Prowadzisz firmę i współpracujesz z biurem rachunkowym? A może dopiero szukasz odpowiedniego księgowego? W obu przypadkach warto zadać sobie kilka ważnych pytań. Nawet jeśli współpraca przebiega bez zastrzeżeń, to warto upewnić się, że Twoje interesy są odpowiednio zabezpieczone, a biuro działa w sposób uczciwy, przejrzysty i zgodny z przepisami.
W tym artykule przedstawiam najważniejsze kwestie, które powinieneś sprawdzić – krok po kroku – w swojej umowie z biurem rachunkowym i w codziennej współpracy z księgowym.
Czy otrzymałeś umowę do podpisania? Choć może to wydawać się absurdalne, niektórzy przedsiębiorcy współpracują z biurem rachunkowym lub księgowym bez formalnej umowy. Po prostu kiedyś zawarli ustne porozumienie i od tamtej pory działają w ten nieuregulowany sposób.
Pamiętaj, że spisana umowa zabezpiecza Twoje interesy. Taka umowa jasno określa, jakimi formalnościami zajmie się biuro rachunkowe oraz kto ponosi odpowiedzialność za rozliczenia.
Na start współpracy, powinieneś otrzymać umowę na maila do wglądu, abyś mógł spokojnie się z nią zapoznać, a dopiero potem podpisać.
Wciąż zaskakuje mnie to, że przedsiębiorcy nie obawiają się zlecać innej osobie tak ważnej i delikatnej kwestii jak podatki – bez formalnej umowy.
Czy biuro rachunkowe poinformowało Cię o okresie wypowiedzenia? Upewnij się, że jest on zapisany w umowie oraz ile wynosi.
Standardowy okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc ze skutkiem na koniec miesiąca. Oznacza to, że jeżeli wypowiesz umowę np. 18 lipca 2025 r., to umowa będzie obowiązywała jeszcze do 31 sierpnia 2025 r.
W swoim biurze rachunkowym dodatkowo wprowadziłam gwarancję satysfakcji. Polega ona na tym, że jeżeli w trakcie pierwszego miesiąca współpracy klient nie będzie zadowolony z obsługi, to może z niej zrezygnować z dnia na dzień. Bez żadnych konsekwencji, a my rozliczymy ten miesiąc za 0,00 zł. Dopiero po tym okresie umowa staje się umową na czas nieokreślony z jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia.
Mimo że 1-miesięczny okres wypowiedzenia jest standardem, to nierzadko biura rachunkowe stosują w umowie aż 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Moim zdaniem trzy miesiące wypowiedzenia mogą być dość długim okresem. W takim przypadku okres wypowiedzenia może trwać prawie cztery miesiące – np. wypowiesz umowę 18 lipca 2025 r., to umowa będzie obowiązywała jeszcze do 31 października 2025 r.
Upewnij się, co zrobi Twoje biuro rachunkowe, jeśli będziesz musiał zawiesić lub zlikwidować działalność gospodarczą. Sprawdź, czy będziesz musiał pokryć koszty obsługi księgowej za miesiące, w których już nie korzystasz z usługi księgowej z powodu zawieszenia.
Upewnij się także, czy w przypadku likwidacji działalności będziesz zobowiązany do opłacania usług księgowych przez okres wypowiedzenia umowy. A wiemy już, że w niektórych biurach rachunkowych może to trwać nawet 3 miesiące!
Bezpieczne umowy z biurem rachunkowym zawierają klauzule wyłączające opłaty za obsługę księgową podczas zawieszenia działalności oraz automatycznie wygasają przy likwidacji firmy.
Jeśli chodzi o polisę ubezpieczeniową biura rachunkowego, to zaobserwowałam tutaj aż 3 problemy.
To może być dla ciebie zaskakujące, ale niektóre biura rachunkowe działają bez polisy, co wiąże się z dużym ryzykiem. Dlatego na etapie podpisywania umowy z biurem rachunkowym poproś o udostępnienie takiej polisy OC biura rachunkowego – do wglądu. Sprawdź również datę ważności polisy.
