działalność związana z administracyjną obsługą biura
  Jest to najczęściej wybierany numer PKD dla wirtualnych asystentek, zajmujących się takimi zadaniami jak zarządzanie kalendarzem, organizacja spotkań, przygotowanie dokumentów czy prowadzenie korespondencji.
• 73.11.Z – Działalność agencji reklamowych
  Jeśli oferujesz usługi związane z marketingiem, takie jak prowadzenie profili w mediach społecznościowych, tworzenie kampanii reklamowych lub treści marketingowych, ten numer PKD będzie odpowiedni.
• 74.90.Z – Pozostała działalność profesjonalna, naukowa i techniczna, gdzie indziej niesklasyfikowana
  Ten numer z kolei obejmuje szeroki zakres usług specjalistycznych, takich jak research, analiza danych czy wsparcie techniczne, które mogą być elementem działalności wirtualnej asystentki.
• 82.19.Z – Wykonywanie fotokopii, przygotowywanie dokumentów i pozostała działalność wspomagająca prowadzenie biura
  Numer ten obejmuje bardziej techniczne aspekty obsługi biura, takie jak przetwarzanie dokumentów, które również mogą być częścią zadań wirtualnej asystentki.

Jeśli oferujesz bardziej specjalistyczne usługi, takie jak zarządzanie stronami internetowymi, doradztwo IT lub PR, możesz rozważyć dodanie również innych numerów PKD, przykładowo:

• 63.11.Z – Przetwarzanie danych, zarządzanie stronami internetowymi (hosting)
• 70.21.Z – Stosunki międzyludzkie (public relations) i komunikacja
• 74.30.Z – Działalność związana z tłumaczeniami
• 85.59.B – Pozostałe pozaszkolne formy edukacji, gdzie indziej niesklasyfikowane

Wybór odpowiednich numerów PKD zależy od pełnego zakresu oferowanych usług. Możesz dodać kilka numerów PKD, aby pokryć różne aspekty swojej działalności, co pozwoli na większą elastyczność i lepsze dopasowanie do potrzeb klientów.

Jakie są dostępne formy opodatkowania dla wirtualnej asystentki?

Wybór formy opodatkowania to istotna decyzja, która wpływa na wysokość płaconych podatków. Jako wirtualna asystentka masz do wyboru kilka opcji:

• Skala podatkowa (zasady ogólne) – Stawki podatkowe wynoszą 12% (do 120 000 zł dochodu) oraz 32% (od nadwyżki). Masz możliwość rozliczenia wspólnego z małżonkiem oraz korzystania z ulg, np. na dzieci.
• Podatek liniowy – Stawka 19% niezależnie od wysokości dochodu. Ta opcja jest korzystna dla osób przewidujących wysokie dochody, ale nie pozwala na wspólne rozliczenie z małżonkiem ani na skorzystanie z większości ulg podatkowych
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – Dla wirtualnych asystentek stawka ryczałtu wynosi zazwyczaj 8,5% od przychodu z działalności. Nie bierze się tu pod uwagę kosztów uzyskania przychodu.

Przeczytaj więcej o formach opodatkowania dla JDG tutaj: Jednoosobowa działalność gospodarcza – co musisz wiedzieć przed założeniem.

Zgłoś swoją działalność do ZUS 

Po zarejestrowaniu działalności gospodarczej w systemie CEIDG, masz siedem dni na zgłoszenie się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w celu ustalenia swojej roli jako płatnik składek. Możesz dokonać tego osobiście w oddziale ZUS lub korzystając z platformy online biznes.gov.pl (polecam tę drugą opcję)

W zależności od tego, jakie ulgi planujesz wykorzystać, będziesz musiała wybrać odpowiedni formularz:

• Formularz ZUS ZZA: Przeznaczony dla osób korzystających z ulgi na start.
• Formularz ZUS ZUA: Dla tych, którzy będą korzystać z preferencyjnych składek ZUS lub standardowych stawek.

Więcej szczegółów dotyczących rejestracji w ZUS dla nowych przedsiębiorców znajdziesz tutaj: https://solidnaksiegowa.com/zus-dla-nowych-firm-z-jakich-ulg-mozesz-skorzystac/. 

Czy wirtualna asystentka może korzystać ze zwolnienia z VAT, czy musi się zarejestrować jako VAT-owiec?

