Wynajem gabinetu terapeutycznego to dla wielu psychologów podstawowy koszt prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Zarówno wynajmowanie całego lokalu, jak i współdzielenie pokoju z innym specjalistą może zostać rozliczone jako koszt uzyskania przychodu.
W artykule omawiam, jak prawidłowo ująć takie wydatki w księgowości, jak udokumentować współużytkowanie lokalu oraz jakie obowiązki podatkowe mogą się z tym wiązać.
Tak. Wynajem lokalu, w którym psycholog prowadzi sesje terapeutyczne, może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej. Dotyczy to zarówno sytuacji, w której przedsiębiorca wynajmuje cały lokal, jak i przypadków, gdy korzysta z jego części lub dzieli przestrzeń z innym specjalistą.
Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć w szczególności:
Warunkiem zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych jest jego związek z prowadzoną działalnością oraz odpowiednie udokumentowanie poniesionego kosztu – np. fakturą, umową najmu, potwierdzeniem przelewu.
W praktyce często zdarza się, że psychologowie dzielą jeden gabinet, korzystając z niego naprzemiennie, np. w różnych dniach tygodnia lub godzinach. W takim przypadku każdy ze specjalistów może rozliczyć jedynie tę część kosztów, która odpowiada jego rzeczywistemu udziałowi w użytkowaniu lokalu.
Przykład:
Andrzej wynajmuje gabinet wspólnie z innym terapeutą. Czynsz i media wynoszą łącznie 2400 zł miesięcznie. Każdy z nich korzysta z gabinetu przez połowę tygodnia. W takiej sytuacji do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć 1200 zł miesięcznie, czyli 50% wszystkich kosztów.
Warto sporządzić prostą umowę współdzielenia lokalu, w której określone zostaną zasady korzystania z przestrzeni, udział w kosztach oraz sposób ich rozliczania. Taka umowa nie musi mieć formy aktu notarialnego – wystarczy dokument podpisany przez obie strony.
Jeżeli lokal, z którego korzysta psycholog, obejmuje również części wspólne, takie jak:
to koszty ich utrzymania również mogą zostać uwzględnione w rozliczeniu podatkowym. W takim przypadku koszty części wspólnych należy rozliczać proporcjonalnie do udziału w całej powierzchni użytkowanej przez przedsiębiorcę.
Przykład:
Powierzchnia gabinetu wynosi 15 m², a części wspólne to dodatkowe 20 m². Całkowita powierzchnia lokalu to 35 m². Andrzej korzysta z połowy czasu użytkowania gabinetu. W takim przypadku może rozliczyć:
Ważne, aby sposób wyliczenia udziału był racjonalny i możliwy do udokumentowania w razie ewentualnej kontroli urzędu skarbowego.
To, czy trzeba zgłaszać wynajem gabinetu, zależy od tego, czy adres tego lokalu jest już wpisany w CEIDG jako miejsce wykonywania działalności. Jeśli gabinet znajduje się w Twoim wpisie, nie musisz podejmować żadnych dodatkowych działań – nawet wtedy, gdy dzielisz przestrzeń z innym psychologiem.
Sytuacja wygląda inaczej, gdy gabinet nie został wcześniej wskazany w rejestrze. W takim przypadku trzeba zaktualizować wpis w CEIDG, podając faktyczny adres, w którym przyjmujesz pacjentów. To prosta i bezpłatna procedura, którą możesz załatwić online.
Warto też pamiętać, że jeśli wynajmujesz lokal od osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej (na przykład właściciel rozlicza się ryczałtem od najmu prywatnego), nie musisz zgłaszać umowy do urzędu skarbowego.
Jeśli psycholog prowadzi działalność w wynajmowanym lokalu, nie ma obowiązku opłacania podatku od nieruchomości. Obowiązek ten ciąży na właścicielu lokalu, który uwzględnia tę opłatę w czynszu lub refakturuje ją najemcy.
Psycholog uwzględnia opłacony czynsz oraz inne poniesione koszty (media, eksploatacja) w księgowości jako wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.
W sytuacji, gdy lokal, w którym prowadzona jest praktyka, należy do psychologa (lub współwłaściciela), należy zgłosić zmianę sposobu użytkowania lokalu do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Wówczas gmina naliczy podatek od nieruchomości według stawek właściwych dla lokali użytkowych, które są wyższe niż stawki mieszkaniowe.
Niepoinformowanie gminy o zmianie przeznaczenia lokalu może skutkować obowiązkiem zapłaty zaległego podatku oraz odsetek.
Aby rozliczenie kosztów wynajmu gabinetu było prawidłowe, należy zadbać o odpowiednią dokumentację. Do najważniejszych dokumentów zaliczają się:
Każdy koszt powinien być poniesiony w celu uzyskania przychodu, odpowiednio udokumentowany i przypisany do prowadzonej działalności gospodarczej.
Psycholog prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może w pełni legalnie rozliczać koszty wynajmu gabinetu terapeutycznego. Dotyczy to zarówno całego lokalu, jak i jego części, a także współdzielonych powierzchni i kosztów mediów. W przypadku współużytkowania z innym psychologiem istotne jest właściwe ustalenie udziałów i ich udokumentowanie. Kluczowe znaczenie ma też prawidłowe zgłoszenie adresu działalności w CEIDG oraz świadomość obowiązków podatkowych związanych z posiadaniem lub wynajmem lokalu.
Prowadzisz działalność jako psycholog i masz wątpliwości, jak rozliczyć wynajem gabinetu lub inne koszty firmowe? Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – pomożemy Ci uporządkować dokumentację, doradzimy najlepsze rozwiązania i zadbamy o zgodność Twoich rozliczeń z obowiązującymi przepisami.
Pobierz bezpłatne zestawienie:
i dowiedz się, jak ich uniknąć!