To kolejna pułapka w którą może wpaść nieświadomy przedsiębiorca. Upewnij się, że zakres ubezpieczenia obejmuje wszystkie istotne obszary, związane z Twoją działalnością. Takie jak:
Sprawdź także, czy polisa obejmuje ubezpieczenie ryzyka utraty dokumentów i wycieków danych osobowych zgodnie z RODO.
Dlaczego powinieneś sprawdzić zakres polisy ubezpieczeniowej? Ponieważ niektóre biura rachunkowe wykupują tylko ubezpieczenie podstawowe, dotyczące ksiąg rachunkowych. Takie ubezpieczenie nie chroni ciebie i twoich finansów, jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i płacisz ZUS. W razie ewentualnych błędów nie otrzymasz odszkodowania.
Wiemy już, że musisz sprawdzić, czy twoje biuro rachunkowe posiada polisę ubezpieczeniową oraz jaki jest jej zakres. Teraz przyszedł czas na sprawdzenie wysokości ubezpieczenia.
Jeśli “określone czynności doradztwa podatkowego” są ubezpieczone na 50 tys. zł, to jest to zbyt mało, jak na aktualne warunki rynkowe. W zależności od wielkości biura rachunkowego polisa powinna wynosić przynajmniej od 0,5 mln do 1 mln zł.
Czy księgowy prosił Cię o numer PESEL do wysyłania deklaracji do urzędu? Pamiętaj, że w takim przypadku odpowiedzialność za rozliczenia spoczywa na Tobie, a nie na księgowym.
Prawidłowym rozwiązaniem jest udzielenie swojemu księgowemu pełnomocnictw do urzędu skarbowego (UPL) i ZUS (PEL), aby mógł złożyć w Twoim imieniu odpowiednie deklaracje.
Czy księgowy odpowiednio zabezpiecza Twoje dokumenty? Upewnij się, że są one archiwizowane bezpiecznie, czy to w formie papierowej, czy elektronicznej. Przechowywanie dokumentów w wersji papierowej może być ryzykowne w przypadku pożaru lub włamania. Z kolei przechowywanie elektroniczne musi być odpowiednio zabezpieczone przed atakami cybernetycznymi.
Czy księgowy udostępnia Ci wszystkie rejestry VAT co miesiąc? Jeśli nie, dowiedz się, dlaczego. Może to być sygnał, że dokumentacja nie jest prowadzona rzetelnie lub księgowy obawia się, że jest ona niekompletna.
Czy księgowy przekazał Ci cennik usług dodatkowych? Już na początku współpracy powinieneś znać koszt zeznania rocznego PIT oraz innych dodatkowych usług. Nie wszystkie usługi są wliczone w cenę bieżącej obsługi księgowej, więc warto wiedzieć, ile zapłacisz za dodatkowe dokumenty czy usługi.
Uczciwa i rzetelna współpraca z biurem rachunkowym to nie tylko poprawnie wystawione faktury i deklaracje podatkowe. To przede wszystkim zabezpieczenie Twoich interesów – w umowie, w polisie OC, w zakresie odpowiedzialności oraz w przejrzystości działań.
Jeśli po przeczytaniu tego artykułu masz wątpliwości co do swojego biura rachunkowego – nie czekaj. Zostaw nam swoje dane kontaktowe przez formularz, a my pomożemy Ci sprawdzić, czy Twoje biuro rachunkowe działa uczciwie i rzetelnie.
Pobierz bezpłatne zestawienie:
i dowiedz się, jak ich uniknąć!
Sprawdź, jak różnice w podatkach, składkach ZUS i kosztach księgowości wpływają na start Twojej działalności.
Zero spamu
– tylko konkretna wiedza i wskazówki, które pomogą Ci na start działalności!
Pobierz bezpłatną ulotkę:
..abyś mógł dobrze przygotować się na start swojej firmy.
Sprawdź, jak dobrze przygotować się do startu swojej firmy, by uniknąć niespodzianek i kosztownych błędów!
Zero spamu
– tylko konkretna wiedza i wskazówki, które pomogą Ci na start działalności!
