Autor artykułu

Maria Wajda

Redaktorka specjalizująca się w tematyce podatkowo-księgowej. Tworzy treści, które pomagają zrozumieć skomplikowane zagadnienia podatkowe w prosty i przystępny sposób. Jej celem jest dostarczanie praktycznych informacji, które ułatwiają przedsiębiorcom sprawne zarządzanie finansami i obowiązkami podatkowymi.

Coraz więcej specjalistów, zarówno z branży IT, jak i inżynierii, marketingu czy finansów, rezygnuje z etatu na rzecz prowadzenia własnej działalności gospodarczej i współpracy w modelu B2B. Takie rozwiązanie pozwala na większą elastyczność, wyższe zarobki netto oraz możliwość samodzielnego decydowania o organizacji pracy. Zanim jednak zdecydujesz się na podpisanie umowy B2B, warto dobrze zrozumieć, na czym ona polega, jakie wiąże się z nią ryzyka oraz na co zwrócić uwagę przy jej zawieraniu.

Czym jest umowa B2B?

Umowa B2B (ang. business-to-business) to umowa cywilnoprawna zawierana między dwoma podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą. Najczęściej jedna ze stron to samozatrudniona osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), która świadczy usługi na rzecz innego przedsiębiorcy – zleceniodawcy.

Pod względem prawnym umowa B2B podlega przepisom Kodeksu cywilnego, co oznacza, że nie stosuje się do niej regulacji wynikających z Kodeksu pracy. Brak statusu pracownika wiąże się z większą samodzielnością, ale także z utratą wielu przywilejów pracowniczych – takich jak prawo do urlopu wypoczynkowego, określonej kodeksowo ochrony przed wypowiedzeniem, urlopu na żądanie, urlopu okolicznościowego itp.

Na czym polega umowa B2B?

Współpraca w ramach umowy B2B opiera się na partnerskiej relacji między dwoma niezależnymi podmiotami. Strony samodzielnie ustalają szczegóły współpracy, które mogą być bardzo elastyczne i dopasowane do konkretnego projektu czy branży.

W przeciwieństwie do umowy o pracę:

• Nie występuje podporządkowanie – samozatrudniona osoba nie podlega kierownictwu zleceniodawcy, sama organizuje swój czas pracy i miejsce jej wykonywania.
• Wynagrodzenie jest ustalane swobodnie – nie obowiązują przepisy o minimalnym wynagrodzeniu, co pozwala ustalić wyższe stawki za usługi.
• Strony mają swobodę w kształtowaniu zapisów umowy – mogą wprowadzić dodatkowe klauzule dotyczące np. poufności, odpowiedzialności, czasu reakcji czy zakazu konkurencji.

Przeczytaj więcej: Współpraca B2B  – co model B2B oznacza w praktyce?

Co powinna zawierać umowa B2B?

Dobrze sporządzona umowa B2B pozwala uniknąć nieporozumień i zabezpiecza interesy obu stron. Do najważniejszych elementów takiej umowy należą:

• Dane stron – Należy dokładnie wskazać pełne dane obu firm, adresy siedziby, numery NIP, REGON oraz dane osób uprawnionych do reprezentowania stron.

• Zakres współpracy – Umowa powinna zawierać szczegółowy opis usług, które będą świadczone. Im bardziej precyzyjny zakres obowiązków i oczekiwań, tym mniejsze ryzyko konfliktu w przyszłości.
• Wynagrodzenie i warunki płatności – Strony powinny ustalić stawki netto lub brutto (mogą to być stawki godzinowe, dzienne, lub miesięczne), termin płatności (np. 7 dni od wystawienia faktury) oraz sposób rozliczeń (np. na podstawie faktur wystawianych po zakończonym miesiącu pracy). Można też uwzględnić ewentualne kary umowne za opóźnienia w zapłacie. Zazwyczaj są to odsetki ustawowe.
• Okres obowiązywania umowy – Można zawrzeć umowę na czas określony (np. na czas trwania projektu) lub nieokreślony z możliwością wypowiedzenia.
• Mechanizm rozwiązania umowy – Niezbędne jest ustalenie zasad wypowiedzenia – np. okres wypowiedzenia (zazwyczaj od 1 do 3 miesięcy), sytuacje uprawniające do odstąpienia od umowy, konsekwencje niewykonania zobowiązań.
• Klauzule dodatkowe – Do najczęściej stosowanych należą klauzule dotyczące RODO, zachowania poufności, zakazu konkurencji oraz przeniesienia praw autorskich do wykonanych usług lub dzieł.

