Autor artykułu

Maria Wajda

Redaktorka specjalizująca się w tematyce podatkowo-księgowej. Tworzy treści, które pomagają zrozumieć skomplikowane zagadnienia podatkowe w prosty i przystępny sposób. Jej celem jest dostarczanie praktycznych informacji, które ułatwiają przedsiębiorcom sprawne zarządzanie finansami i obowiązkami podatkowymi.

Podatek VAT w działalności prawniczej to temat, który często rodzi pytania – zarówno wśród adwokatów i radców prawnych, jak i doradców podatkowych. W przeciwieństwie do wielu innych zawodów, prawnicy nie mogą skorzystać ze zwolnienia z VAT, nawet jeśli ich obroty są niskie. Prowadząc kancelarię – niezależnie od formy prawnej – musisz liczyć się z obowiązkiem rejestracji jako czynny podatnik VAT, stosowania właściwej stawki podatku oraz regularnego rozliczania się z urzędem skarbowym.

Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik, który pomoże Ci zrozumieć zasady rozliczania VAT w kancelarii prawnej.

Obowiązek rejestracji do VAT w kancelarii prawnej

Każda kancelaria prawna – niezależnie od tego, czy działa w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki cywilnej, jawnej czy partnerskiej – podlega obowiązkowi rejestracji do VAT. Wymóg ten wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług.

Zgodnie z art. 113 ust. 13 pkt 2 lit. a ustawy o VAT, usługi prawnicze i doradcze zostały wyłączone z możliwości korzystania ze zwolnienia podmiotowego. Oznacza to, że limit 200 000 zł rocznych obrotów, który dla innych przedsiębiorców może stanowić podstawę zwolnienia z VAT, w przypadku prawników nie ma zastosowania. Nawet jeśli dopiero zaczynasz działalność i masz niskie przychody, musisz być czynnym podatnikiem VAT.

Obowiązek rejestracji do VAT dotyczy między innymi adwokatów, radców prawnych, notariuszy, doradców podatkowych, a także kancelarii funkcjonujących w formie spółek osobowych i kapitałowych. Rejestracja najczęściej odbywa się poprzez złożenie formularza VAT-R we właściwym urzędzie skarbowym i powinna nastąpić jeszcze przed rozpoczęciem świadczenia usług.

Przeczytaj również: Czym jest i jak złożyć formularz VAT-R online?

Stawka VAT dla usług prawniczych

Usługi świadczone przez kancelarie prawne są objęte podstawową stawką VAT w wysokości 23%. Dotyczy to wszystkich form pomocy prawnej – niezależnie od tego, czy jest to jednorazowa porada, czy długoterminowa współpraca.

Do usług objętych 23% VAT zaliczamy między innymi:

• udzielanie porad prawnych,
• sporządzanie umów, opinii i analiz prawnych,
• reprezentowanie klientów przed sądami oraz organami administracji publicznej,
  stałą obsługę prawną firm,
• czynności notarialne,
• doradztwo podatkowe.

Nie ma możliwości zastosowania obniżonej stawki VAT (8% lub 0%) – bez względu na status klienta (firma czy osoba fizyczna), sposób wykonania usługi czy miejsce jej świadczenia.

Czy prawnik może korzystać ze zwolnienia z VAT?

Nie. Przepisy jasno wskazują, że usługi prawnicze i doradcze nie mogą korzystać z żadnego zwolnienia z VAT. Ani adwokat, ani radca prawny, ani doradca podatkowy nie mają prawa korzystać z tzw. zwolnienia podmiotowego, które przysługuje przedsiębiorcom osiągającym roczny obrót poniżej 200 000 zł.

W praktyce oznacza to, że każda kancelaria – nawet jednoosobowa i nowo założona – musi być zarejestrowana jako czynny podatnik VAT.

Faktura VAT w kancelarii prawniczej

Każda kancelaria ma obowiązek wystawiania faktur VAT w przypadku obsługi przedsiębiorców. W przypadku klientów indywidualnych (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej), faktura wystawiana jest wyłącznie na ich żądanie.

Faktura VAT wystawiana przez kancelarię powinna zawierać:

• dane kancelarii: nazwa, adres, NIP,
• dane klienta: imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres, NIP (jeśli dotyczy),
• szczegółowy opis usługi (np. „porada prawna”, „sporządzenie umowy cywilnoprawnej”, „reprezentacja przed sądem rejonowym”),
• datę wykonania usługi oraz datę wystawienia faktury,
• wartość netto,
• stawkę i wartość podatku VAT (23%),
• wartość brutto do zapłaty.

W sytuacji, gdy kancelaria refakturuje dodatkowe koszty (np. opłaty notarialne, sądowe, skarbowe), należy prawidłowo rozdzielić pozycje podlegające i niepodlegające VAT, uwzględniając to na fakturze.

Rozliczanie VAT w kancelarii – o czym musisz pamiętać?

Jako czynny podatnik VAT, kancelaria prawna musi realizować szereg obowiązków:

• zarejestrować się do VAT przed rozpoczęciem świadczenia usług,
• prowadzić ewidencję sprzedaży i zakupów VAT – samodzielnie lub z pomocą biura rachunkowego,
• składać deklaracje JPK_V7M (miesięczne) lub JPK_V7K (kwartalne, jeśli kancelaria spełnia warunki),
• wystawiać faktury VAT: obowiązkowo w przypadku świadczenia usług na rzecz firm, a dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – wyłącznie na ich żądanie; dodatkowo w tym przypadku może wystąpić obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej,
• refakturować dodatkowe koszty z uwzględnieniem, które z nich podlegają VAT, a które nie,
• przechowywać dokumentację VAT przez minimum 5 lat (liczone od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku).

Przykład rozliczenia

Radca prawny wystawia fakturę za usługę sporządzenia umowy cywilnoprawnej. Wynagrodzenie wynosi 1 000 zł netto. Na fakturze powinny znaleźć się następujące pozycje:

• Usługa: Sporządzenie umowy cywilnoprawnej
• Kwota netto: 1 000 zł
• VAT (23%): 230 zł
• Kwota brutto: 1 230 zł

Jeśli przy tej samej sprawie kancelaria pokryła opłatę sądową w wysokości 300 zł i refakturuje ją na klienta, należy ująć ją na fakturze jako pozycję niepodlegającą VAT – oddzielnie od opodatkowanej usługi.

Podsumowanie

VAT w kancelarii prawnej to obowiązek, a nie wybór. Każdy prawnik – niezależnie od formy prowadzenia działalności i wysokości obrotu – musi zarejestrować się jako podatnik VAT i stosować stawkę 23%. Brak możliwości korzystania ze zwolnienia z VAT, obowiązek wystawiania faktur i prowadzenia ewidencji VAT to podstawowe zasady, które muszą być przestrzegane na co dzień.

Zarówno radca prawny, jak i adwokat powinni zadbać o prawidłowe rozliczanie podatku VAT, ponieważ nieprawidłowości w tym zakresie mogą skutkować wysokimi karami podatkowymi i odpowiedzialnością karnoskarbową.

Jeśli masz wątpliwości dotyczące rozliczeń VAT w swojej kancelarii – skonsultuj się z naszym doświadczonym biurem rachunkowym. Dobrze prowadzona księgowość to nie tylko spokój przy kontroli, ale i realne wsparcie w codziennym zarządzaniu kancelarią.