Rozpoczęcie działalności gospodarczej jako wirtualna asystentka to ważny krok na drodze do niezależności zawodowej i rozwinięcia własnej firmy. Chociaż prowadzenie działalności w tej branży może wydawać się proste, warto zapoznać się z wymogami formalnymi oraz przepisami prawnymi, które mają wpływ na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. W poniższym artykule przedstawiam kluczowe aspekty zakładania działalności gospodarczej, wyboru formy opodatkowania, obowiązków związanych z VAT oraz innych istotnych kwestii księgowych.
Spis treści
Praca wirtualnej asystentki polega na zdalnym wsparciu przedsiębiorców, freelancerów oraz firm w różnorodnych zadaniach administracyjnych, organizacyjnych i marketingowych. Wirtualna asystentka może zajmować się m.in. zarządzaniem kalendarzem, obsługą korespondencji e-mailowej, przygotowywaniem raportów, organizacją spotkań, czy prowadzeniem profili w mediach społecznościowych. Usługi te są świadczone zdalnie, dzięki czemu asystentka nie musi być fizycznie obecna w biurze klienta, co pozwala na elastyczne godziny pracy oraz obsługę klientów z różnych lokalizacji. Zakres obowiązków zależy od potrzeb konkretnej firmy i może być dostosowany indywidualnie.
Zakładanie działalności gospodarczej nie jest obowiązkowe, ale w wielu przypadkach może być bardzo korzystne. Jeśli planujesz współpracować z wieloma klientami lub działać na pełny etat, prowadzenie własnej firmy daje Ci większą elastyczność, kontrolę nad finansami oraz możliwość skorzystania z ulg podatkowych i odliczeń. Alternatywą są umowy cywilnoprawne (umowa zlecenie, umowa o dzieło) lub praca przez platformy freelance’owe, takie jak Upwork czy Fiverr. Platformy te zajmują się formalnościami, ale pobierają prowizje od Twojego wynagrodzenia.
Jeśli jednak planujesz długoterminową karierę jako wirtualna asystentka, założenie działalności gospodarczej i budowanie własnej marki mogą być kluczowe. Dla wielu klientów współpraca z osobą, która prowadzi własną firmę i wystawia faktury, może być po prostu wygodniejsza niż współpraca na podstawie umowy o dzieło. Dodatkowo, prowadzenie firmy pozwala również na rozwój, budowanie reputacji i rozwijanie sieci kontaktów biznesowych.
Zakładanie działalności gospodarczej w Polsce jest stosunkowo proste i można to zrobić online za pomocą Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
Aby założyć JDG jako wirtualna asystentka, najwygodniej będzie wypełnić wniosek elektronicznie na stronie CEIDG.gov.pl. Należy podać podstawowe dane, takie jak imię, nazwisko, adres oraz zakres działalności. Warto przygotować sobie wcześniej następujące informacje:
Przeczytaj więcej tutaj: https://solidnaksiegowa.com/jak-zalozyc-jednoosobowa-dzialalnosc-gospodarcza/.
Wirtualne asystentki wykonują szeroki zakres zadań, dlatego odpowiedni numer PKD zależy od konkretnych usług, jakie oferujesz. Poniżej przedstawiam najczęściej wybierane kategorie, które odpowiadają różnym aspektom pracy wirtualnej asystentki:
Jeśli oferujesz bardziej specjalistyczne usługi, takie jak zarządzanie stronami internetowymi, doradztwo IT lub PR, możesz rozważyć dodanie również innych numerów PKD, przykładowo:
Wybór odpowiednich numerów PKD zależy od pełnego zakresu oferowanych usług. Możesz dodać kilka numerów PKD, aby pokryć różne aspekty swojej działalności, co pozwoli na większą elastyczność i lepsze dopasowanie do potrzeb klientów.
Wybór formy opodatkowania to istotna decyzja, która wpływa na wysokość płaconych podatków. Jako wirtualna asystentka masz do wyboru kilka opcji:
Przeczytaj więcej o formach opodatkowania dla JDG tutaj: Jednoosobowa działalność gospodarcza – co musisz wiedzieć przed założeniem.
Po zarejestrowaniu działalności gospodarczej w systemie CEIDG, masz siedem dni na zgłoszenie się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w celu ustalenia swojej roli jako płatnik składek. Możesz dokonać tego osobiście w oddziale ZUS lub korzystając z platformy online biznes.gov.pl (polecam tę drugą opcję)
W zależności od tego, jakie ulgi planujesz wykorzystać, będziesz musiała wybrać odpowiedni formularz:
Więcej szczegółów dotyczących rejestracji w ZUS dla nowych przedsiębiorców znajdziesz tutaj: https://solidnaksiegowa.com/zus-dla-nowych-firm-z-jakich-ulg-mozesz-skorzystac/.
Jako wirtualna asystentka masz możliwość skorzystania ze zwolnienia z VAT na podstawie wysokości obrotów. W 2024 roku limit ten wynosi 200 000 zł rocznego obrotu. Jeżeli Twoje przychody z działalności nie przekroczą tego progu, nie musisz rejestrować się jako czynny podatnik VAT.
Jednak rejestracja jako podatnik VAT może być korzystna w przypadku obsługi klientów biznesowych, zwłaszcza z innych krajów UE, którzy oczekują wystawienia faktur VAT i pozwala na odliczenie VAT od firmowych kosztów. Jeżeli decydujesz się na zostanie płatnikiem VAT, musisz wypełnić formularz VAT-R, co możesz również zrobić przez platformę biznes.gov.pl.
Rejestracja VAT-UE jest konieczna przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Jeśli świadczysz usługi lub sprzedajesz towary na rzecz firm z innych krajów Unii Europejskiej, musisz zarejestrować się jako podatnik VAT-UE. VAT-UE to specjalny numer identyfikacyjny, który pozwala na prowadzenie transakcji wewnątrzwspólnotowych zgodnie z zasadą odwrotnego obciążenia – oznacza to, że to nabywca (firma z innego kraju UE) jest odpowiedzialny za naliczenie VAT w swoim kraju.
Wirtualne asystentki, które świadczą usługi na rzecz firm, nie muszą posiadać kasy fiskalnej, ponieważ ich klienci zazwyczaj nie są konsumentami indywidualnymi. Jeśli świadczysz usługi wyłącznie dla firm (B2B), kasa fiskalna nie jest wymagana. Jeśli jednak świadczysz swoje usługi na rzecz konsumentów (osób prywatnych nie prowadzących działalności gospodarczej np. składasz zamówienia na zakupy spożywcze i pilnujesz terminów wizyt lekarskich dzieci swojej klientki) to temat kasy fiskalnej będzie Ciebie dotyczył. Możesz wtedy skorzystać z dwóch rozwiązań:
Prowadzenie działalności gospodarczej jako wirtualna asystentka wiąże się z różnymi kosztami, które należy uwzględnić w budżecie. Oto najczęściej występujące koszty.
Nie wiesz, jak założyć działalność gospodarczą? Nie wiesz, od czego zacząć i jakie powinny być Twoje kolejne kroki jako przedsiębiorca? Zostaw nam wiadomość przez formularz kontaktowy. Nasza konsultantka oddzwoni do 24h, aby dowiedzieć się więcej o Twojej działalności i obecnych potrzebach. Krótka rozmowa telefoniczna zajmie około 15 minut. Zapytamy o twoją branżę, liczbę dokumentów oraz kiedy planujesz założyć działalność. Podczas rozmowy ustalimy, czy możemy Ci pomóc oraz omówimy, jak będą wyglądały kolejne kroki.