W codziennej działalności przedsiębiorcy czasem zdarza się, że produkty lub usługi, które zostały zakupione i zaksięgowane w kosztach, z różnych powodów wymagają zwrotu. W takiej sytuacji pojawia się pytanie: co zrobić z fakturą, która już została uwzględniona w kosztach firmowych? Czy można ją po prostu usunąć? Wbrew pozorom, rozwiązanie tego problemu nie polega na „cofnięciu się” w księgowości, lecz na właściwym rozliczeniu korekty. Wyjaśniam dzisiaj, jak to zrobić krok po kroku.

Przykład sytuacji – zwrot produktu

Załóżmy, że zakupiłeś sprzęt elektroniczny do firmy, otrzymałeś fakturę zakupu i zaksięgowałeś ją w kosztach uzyskania przychodów. Po kilku dniach okazuje się, że sprzęt jest wadliwy i musisz go zwrócić do sklepu. W takiej sytuacji sklep wystawi Ci fakturę korygującą, która zmniejszy pierwotną wartość kosztów.

Czy można usunąć fakturę z kosztów?

Nie, cofanie się w księgowości i usuwanie faktury z kosztów nie jest poprawnym rozwiązaniem. Wynika to z zasad prowadzenia księgowości, które wymagają zachowania ciągłości i pełnej dokumentacji wszystkich operacji finansowych. Dlatego, zamiast usuwać fakturę, należy:

1. Pozostawić pierwotną fakturę zakupu w dokumentacji.
2. Zaksięgować fakturę korygującą, która neutralizuje wartość pierwotnej faktury.

Jak prawidłowo rozliczyć fakturę korygującą?

Proces rozliczenia zwrotu w księgowości wygląda następująco:

1. Pierwotna faktura zakupu
   • Dokumentujesz zakup i wprowadzasz fakturę do kosztów firmy.
   • Zmniejsza to podstawę opodatkowania, obniżając kwotę podatku dochodowego.
2. Zwrot produktu i faktura korygująca
   • Sklep wystawia fakturę korygującą, która dokumentuje zwrot pieniędzy lub produktów.
   • Tę fakturę wprowadzasz do systemu księgowego ze znakiem „minus” – zmniejsza ona wartość kosztów, które wcześniej zostały zaksięgowane.
3. Neutralność transakcji
   • Po zaksięgowaniu obu dokumentów (faktury pierwotnej i korygującej), cała transakcja staje się neutralna z punktu widzenia księgowego. Oznacza to, że ostatecznie nie wpływa na wysokość kosztów firmy ani na podstawę opodatkowania.

Dlaczego warto przestrzegać tych zasad?

• Zgodność z przepisami: Zasady rachunkowości wymagają pełnej przejrzystości i nie pozwalają na „wymazywanie” dokumentów z ewidencji księgowej.
• Uniknięcie problemów z urzędem skarbowym: Nieprawidłowe usuwanie faktur może prowadzić do wątpliwości podczas kontroli podatkowej i potencjalnych sankcji.
• Prawidłowe rozliczenie VAT: Faktura korygująca pozwala na właściwe rozliczenie podatku VAT, co jest kluczowe dla przedsiębiorców rozliczających się z podatku od towarów i usług.

Podsumowanie

Jeśli musisz zwrócić zakupiony produkt, który wcześniej został zaksięgowany w kosztach, nie usuwaj pierwotnej faktury z ewidencji. Zamiast tego, zadbaj o prawidłowe rozliczenie faktury korygującej. Dzięki temu proces księgowy będzie zgodny z przepisami, a transakcja stanie się neutralna finansowo.

Pamiętaj, że poprawna dokumentacja to klucz do bezproblemowego prowadzenia działalności gospodarczej i unikania niepotrzebnych komplikacji. Jeśli masz dodatkowe pytania dotyczące rozliczania korekt, warto skonsultować się z księgową.