Jakie są koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej?
CzytajBlog
Refaktura to pojęcie, z którym spotyka się wielu przedsiębiorców, szczególnie przy rozliczaniu kosztów mediów, usług telekomunikacyjnych, transportu czy wydatków ponoszonych na rzecz kontrahentów. Mimo że termin ten od lat funkcjonuje w języku biznesowym i księgowym, nadal budzi wiele pytań. Wątpliwości dotyczą przede wszystkim zasad wystawiania refaktur, rozliczania VAT oraz prawidłowego dokumentowania takich transakcji.
Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i zdarza Ci się przenosić koszty zakupionych usług na klienta, najemcę lub inny podmiot, warto wiedzieć, kiedy można zastosować refakturowanie i jakie obowiązki podatkowe się z tym wiążą.
Refaktura, nazywana również fakturą przerzutową, służy do odsprzedaży usługi lub towaru zakupionego wcześniej od innego podmiotu. Przedsiębiorca nabywa określone świadczenie we własnym imieniu, a następnie przenosi jego koszt na podmiot, który faktycznie z niego korzystał.
Przykładowo właściciel lokalu użytkowego otrzymuje fakturę za energię elektryczną lub internet. Jeżeli zgodnie z umową koszty mediów powinien ponosić najemca, właściciel może obciążyć go tym wydatkiem poprzez wystawienie refaktury.
Refakturowanie nie oznacza więc świadczenia nowej usługi. Jest to odsprzedaż usługi lub towaru nabytego wcześniej od innego dostawcy.
Mimo że określenie refaktura jest powszechnie używane, przepisy nie przewidują odrębnego rodzaju dokumentu o takiej nazwie.
Refaktura jest zwykłą fakturą VAT wystawioną przez przedsiębiorcę, który odsprzedaje wcześniej zakupioną usługę lub towar. Musi zawierać takie same elementy jak każda inna faktura sprzedaży, w tym dane stron transakcji, nazwę usługi, cenę, stawkę VAT oraz kwotę podatku.
Dla własnych potrzeb można umieścić na dokumencie informację, że dotyczy on refakturowania określonych kosztów, jednak nie jest to obowiązkowe.
Choć ustawa o VAT nie zawiera definicji refaktury, możliwość jej stosowania wynika z przepisów dotyczących świadczenia usług.
Jeżeli podatnik działa we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, przyjmuje się, że sam otrzymał usługę, a następnie ją odsprzedał. Oznacza to, że dla celów VAT podmiot wystawiający refakturę jest traktowany jak usługodawca.
Z perspektywy podatkowej dochodzi więc do dwóch odrębnych zdarzeń:
Właśnie dlatego wystawienie refaktury powoduje konieczność wykazania podatku należnego.
Sprawdź ofertę: Księgowość dla JDG.
Refakturowanie występuje w wielu branżach i modelach współpracy. Najczęściej pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca nabywa określoną usługę lub towar we własnym imieniu, ale od początku wiadomo, że ich koszt powinien zostać przeniesiony na inny podmiot.
Jednym z najczęściej spotykanych przypadków jest wynajem nieruchomości. Wynajmujący otrzymuje faktury za energię elektryczną, gaz, wodę, internet czy usługi telefoniczne, choć rzeczywistym odbiorcą tych świadczeń jest najemca.
Jeżeli umowa przewiduje odrębne rozliczanie mediów, właściciel lokalu może przenieść poniesione wydatki na najemcę poprzez wystawienie refaktury. Dzięki temu koszty trafiają do osoby, która faktycznie korzystała z danych usług.
Refakturowanie jest również powszechne w branży budowlanej. Generalny wykonawca może korzystać z usług podwykonawców, wynajmować specjalistyczny sprzęt lub zamawiać dodatkowe prace niezbędne do realizacji inwestycji.
Jeżeli zgodnie z zawartą umową wydatki te mają obciążać inwestora, mogą zostać na niego przeniesione. W takich sytuacjach refaktura pozwala prawidłowo dokumentować odsprzedaż poniesionych kosztów.
Refaktury często pojawiają się także przy rozliczaniu kosztów transportu. Przedsiębiorca może zlecić przewóz towaru zewnętrznemu przewoźnikowi, a następnie obciążyć tym kosztem klienta, dla którego transport został wykonany.
Podobnie wygląda sytuacja w przypadku usług telekomunikacyjnych. Dotyczy to między innymi kosztów internetu, telefonii czy innych usług komunikacyjnych wykorzystywanych przez kilka podmiotów. Refakturowanie pozwala wtedy przypisać wydatek do faktycznego użytkownika usługi.
Z refakturami można spotkać się również przy organizacji wydarzeń biznesowych. Organizator ponosi wydatki związane z wynajmem sal, noclegami, transportem lub obsługą techniczną, a następnie przenosi część kosztów na uczestników albo zleceniodawcę.
Takie rozwiązanie jest często stosowane przy konferencjach, targach, szkoleniach oraz innych projektach realizowanych na rzecz klienta.
Jednym z najczęściej pojawiających się pytań jest kwestia właściwej stawki VAT.
