Autor artykułu

Maria Wajda

Redaktorka specjalizująca się w tematyce podatkowo-księgowej. Tworzy treści, które pomagają zrozumieć skomplikowane zagadnienia podatkowe w prosty i przystępny sposób. Jej celem jest dostarczanie praktycznych informacji, które ułatwiają przedsiębiorcom sprawne zarządzanie finansami i obowiązkami podatkowymi.

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, z pewnością wiesz, jak ważne jest regularne rozliczanie składek ZUS. W przypadku składki zdrowotnej przedsiębiorcy mają dodatkowy obowiązek – roczne rozliczenie składki zdrowotnej. W tym artykule wyjaśniam, jak przebiega ten proces, kogo dotyczy i jakie mogą być konsekwencje jego niedopełnienia.

Co to jest roczne rozliczenie składki zdrowotnej?

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej to obowiązek, który polega na porównaniu faktycznie zapłaconych składek zdrowotnych z kwotą, którą należało zapłacić w ciągu roku. Na podstawie dochodu lub przychodu przedsiębiorcy, w zależności od wybranej formy opodatkowania, ustalana jest kwota składki, która powinna być zapłacona. Jeśli zapłacono za mało, przedsiębiorca musi dopłacić różnicę. W przypadku nadpłaty możliwe jest jej odzyskanie lub zaliczenie na poczet przyszłych składek.

Rozliczenie to jest obowiązkowe dla osób, które opłacają składkę zdrowotną na zasadach wprowadzonych przez Polski Ład, czyli przedsiębiorców rozliczających się:

• na skali podatkowej (zasady ogólne),
• na podatku liniowym 19%,
• na ryczałcie ewidencjonowanym.

Do kiedy należy złożyć roczne rozliczenie składki zdrowotnej?

Najważniejszy termin to 20 maja 2025 r. – to właśnie do tego dnia musisz:

• złożyć deklarację rozliczeniową za kwiecień 2025 r., w której uwzględnisz roczne rozliczenie składki zdrowotnej,
• zapłacić składki bieżące za kwiecień,
• dopłacić ewentualną różnicę wynikającą z rocznego rozliczenia.

Uwaga: Jeśli masz nadpłatę w ZUS, możesz zawnioskować o jej zwrot – najpóźniej do 2 czerwca 2025 r. Warunkiem jest brak zaległości na Twoim koncie (widocznym w PUE). Po tym terminie, jeśli nie złożysz wniosku lub masz zaległości, nadpłata zostanie automatycznie rozliczona na poczet przyszłych składek.

Jak przeprowadzić roczne rozliczenie składki zdrowotnej?

Rozliczenie składki zdrowotnej może wydawać się skomplikowane, ale jeśli wiesz, co zrobić, proces jest dość prosty. Oto kroki, które musisz podjąć.

Wypełnij odpowiednią deklarację

W zależności od tego, czy rozliczasz tylko siebie, czy również innych pracowników, będziesz musiał wypełnić jedną z dwóch deklaracji:

• ZUS DRA – dla przedsiębiorców rozliczających tylko siebie,
• ZUS RCA – dla przedsiębiorców, którzy zatrudniają pracowników.

W obu deklaracjach znajduje się sekcja dotycząca rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.

Oblicz podstawę składki zdrowotnej

Podstawą składki zdrowotnej w zależności od formy opodatkowania będą:

• Skala podatkowa (zasady ogólne) – dochód roczny, czyli przychód uzyskany w 2024 r., pomniejszone o koszty uzyskania przychodów i zapłacone składki społeczne (jeśli nie zostały zaliczone wcześniej do kosztów),
• Podatek liniowy 19% – dochód roczny, czyli przychód uzyskany w 2024 r., pomniejszone o koszty uzyskania przychodów i zapłacone składki społeczne (jeśli nie zostały zaliczone wcześniej do kosztów),
• Ryczałt – przychód roczny pomniejszony o składki społeczne.

Uwaga: Jeśli działalność była zawieszona przez część roku i przedsiębiorca nie podlegał w tym czasie obowiązkowi zdrowotnemu, składka zdrowotna powinna być obliczona proporcjonalnie do liczby miesięcy aktywnej działalności.