Koszty związane z umową B2B

Model B2B to nie tylko większa swoboda, ale również obowiązki finansowe. Osoba prowadząca JDG musi liczyć się z następującymi kosztami:

Składki ZUS
W 2025 roku pełne składki społeczne ZUS z dobrowolną składką chorobową wynoszą około 1774 zł miesięcznie. Poza składkami społecznymi zapłacisz również składki na ubezpieczenie zdrowotne, uzależnione od twojej formy opodatkowania:

• dla skali podatkowej 9% od dochodu
• dla podatku liniowego 4,9% od dochodu
• dla ryczałtu z przychodami do 60 000 zł rocznie składka zdrowotna: 461,66 zł, następnie dla przychodu do 300 000 zł rocznie składka 769,43 zł oraz powyżej 300 000 zł przychodu rocznie składka 1384,97 zł.

 Nowi przedsiębiorcy mogą jednak skorzystać z ulg:

• Ulga na start (6 miesięcy – tylko składka zdrowotna);
• Preferencyjny ZUS (kolejne 24 miesiące – składka zdrowotna oraz obniżone składki na ubezpieczenia społeczne).

Przeczytaj więcej: ZUS dla nowych firm.

Podatek dochodowy

Przedsiębiorca może wybrać jedną z trzech form opodatkowania:

• skalę podatkową (12% i 32%),
• podatek liniowy (19%),
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (stawki zależą od rodzaju usług – np. 8,5%, 12%, 15%).
  

Przeczytaj również: Jednoosobowa działalność gospodarcza – co musisz wiedzieć przed założeniem.

Koszty księgowości

Obsługa księgowa małej JDG kosztuje przeciętnie od 200 do 500 zł miesięcznie, w zależności od zakresu usług i formy opodatkowania.

Koszty uzyskania przychodu

Przedsiębiorca, o ile nie rozlicza się na ryczałcie, może odliczyć wydatki związane z działalnością, m.in. sprzęt komputerowy, oprogramowanie, usługi internetowe, leasing pojazdów, paliwo, telefon, szkolenia.

Dowiedz się więcej z osobnego artykułu: Jakie są koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej?

Na co zwrócić uwagę przy zawieraniu umowy B2B?

Zakres obowiązków – co konkretnie robisz i za co odpowiadasz

Umowa B2B powinna jasno określać, jakie usługi świadczysz. Unikaj ogólników typu „wsparcie administracyjne” czy „obsługa klientów”. Dobrze zdefiniowany zakres pozwoli Ci uniknąć sytuacji, w której zleceniodawca oczekuje zadań wykraczających poza Twoje kompetencje – np. jeśli zajmujesz się programowaniem, a zostajesz poproszony o dodatkową pomoc przy tworzeniu treści do mediów społecznościowych.

W umowie B2B nie powinien natomiast znaleźć się zapis dotyczący nazwy stanowiska pracy np. programista. Określenie stanowiska pracy sugeruje, że kontrakt w rzeczywistości może zostać uznany za umowę o pracę.

Model współpracy – czy przypomina etat?

Zastanów się: czy oczekują od Ciebie pracy w konkretnych godzinach, meldowania się na spotkaniach, przebywania w biurze? Jeśli tak – umowa może mieć cechy stosunku pracy. To ważne z punktu widzenia odpowiedzialności, kontroli ZUS czy… Twojego komfortu. Warto to zabezpieczyć odpowiednimi zapisami. 

Jeśli potrzebujesz pomocy prawnika specjalizującego się w kontraktach B2B, który dokładnie przeanalizuje Twoją umowę z kontrahentem, skontaktuj się z nami za pomocą formularza kontaktowego. Sprawdzimy, w jaki sposób możemy Ci pomóc.

Wynagrodzenie – stawka netto, VAT, forma rozliczeń 

• Czy kwota w umowie to netto czy brutto?
• Czy masz wystawiać fakturę z VAT?
• Jaki jest termin płatności (np. 7, 14, 30 dni)?
• Czy są kary umowne za opóźnienia z Twojej strony? A co, jeśli to zleceniodawca się spóźni?

Czas pracy i dyspozycyjność

Formalnie, jako firma, nie masz obowiązku pracować od 9:00 do 17:00. Ale jeśli klient narzuca godziny, warto to wpisać w umowę w sposób bezpieczny – np. jako „godziny dostępności”.

Dobrze jest też uzgodnić, czy i jak zgłaszasz urlop, czy możesz wziąć dzień wolny bez konsekwencji.

Wypowiedzenie i zakończenie współpracy

To punkt, który zawsze warto negocjować. Zwróć uwagę:

• jaki jest okres wypowiedzenia (np. 2 tygodnie, miesiąc),
• czy umowa może być rozwiązana bez podania przyczyny,
• czy klient ma obowiązek wypłacić należność za wykonane usługi,
• co dzieje się z Twoimi materiałami, kodem, projektami po rozwiązaniu umowy.
  

