Blog

3 stycznia 2025

Podpisywanie dokumentów profilem zaufanym – jak to zrobić krok po kroku?

W dobie cyfryzacji coraz więcej spraw można załatwić bez wychodzenia z domu, a jednym z kluczowych narzędzi w tym procesie jest profil zaufany (PZ). To darmowe rozwiązanie umożliwia podpisywanie dokumentów elektronicznie, dzięki czemu kontakt z urzędami czy instytucjami staje się prostszy i szybszy. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak działa profil zaufany i jak go wykorzystać do podpisywania dokumentów, ten artykuł jest dla Ciebie.

Co to jest profil zaufany?

Profil zaufany to narzędzie umożliwiające potwierdzenie tożsamości w usługach publicznych online oraz składanie podpisu zaufanego na dokumentach. Jest równoważny z podpisem odręcznym w sprawach urzędowych, dzięki czemu zyskujesz możliwość realizacji wielu formalności przez internet.

Główne zalety profilu zaufanego:

  • Jest całkowicie darmowy.
  • Umożliwia załatwianie spraw w takich serwisach jak ePUAP, PUE ZUS czy CEIDG.
  • Działa na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu.

Jak założyć profil zaufany?

Zanim zaczniesz podpisywać dokumenty, musisz założyć swój profil zaufany. Masz na to dwie główne opcje:

  • Przez bankowość elektroniczną: Jeśli korzystasz z banku, który współpracuje z usługą profilu zaufanego (np. PKO BP, mBank, ING, Santander), możesz założyć go bezpośrednio przez bankowość internetową w ciągu kilku minut.
  • W punkcie potwierdzającym: Jeśli nie masz dostępu do bankowości internetowej, możesz założyć profil online, a następnie potwierdzić swoją tożsamość w urzędzie lub innym punkcie obsługi (np. w ZUS, NFZ, Urzędzie Skarbowym).

Jak podpisać dokument profilem zaufanym?

Podpisywanie dokumentów profilem zaufanym jest proste i intuicyjne. Oto instrukcja krok po kroku:

Krok 1: Zaloguj się na platformę ePUAP lub inny portal obsługujący profil zaufany

Wejdź na stronę www.epuap.gov.pl lub skorzystaj z innego systemu, w którym chcesz podpisać dokument (np. PUE ZUS). Zaloguj się, używając swojego profilu zaufanego (np. przez bankowość internetową lub login i hasło).

Krok 2: Wybierz usługę podpisywania dokumentu

Po zalogowaniu na platformę ePUAP:

  • Wejdź w zakładkę „Podpisz dokument” lub przejdź do panelu podpisywania dokumentów w systemie, z którego korzystasz.
  • Załaduj dokument, który chcesz podpisać (może to być np. PDF, plik tekstowy).

Krok 3: Złóż podpis

  • Po wybraniu dokumentu system poprosi Cię o potwierdzenie operacji.
  • Zostaniesz przekierowany na stronę, gdzie trzeba podać kod autoryzacyjny – zostanie on wysłany na Twój telefon lub e-mail.
  • Po wpisaniu kodu dokument zostanie podpisany elektronicznie.

Krok 4: Pobierz podpisany dokument

Gdy proces zostanie zakończony, możesz pobrać dokument opatrzony podpisem zaufanym. Podpis elektroniczny zostanie w nim zapisany jako metadane, dzięki czemu urzędy będą mogły zweryfikować jego autentyczność.

W jakich sytuacjach można użyć podpisu zaufanego?

Podpis zaufany przydaje się w wielu sytuacjach, m.in.:

  • Składanie wniosków do urzędów (np. wniosek o 800+, założenie działalności w CEIDG).
  • Kontakt z ZUS (np. wysyłanie deklaracji, wniosków o zasiłki).
  • Załatwianie spraw w sądach administracyjnych.
  • Podpisywanie dokumentów w sprawach rejestracji pojazdów, meldunku czy zmian danych osobowych.

Czy podpis zaufany jest bezpieczny?

Tak, profil zaufany oraz podpis zaufany są bezpieczne, ponieważ używają zaawansowanych metod szyfrowania i weryfikacji tożsamości. Każda operacja wymaga potwierdzenia kodem autoryzacyjnym, co minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego użycia.

Ograniczenia podpisu zaufanego

Choć podpis zaufany ma wiele zalet, warto pamiętać, że:

  • Działa tylko w kontaktach z administracją publiczną – nie jest równoważny z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który można wykorzystać w relacjach biznesowych.
  • Ważność profilu zaufanego wynosi 3 lata, ale można go bezpłatnie przedłużyć.

Podsumowanie – dlaczego warto korzystać z podpisu zaufanego?

