Jakie są koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej?
CzytajBlog
Przy zawieraniu umów sprzedaży, świadczenia usług czy realizacji zamówień bardzo często pojawiają się pojęcia zadatku i zaliczki. Choć w codziennym języku bywają używane zamiennie, z prawnego i podatkowego punktu widzenia są to dwa różne rozwiązania, które wywołują odmienne skutki w przypadku niewykonania umowy.
Wybór pomiędzy zadatkiem a zaliczką może mieć istotne znaczenie zarówno dla przedsiębiorcy otrzymującego wpłatę, jak i dla klienta finansującego zamówienie z góry. Warto więc wiedzieć, kiedy lepiej zastosować zadatek, kiedy zaliczkę oraz jak prawidłowo rozliczyć je na gruncie VAT i podatku dochodowego.
Zadatek stanowi dodatkowe zastrzeżenie umowne, którego celem jest zabezpieczenie wykonania umowy. Jego funkcjonowanie zostało uregulowane w art. 394 Kodeksu cywilnego.
Najważniejszą cechą zadatku jest to, że pełni funkcję dyscyplinującą obie strony umowy. Oznacza to, że niewykonanie umowy przez jedną ze stron powoduje określone konsekwencje finansowe.
Jeżeli umowa zostanie wykonana zgodnie z ustaleniami, zadatek jest zaliczany na poczet ceny końcowej.
Zaliczka to część wynagrodzenia lub ceny wpłacana przed wykonaniem usługi albo dostawą towaru. Jej głównym celem jest częściowe finansowanie przyszłego świadczenia.
W przeciwieństwie do zadatku zaliczka nie została odrębnie uregulowana w Kodeksie cywilnym. Nie pełni również funkcji zabezpieczającej wykonanie umowy w takim zakresie jak zadatek.
Jeżeli umowa nie zostanie zrealizowana, zaliczka co do zasady podlega zwrotowi.
| Aspekt | Zadatek | Zaliczka |
| Definicja | Dodatkowe zastrzeżenie umowne zabezpieczające wykonanie umowy | Część ceny lub wynagrodzenia wpłacana z góry |
| Podstawa prawna | Art. 394 Kodeksu cywilnego | Brak odrębnej regulacji |
| Funkcja | Zabezpieczenie wykonania umowy | Przedpłata na poczet przyszłego świadczenia |
| Skutki niewykonania umowy | Może przepaść lub podlegać zwrotowi w podwójnej wysokości | Podlega zwrotowi |
| Charakter sankcyjny | Tak | Nie |
| Zwrot środków | Zależny od przyczyn niewykonania umowy | Zawsze zwrotny |
To właśnie w takiej sytuacji najlepiej widać różnicę pomiędzy zadatkiem a zaliczką.
Jeżeli klient wpłacił zadatek i sam zrezygnuje z umowy, sprzedawca może zatrzymać otrzymaną kwotę. Gdy za niewykonanie umowy odpowiada sprzedawca, klient ma prawo żądać zwrotu zadatku w podwójnej wysokości.
Przykładowo, jeśli klient wpłacił 5 000 zł zadatku, a sprzedawca bez uzasadnienia odstąpi od umowy, klient może domagać się zwrotu 10 000 zł.
Przy zaliczce sytuacja wygląda znacznie prościej. Jeżeli umowa nie zostanie wykonana, wpłacona kwota jest zwracana klientowi. Nie ma znaczenia, która strona odpowiada za rozwiązanie umowy.
Jeżeli natomiast strony wspólnie rezygnują z realizacji umowy albo pojawią się okoliczności niezależne od nich, zarówno zadatek, jak i zaliczka podlegają zwrotowi.
Zadatek sprawdza się przede wszystkim wtedy, gdy:
Najczęściej zadatek stosowany jest przy:
Zaliczka może być korzystniejszym rozwiązaniem, gdy:
Najczęściej spotyka się ją przy:
Pod względem VAT zadatek i zaliczka są rozliczane w taki sam sposób. Otrzymanie wpłaty powoduje powstanie obowiązku podatkowego już w dniu wpływu środków na konto przedsiębiorcy. Nie ma przy tym znaczenia, czy strony umowy określiły wpłatę jako zadatek, czy jako zaliczkę.
Po otrzymaniu pieniędzy należy wystawić fakturę zaliczkową. Jeżeli wpłata ma charakter zadatku, warto wskazać to w treści dokumentu. Otrzymana kwota powinna zostać ujęta w rejestrze sprzedaży VAT, jednak na tym etapie nie stanowi jeszcze przychodu w podatku dochodowym.
Od tej zasady istnieją wyjątki. Otrzymanie zaliczki lub zadatku nie zawsze powoduje powstanie obowiązku podatkowego w przypadku niektórych świadczeń o charakterze ciągłym. Dotyczy to między innymi dostaw energii elektrycznej, energii cieplnej i gazu, usług telekomunikacyjnych, najmu, leasingu, dostawy wody oraz odprowadzania ścieków. W takich sytuacjach moment rozliczenia VAT określają odrębne przepisy.
Sprawdź ofertę: Księgowość dla JDG.
Otrzymanie zadatku lub zaliczki nie powoduje powstania przychodu podatkowego.
Przedsiębiorca nie wykazuje przychodu w momencie wpływu środków.
Przychód powstaje dopiero z chwilą:
Dotyczy to zarówno zadatku, jak i zaliczki.
Jeżeli klient zrezygnuje z umowy i traci zadatek, zatrzymana kwota nie podlega VAT, ale stanowi przychód podatkowy po stronie sprzedawcy. Klient nie może natomiast zaliczyć utraconego zadatku do kosztów uzyskania przychodów.
W przypadku zaliczki konieczny jest jej zwrot. Oznacza to również obowiązek wystawienia faktury korygującej i skorygowania wcześniej rozliczenia VAT.
Jeżeli to sprzedawca odpowiada za niewykonanie umowy i zwraca zadatek w podwójnej wysokości, dodatkowa kwota ma charakter odszkodowawczy i nie podlega VAT.
Choć zadatek i zaliczka oznaczają wpłatę dokonywaną przed wykonaniem umowy, ich skutki prawne są zupełnie różne. Zadatek zabezpiecza wykonanie umowy i może zostać zatrzymany albo zwrócony w podwójnej wysokości. Zaliczka jest natomiast przedpłatą, która zasadniczo podlega zwrotowi w przypadku niezrealizowania transakcji.
Na gruncie VAT i podatku dochodowego oba rozwiązania są rozliczane niemal identycznie do momentu wykonania umowy. Różnice pojawiają się dopiero wtedy, gdy umowa nie dochodzi do skutku. Dlatego przed podpisaniem kontraktu warto dokładnie określić, czy przekazywana kwota ma charakter zadatku czy zaliczki, ponieważ może to mieć istotne konsekwencje finansowe dla obu stron.
Pobierz bezpłatne zestawienie:
i dowiedz się, jak ich uniknąć!