Przy refakturowaniu najczęściej stosuje się taką samą stawkę podatku, jaka została zastosowana na fakturze pierwotnej. Jeżeli przedsiębiorca otrzymał fakturę ze stawką 23%, odsprzedaż zwykle również będzie objęta stawką 23%. Analogicznie wygląda sytuacja przy stawkach 8% czy 5%.
Nie oznacza to jednak, że zawsze można automatycznie przepisać stawkę z dokumentu zakupowego. W przypadku bardziej złożonych transakcji należy przeanalizować charakter odsprzedawanej usługi oraz przepisy regulujące jej opodatkowanie.
Szczególną uwagę warto zwrócić na usługi korzystające ze zwolnienia z VAT lub objęte szczególnymi zasadami rozliczeń.
Refaktura nie jest odrębnym rodzajem dokumentu ani w przepisach VAT, ani w Krajowym Systemie e-Faktur. Oznacza to, że podczas wystawiania dokumentu nie należy szukać specjalnej opcji oznaczonej jako refaktura. Taka sprzedaż jest dokumentowana standardową fakturą VAT zgodną ze strukturą FA(3).
W praktyce przedsiębiorca wystawia refakturę dokładnie w taki sam sposób jak każdą inną fakturę sprzedaży. Dokument trafia do KSeF jako zwykła faktura ustrukturyzowana, a zarówno wystawca, jak i odbiorca widzą ją w systemie jako standardową fakturę VAT.
Dla łatwiejszej identyfikacji transakcji można wskazać w nazwie usługi lub opisie pozycji, czego dotyczy odsprzedaż. Często stosowane są określenia takie jak:
Takie oznaczenie ma charakter informacyjny i nie wpływa na sposób przesłania dokumentu do KSeF.
Podobnie jak każda inna faktura VAT, refaktura powinna zawierać wszystkie wymagane elementy, w szczególności:
Refakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dokonano dostawy towaru. Najczęściej stosowana jest taka sama stawka VAT, jaka została zastosowana na fakturze pierwotnej dokumentującej zakup odsprzedawanej usługi lub towaru.
Wielu przedsiębiorców uważa, że refakturowanie oznacza wyłącznie przeniesienie kosztów w identycznej wysokości, w jakiej zostały poniesione. Takie podejście nie zawsze jest prawidłowe.
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorca doliczył własną marżę.
Przykładowo:
W obu przypadkach nadal mamy do czynienia z odsprzedażą usługi.
Moment rozliczenia VAT budzi wiele wątpliwości, szczególnie gdy między otrzymaniem faktury zakupowej a wystawieniem refaktury upływa pewien czas.
Ponieważ podmiot refakturujący jest traktowany jak usługodawca, obowiązek podatkowy należy ustalać według zasad właściwych dla odsprzedawanego świadczenia.
W wielu przypadkach obowiązek podatkowy powstaje w momencie wykonania usługi przez pierwotnego usługodawcę. Jeżeli dla danego rodzaju usług przewidziano szczególne zasady rozliczeń, należy stosować właśnie te regulacje.
Dlatego przy bardziej skomplikowanych transakcjach warto każdorazowo przeanalizować przepisy dotyczące konkretnego rodzaju usług.
Sprawdź ofertę: Księgowość dla JDG.
Przedsiębiorcy popełniają kilka powtarzających się błędów związanych z odsprzedażą kosztów.
Jednym z nich jest zastosowanie niewłaściwej stawki VAT. Część podatników automatycznie przyjmuje stawkę 23%, nie analizując charakteru odsprzedawanego świadczenia.
Często spotykanym problemem jest także dokumentowanie transakcji notą księgową zamiast fakturą VAT. Jeżeli dochodzi do odsprzedaży usługi lub towaru, zwykle konieczne będzie wystawienie faktury.
Niektóre błędy wynikają również z nieprawidłowego ustalenia momentu rozliczenia podatku należnego. Dotyczy to szczególnie usług rozliczanych okresowo lub objętych szczególnymi zasadami VAT.
Przedsiębiorcy mylą także refakturowanie ze zwykłym zwrotem kosztów. Nie każdy wydatek poniesiony na rzecz kontrahenta oznacza możliwość wystawienia refaktury. W wielu przypadkach konieczna jest analiza charakteru transakcji i dokumentów potwierdzających sposób działania stron.
Refaktura pozwala przenieść koszt usługi lub towaru na podmiot, który faktycznie korzystał z danego świadczenia. Mimo że nie stanowi odrębnego rodzaju faktury, jej wystawienie wywołuje takie same skutki podatkowe jak każda inna sprzedaż. Przedsiębiorca dokonujący refakturowania jest traktowany na potrzeby VAT jak podmiot świadczący usługę lub dokonujący dostawy towaru, dlatego musi prawidłowo ustalić stawkę podatku, moment powstania obowiązku podatkowego oraz podstawę opodatkowania.
Jeżeli masz wątpliwości, czy w konkretnej sytuacji należy wystawić refakturę, jak rozliczyć VAT lub jak prawidłowo udokumentować odsprzedaż kosztów, warto skonsultować się z biurem rachunkowym. Dzięki temu unikniesz błędów, które mogłyby prowadzić do korekt rozliczeń i niepotrzebnych sporów z urzędem skarbowym.
Pobierz bezpłatne zestawienie:
i dowiedz się, jak ich uniknąć!