Podpis zaufany to wygodne, szybkie i darmowe rozwiązanie, które oszczędza czas i pozwala na załatwienie wielu formalności bez konieczności wychodzenia z domu. Dzięki niemu możesz łatwo składać wnioski, podpisywać dokumenty i prowadzić korespondencję z urzędami. Jeśli jeszcze nie korzystasz z profilu zaufanego, warto założyć go już dziś – to niezbędne narzędzie dla każdego przedsiębiorcy i obywatela w cyfrowym świecie.

Pobierz bezpłatne zestawienie:

16 najgorszych błędów przy zakładaniu JDG

i dowiedz się, jak ich uniknąć!

Sprawdź, jak różnice w podatkach, składkach ZUS i kosztach księgowości wpływają na start Twojej działalności.

Zero spamu
– tylko konkretna wiedza i wskazówki, które pomogą Ci na start działalności!

Pobierz bezpłatną ulotkę:

16 rzeczy, które warto przemyśleć przed założeniem działalności

..abyś mógł dobrze przygotować się na start swojej firmy.

Sprawdź, jak dobrze przygotować się do startu swojej firmy, by uniknąć niespodzianek i kosztownych błędów!

Zero spamu
– tylko konkretna wiedza i wskazówki, które pomogą Ci na start działalności!

Najpopularniejsze Artykuły

  • Jakie są koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej?

    Czytaj
  • Składki ZUS na ryczałcie w 2025 roku – ile zapłacisz?

    Czytaj
  • Mały ZUS Plus 2025 – wszystko, co musisz wiedzieć

    Czytaj

Czytaj więcej

  • 9 kwietnia 2025
    Samozatrudniony, B2B

    Umowa B2B – na czym polega i na co zwrócić uwagę?

    Coraz więcej specjalistów, zarówno z branży IT, jak i inżynierii, marketingu czy finansów, rezygnuje z etatu na rzecz prowadzenia własnej...

    Czytaj
  • 8 kwietnia 2025
    Samozatrudniony, B2B

    B2B a ulga na start – jak działa i kto może z niej skorzystać?

    Przejście na współpracę w modelu B2B oznacza konieczność założenia działalności – najczęściej jednoosobowej działalności gospodarczej....

    Czytaj
  • 7 kwietnia 2025
    Samozatrudniony, B2B

    Przejście z umowy zlecenie na B2B u tego samego pracodawcy

    Przejście z umowy zlecenie na współpracę w modelu B2B (business-to-business) staje się coraz popularniejszym rozwiązaniem w Polsce. Dla...

    Czytaj
  • 4 kwietnia 2025
    Samozatrudniony, B2B

    Stawka ryczałtu dla usług w modelu B2B – jak działa i jakie są zasady?

    Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to uproszczona forma opodatkowania działalności gospodarczej, w której podatek płacony jest od przychodu –...

    Czytaj
  • 3 kwietnia 2025
    Samozatrudniony, B2B

    Jak negocjować wynagrodzenie na B2B?

    Negocjowanie wynagrodzenia w modelu B2B (business-to-business) różni się od rozmów o pensji na umowie o pracę. Jako przedsiębiorca, musisz...

    Czytaj
  • 2 kwietnia 2025
    Samozatrudniony, B2B

    Współpraca B2B  – co model B2B oznacza w praktyce? 

    Model B2B (business-to-business) to forma współpracy pomiędzy firmami, w której jedna strona dostarcza drugiej produkty lub usługi w ramach umowy...

    Czytaj
  • 1 kwietnia 2025
    Samozatrudniony, B2B

    Odpowiedzialność na umowie B2B a umowie o pracę – co warto wiedzieć?

    Jeśli zastanawiasz się nad różnicami w odpowiedzialności między umową o pracę a prowadzeniem działalności gospodarczej, ten artykuł...

    Czytaj
  • 21 marca 2025
    Samozatrudniony, B2B

    L4 na działalności gospodarczej (JDG): wszystko, co musisz wiedzieć o zasiłku chorobowym

    Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z wieloma wyzwaniami, w tym także z koniecznością zabezpieczenia się na wypadek...

    Czytaj
  • 25 lutego 2025
    Samozatrudniony, B2B

    Wykup samochodu z leasingu na cele prywatne – czy to możliwe?

    Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i korzystasz z leasingu operacyjnego, to w momencie końca umowy leasingowej masz...

    Czytaj
  • 21 lutego 2025
    Samozatrudniony, B2B

    Działalność gospodarcza w mieszkaniu – czy musisz zgłosić ją do urzędu?

    Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza freelancerów i właścicieli małych firm, prowadzi swoją działalność we własnym mieszkaniu. Często pojawia się...

    Czytaj