Redaktorka specjalizująca się w tematyce podatkowo-księgowej. Tworzy treści, które pomagają zrozumieć skomplikowane zagadnienia podatkowe w prosty i przystępny sposób. Jej celem jest dostarczanie praktycznych informacji, które ułatwiają przedsiębiorcom sprawne zarządzanie finansami i obowiązkami podatkowymi.
Wycofanie faktury z kosztów – jak to zrobić poprawnie?
W codziennej działalności przedsiębiorcy czasem zdarza się, że produkty lub usługi, które zostały zakupione i zaksięgowane w kosztach, z różnych powodów wymagają zwrotu. W takiej sytuacji pojawia się pytanie: co zrobić z fakturą, która już została uwzględniona w kosztach firmowych? Czy można ją po prostu usunąć? Wbrew pozorom, rozwiązanie tego problemu nie polega na „cofnięciu się” w księgowości, lecz na właściwym rozliczeniu korekty. Wyjaśniam dzisiaj, jak to zrobić krok po kroku.
Załóżmy, że zakupiłeś sprzęt elektroniczny do firmy, otrzymałeś fakturę zakupu i zaksięgowałeś ją w kosztach uzyskania przychodów. Po kilku dniach okazuje się, że sprzęt jest wadliwy i musisz go zwrócić do sklepu. W takiej sytuacji sklep wystawi Ci fakturę korygującą, która zmniejszy pierwotną wartość kosztów.
Czy można usunąć fakturę z kosztów?
Nie, cofanie się w księgowości i usuwanie faktury z kosztów nie jest poprawnym rozwiązaniem. Wynika to z zasad prowadzenia księgowości, które wymagają zachowania ciągłości i pełnej dokumentacji wszystkich operacji finansowych. Dlatego, zamiast usuwać fakturę, należy:
Pozostawić pierwotną fakturę zakupu w dokumentacji.
Zaksięgować fakturę korygującą, która neutralizuje wartość pierwotnej faktury.
Jak prawidłowo rozliczyć fakturę korygującą?
Proces rozliczenia zwrotu w księgowości wygląda następująco:
Pierwotna faktura zakupu
Dokumentujesz zakup i wprowadzasz fakturę do kosztów firmy.
Zmniejsza to podstawę opodatkowania, obniżając kwotę podatku dochodowego.
Zwrot produktu i faktura korygująca
Sklep wystawia fakturę korygującą, która dokumentuje zwrot pieniędzy lub produktów.
Tę fakturę wprowadzasz do systemu księgowego ze znakiem „minus” – zmniejsza ona wartość kosztów, które wcześniej zostały zaksięgowane.
Neutralność transakcji
Po zaksięgowaniu obu dokumentów (faktury pierwotnej i korygującej), cała transakcja staje się neutralna z punktu widzenia księgowego. Oznacza to, że ostatecznie nie wpływa na wysokość kosztów firmy ani na podstawę opodatkowania.
Dlaczego warto przestrzegać tych zasad?
Zgodność z przepisami: Zasady rachunkowości wymagają pełnej przejrzystości i nie pozwalają na „wymazywanie” dokumentów z ewidencji księgowej.
Uniknięcie problemów z urzędem skarbowym: Nieprawidłowe usuwanie faktur może prowadzić do wątpliwości podczas kontroli podatkowej i potencjalnych sankcji.
Prawidłowe rozliczenie VAT: Faktura korygująca pozwala na właściwe rozliczenie podatku VAT, co jest kluczowe dla przedsiębiorców rozliczających się z podatku od towarów i usług.
Podsumowanie
Jeśli musisz zwrócić zakupiony produkt, który wcześniej został zaksięgowany w kosztach, nie usuwaj pierwotnej faktury z ewidencji. Zamiast tego, zadbaj o prawidłowe rozliczenie faktury korygującej. Dzięki temu proces księgowy będzie zgodny z przepisami, a transakcja stanie się neutralna finansowo.
Pamiętaj, że poprawna dokumentacja to klucz do bezproblemowego prowadzenia działalności gospodarczej i unikania niepotrzebnych komplikacji. Jeśli masz dodatkowe pytania dotyczące rozliczania korekt, warto skonsultować się z księgową.
