Jeśli otrzymujesz dochody ze Stanów Zjednoczonych – niezależnie od tego, czy są to dywidendy z amerykańskich spółek, tantiemy, czy wynagrodzenie za usługi – możesz spotkać się z prośbą o wypełnienie formularza W-8BEN. Ten dokument ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego rozliczenia podatku u źródła i pozwala uniknąć nadmiernych potrąceń.
W tym artykule znajdziesz szczegółowe wyjaśnienie, czym jest formularz W-8BEN, kto musi go wypełnić, jak zrobić to poprawnie oraz jakie błędy najczęściej popełniają podatnicy.
Formularz W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting – Individuals) to oficjalny dokument amerykańskiego urzędu skarbowego IRS. Wypełniają go osoby fizyczne, które nie są rezydentami podatkowymi USA, a otrzymują dochody z tego kraju.
Podstawowe cele złożenia formularza:
Brak złożenia formularza skutkuje automatycznym potrąceniem wyższego podatku u źródła, co oznacza, że do Twojej dyspozycji trafi mniejsza kwota, a odzyskanie nadpłaty może wymagać dodatkowych procedur w USA.
Formularz wypełniają przede wszystkim:
Wersja W-8BEN-E jest przeznaczona wyłącznie dla podmiotów innych niż osoby fizyczne (np. spółek z o.o., spółek akcyjnych).
Formularz należy wypełnić w języku angielskim. Nie wysyła się go bezpośrednio do IRS – przekazuje się go bezpośrednio podmiotowi wypłacającemu dochód (np. brokerowi, wydawnictwu, firmie z USA). Najnowszą wersję formularza W-8BEN znajdziesz na stronie internetowej amerykańskiego urzędu skarbowego.
Jeśli świadczysz usługi poprzez własną działalność gospodarczą, właściwym artykułem z UOUPO może być:
Artykuł 8: Zyski z działalności gospodarczej.
1. Zyski z przedsiębiorstwa Umawiającego się Państwa powinny być opodatkowane tylko w tym Państwie, chyba że przedsiębiorstwo prowadzi działalność w drugim Umawiającym się Państwie przez położony tam zakład. Jeżeli przedsiębiorstwo wykonuje działalność w ten sposób, to zyski przedsiębiorstwa mogą być opodatkowane w drugim Umawiającym się Państwie, jednak tylko w takiej mierze, w jakiej mogą być przypisane temu zakładowi.
Jeśli natomiast uzyskujesz wynagrodzenie z należności licencyjnych, właściwym artykułem z UOUPO może być:
Artykuł 13: Należności licencyjne.
1. Należności licencyjne powstałe w jednym Umawiającym się Państwie i wypłacane osobie mającej miejsce zamieszkania lub siedzibę w drugim Umawiającym się Państwie będą opodatkowane w tym drugim Umawiającym się Państwie.
Poniżej przezentuję [rzykład wypełnionego formularza dla programisty pracującego na B2B dla amerykańskiej firmy.
Formularz W-8BEN obowiązuje do końca trzeciego roku kalendarzowego po roku jego podpisania.
Przykład: jeśli podpiszesz formularz 10 sierpnia 2025 r., będzie on ważny do 31 grudnia 2028 r.
Jeśli w tym czasie zmienią się Twoje dane (adres, obywatelstwo, rezydencja podatkowa), musisz zaktualizować formularz w ciągu 30 dni.
Najczęstsze błędy przy wypełnianiu W-8BEN to m.in. wpisanie danych w języku polskim zamiast angielskim, użycie polskich znaków w nazwiskach (należy je pominąć, np. „Ł” → „L”), brak numeru PESEL w polu Foreign TIN, podpis w formacie europejskim zamiast amerykańskim oraz wysłanie formularza do IRS zamiast do podmiotu wypłacającego.
Mogą Cię zainteresować również artykuły:
Formularz W-8BEN to kluczowy dokument, który pozwala uniknąć nadmiernych potrąceń podatku od dochodów uzyskiwanych w USA. Wypełnienie go zajmuje kilka minut, ale wymaga zachowania staranności i stosowania języka angielskiego. Prawidłowo złożony formularz może oznaczać nawet o połowę niższy podatek u źródła.
Jeżeli otrzymujesz dochody z USA, warto zadbać o terminowe przekazanie W-8BEN swojemu brokerowi lub kontrahentowi. Jeśli masz wątpliwości co do sposobu wypełnienia, skonsultuj się z księgową lub doradcą podatkowym, aby uniknąć kosztownych pomyłek i niepotrzebnych formalności.
Pobierz bezpłatne zestawienie:
i dowiedz się, jak ich uniknąć!