Oblicz wysokość składki zdrowotnej

Po ustaleniu podstawy wymiaru składki zdrowotnej, należy obliczyć jej wysokość zgodnie z formą opodatkowania:

• Skala podatkowa – składka wynosi 9% dochodu rocznego.
• Podatek liniowy – składka wynosi 4,9% dochodu rocznego.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – składka ma formę ryczałtową i zależy od rocznego przychodu. W 2024 roku obowiązywały następujące progi i kwoty:
  • do 60 000 zł przychodu rocznego (I próg) – składka: 5033,57 zł rocznie
    (podstawa roczna: 60% przeciętnego wynagrodzenia – 55 928,52 zł),
  • od 60 000,01 zł do 300 000 zł (II próg) – składka: 8 389,28 zł rocznie
    (podstawa roczna: 100% przeciętnego wynagrodzenia – 93 214,20 zł),
  • powyżej 300 000 zł (III próg) składka: 15 100,70 zł rocznie
    (podstawa roczna: 180% przeciętnego wynagrodzenia – 167 785,56 zł).

Niezależnie od formy opodatkowania, obowiązuje również minimalna roczna składka zdrowotna – przedsiębiorca musi ją zapłacić, nawet jeśli firma poniosła stratę lub dochody były niskie.

Porównaj zapłacone składki z należnymi

Po zakończeniu roku należy porównać wyliczoną roczną składkę i porównać składkę należną (zadeklarowaną) za 2024 r.  W przypadku skali podatkowej i podatku liniowego obejmuje ona okres od 1 lutego 2024 r. do 31 stycznia 2025 r. i jest wyliczana na podstawie dochodów osiągniętych w 2024 roku. Dla ryczałtu składka jest rozliczana za cały 2024 rok.

Jeśli suma wpłaconych składek jest niższa niż należna, przedsiębiorca musi dopłacić różnicę do 20 maja 2025 r. W przypadku nadpłaty można złożyć wniosek o jej zwrot lub pozostawić ją do rozliczenia w kolejnych miesiącach – pod warunkiem, że nie występują zaległości na koncie w ZUS.

Kto musi złożyć roczne rozliczenie?

Obowiązek rozliczenia składki zdrowotnej dotyczy przedsiębiorców, którzy:

• prowadzą działalność gospodarczą,
• są objęci obowiązkiem opłacania składki zdrowotnej według zasad obowiązujących od 2022 roku,
• rozliczają się na jednej z form opodatkowania: skala podatkowa, podatek liniowy lub ryczałt ewidencjonowany.

Jeśli masz firmę, ale nie płacisz składki zdrowotnej (np. rozliczasz się na karcie podatkowej i nie podlegasz obowiązkowi zdrowotnemu), roczne rozliczenie Cię nie dotyczy. 

Podobnie, rozliczenie Cię nie dotyczy, jeśli działalność była zawieszona przez cały wymagany okres:

• przy skali podatkowej lub podatku liniowym – od 1 lutego 2024 r. do 31 stycznia 2025 r.,
• przy ryczałcie – przez cały 2024 rok.

Co się stanie, jeśli nie złożysz rocznego rozliczenia?

Brak rocznego rozliczenia składki zdrowotnej lub niedopłata może prowadzić do kilku nieprzyjemnych konsekwencji. Przede wszystkim, przedsiębiorca może zostać obciążony odsetkami za zaległości oraz zmuszony do zapłaty zaległych składek. Dodatkowo, ZUS może odmówić zwrotu nadpłaty, jeśli przedsiębiorca nie złożył odpowiedniego wniosku do 2 czerwca 2025 roku.

Podsumowanie

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2024 rok to obowiązek, którego nie można pominąć. Dotyczy większości przedsiębiorców – niezależnie od skali działalności czy formy opodatkowania.

Najważniejsze terminy:

• 20 maja 2025 r. – złożenie deklaracji i dopłata ewentualnej różnicy,
• 2 czerwca 2025 r. – złożenie wniosku o zwrot nadpłaty.

Jeśli Twoje przychody lub dochody były zmienne w ciągu roku, wyliczenie właściwej składki może być kłopotliwe. Błędne dane mogą z kolei skutkować koniecznością korekt lub sankcjami.

Rzetelne rozliczenie składki zdrowotnej pozwala uniknąć problemów i kar finansowych. Jeśli masz wątpliwości, jak prawidłowo przeprowadzić cały proces – skorzystaj z pomocy księgowej. Jako biuro rachunkowe pomagamy przedsiębiorcom rozliczyć składkę zdrowotną za cały rok – dokładnie, terminowo i bez stresu.

Chcesz mieć pewność, że wszystko zostało policzone poprawnie? Skontaktuj się z nami.