Jako wirtualna asystentka masz możliwość skorzystania ze zwolnienia z VAT na podstawie wysokości obrotów. W 2024 roku limit ten wynosi 200 000 zł rocznego obrotu. Jeżeli Twoje przychody z działalności nie przekroczą tego progu, nie musisz rejestrować się jako czynny podatnik VAT.

Jednak rejestracja jako podatnik VAT może być korzystna w przypadku obsługi klientów biznesowych, zwłaszcza z innych krajów UE, którzy oczekują wystawienia faktur VAT i pozwala na odliczenie VAT od firmowych kosztów. Jeżeli decydujesz się na zostanie płatnikiem VAT, musisz wypełnić formularz VAT-R, co możesz również zrobić przez platformę biznes.gov.pl.

Rejestracja VAT-UE jest konieczna przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Jeśli świadczysz usługi lub sprzedajesz towary na rzecz firm z innych krajów Unii Europejskiej, musisz zarejestrować się jako podatnik VAT-UE. VAT-UE to specjalny numer identyfikacyjny, który pozwala na prowadzenie transakcji wewnątrzwspólnotowych zgodnie z zasadą odwrotnego obciążenia – oznacza to, że to nabywca (firma z innego kraju UE) jest odpowiedzialny za naliczenie VAT w swoim kraju.

Kasa fiskalna – czy dotyczy wirtualnych asystentek?

Wirtualne asystentki, które świadczą usługi na rzecz firm, nie muszą posiadać kasy fiskalnej, ponieważ ich klienci zazwyczaj nie są konsumentami indywidualnymi. Jeśli świadczysz usługi wyłącznie dla firm (B2B), kasa fiskalna nie jest wymagana. Jeśli jednak świadczysz swoje usługi na rzecz konsumentów (osób prywatnych nie prowadzących działalności gospodarczej np. składasz zamówienia na zakupy spożywcze i pilnujesz terminów wizyt lekarskich dzieci swojej klientki) to temat kasy fiskalnej będzie Ciebie dotyczył. Możesz wtedy skorzystać z dwóch rozwiązań:

1. Zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej do momentu przekroczenia przychodów w wysokości 20 000 zł rocznie (zliczasz tylko przychody na rzecz konsumentów), lub
2. Zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej (bez względu na wysokość przychodów), jeśli pobierasz wyłącznie elektroniczne płatności za usługi i prawidłowo ewidencjonujesz sprzedaż.

Jakie są najczęstsze koszty działalności dla wirtualnej asystentki?

Prowadzenie działalności gospodarczej jako wirtualna asystentka wiąże się z różnymi kosztami, które należy uwzględnić w budżecie. Oto najczęściej występujące koszty.

• Składki ZUS – Przez pierwsze dwa i pół roku prowadzenia działalności możesz skorzystać z tzw. „ulgi na start” lub „małego ZUS-u”, co znacząco obniża składki. Po tym okresie składki wzrosną do pełnej wysokości.
• Księgowość – Koszt obsługi księgowej zależy od wybranej formy opodatkowania oraz liczby dokumentów. Możesz skorzystać z księgowości online, co wiąże się z kosztem ok. 280 zł netto miesięcznie i 100 zł netto za zeznanie roczne PIT.
• Koszty marketingowe – Wirtualne asystentki często inwestują w reklamę, tworzenie strony internetowej, materiały promocyjne czy narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi.
• Narzędzia pracy – Oprogramowanie do zarządzania projektami, komunikacji z klientami (np. Zoom, Slack), a także subskrypcje na narzędzia online (np. Canva, Trello) mogą generować koszty.
• Szkolenia i rozwój – Inwestowanie w kursy i szkolenia online to częsty koszt w branży wirtualnych asystentek, które chcą poszerzać swoje kompetencje.

Chcesz założyć działalność jako wirtualna asystentka – skontaktuj się z nami!

Nie wiesz, jak założyć działalność gospodarczą? Nie wiesz, od czego zacząć i jakie powinny być Twoje kolejne kroki jako przedsiębiorca? Zostaw nam wiadomość przez formularz kontaktowy. Nasza konsultantka oddzwoni do 24h, aby dowiedzieć się więcej o Twojej działalności i obecnych potrzebach. Krótka rozmowa telefoniczna zajmie około 15 minut. Zapytamy o twoją branżę, liczbę dokumentów oraz kiedy planujesz założyć działalność. Podczas rozmowy ustalimy, czy możemy Ci pomóc oraz omówimy, jak będą wyglądały kolejne kroki.