W B2B nie ma ochrony jak w Kodeksie pracy – nie dostajesz odprawy, nie ma „okresu ochronnego”. Dlatego warto mieć np. 1-miesięczny okres wypowiedzenia zamiast natychmiastowego zerwania.

Poufność i zakaz konkurencji

Sprawdź, czy i na jak długo obowiązuje Cię zakaz pracy dla konkurencji. Czy dotyczy tylko aktywnych klientów firmy, czy całej branży? Czy obowiązuje w trakcie trwania umowy, czy również po jej zakończeniu?

Zwróć też uwagę na karę umowną – często pojawia się zapis np. 10 000 zł za naruszenie zakazu konkurencji.

Prawa autorskie i własność intelektualna

Jeśli tworzysz kod, teksty, grafiki – ustal:

• kiedy następuje przeniesienie praw (np. po zapłacie),
• czy możesz je wykorzystać w portfolio,
• czy klient może je modyfikować i odsprzedawać.

Odpowiedzialność za błędy i szkody

W umowach B2B często pojawia się zapis o pełnej odpowiedzialności za szkody – nawet te nieumyślne. Przykład? Opóźnienie projektu przez Ciebie może oznaczać karę dla klienta, którą potem przerzuci na Ciebie.

Dobrym rozwiązaniem jest ograniczenie odpowiedzialności – np. do wysokości wynagrodzenia z ostatniego miesiąca lub do konkretnej kwoty.

Ubezpieczenie OC

W wielu branżach (IT, doradztwo, finanse) warto wykupić ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej zawodowej. Nie kosztuje dużo (czasem ok. 300–600 zł rocznie), a może uratować Cię przy dużych roszczeniach.

Forma umowy i aneksy

Poproś o umowę na piśmie – nie tylko mailowe ustalenia. Jeśli coś się zmienia, zróbcie aneks. Przykład: jeśli zaczynasz na niższej stawce z obietnicą podwyżki po 3 miesiącach – zadbaj, by ten zapis znalazł się w umowie lub harmonogramie.

Dodatkowe benefity 

Choć formalnie nie jesteś pracownikiem, coraz więcej firm proponuje dodatkowe świadczenia, które mają zbliżyć współpracę B2B do etatu. Zanim podpiszesz umowę, warto sprawdzić:

• Czy przysługuje Ci płatny urlop? Coraz częstsza praktyka to np. 26 dni rocznie płatnej nieobecności, rozliczanej na fakturze jako dni wolne bez obniżania wynagrodzenia miesięcznego.
• Czy otrzymasz sprzęt firmowy? W wielu branżach (IT, marketing, projektowanie) firmy udostępniają laptopy, telefony, a czasem nawet biurka zewnętrzne (coworking). Upewnij się: kto jest właścicielem sprzętu, kto odpowiada za ewentualne zniszczenia, czy sprzęt musi zostać zwrócony po zakończeniu współpracy.
• Dostęp do narzędzi i licencji – kto za to płaci?
  Jeśli w pracy korzystasz z płatnych programów (Adobe, Figma, Jira, pakiet Microsoft 365, narzędzia marketingowe itd.), ustal:
  • czy otrzymujesz dostęp w ramach współpracy,
  • czy musisz wykupić licencję sama/sam i doliczyć to do kosztów działalności.
    
• Inne benefity – np. prywatna opieka medyczna, karta sportowa, szkolenia
  Niektóre firmy oferują również dostęp do Luxmedu, Medicoveru, Multisporta czy budżet szkoleniowy. Choć formalnie nie muszą, często traktują B2B jak „etat z fakturą” – i to warto negocjować.

Ustal też, czy benefity są uzależnione od liczby przepracowanych dni, obecności w biurze lub np. długości współpracy.

Podsumowanie

Umowa B2B to elastyczna forma współpracy między przedsiębiorcami, która pozwala na większą swobodę w kształtowaniu warunków niż tradycyjne formy zatrudnienia. Jest szczególnie korzystna dla osób osiągających wysokie dochody i chcących zoptymalizować swoje koszty podatkowe. Jednak przed podpisaniem takiej umowy warto dokładnie przeanalizować jej zapisy oraz uwzględnić wszystkie koszty prowadzenia działalności gospodarczej, aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych i finansowych.

Skontaktuj się z nami jeżeli potrzebujesz bezpłatnej pomocy w założeniu działalności.

Wypełnij poniższy formularz, aby skorzystać z bezpłatnej 15 min. rozmowy.