Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, możesz zatrudniać pracowników – zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i umów cywilnoprawnych. Wbrew nazwie, JDG nie musi oznaczać pracy wyłącznie właściciela – prawo pozwala przedsiębiorcy zatrudnić dowolną liczbę osób. Jednak zanim zdecydujesz się na ten krok, warto dokładnie poznać obowiązki, formalności i koszty, które wiążą się z zatrudnieniem pracownika w 2025 roku. Zapraszam do lektury!
Jednoosobowa działalność gospodarcza ma do dyspozycji kilka form współpracy z osobami wykonującymi zadania na jej rzecz. Wybór odpowiedniej zależy przede wszystkim od charakteru powierzonych obowiązków, poziomu zaangażowania i tego, jakie warunki chcesz zaproponować pracownikowi lub współpracownikowi. Poniżej omawiam każdą z dostępnych umów.
To najbardziej stabilna i najczęściej wybierana forma zatrudnienia. Pracownik ma pełne prawa wynikające z Kodeksu pracy – m.in. prawo do urlopu, płatnego zwolnienia lekarskiego, ochrony przed wypowiedzeniem czy świadczeń z ubezpieczenia społecznego.
Dla przedsiębiorcy oznacza to jednak więcej obowiązków – konieczność prowadzenia dokumentacji pracowniczej, opłacania składek ZUS oraz przestrzegania norm czasu pracy i przepisów BHP.
To forma cywilnoprawna, regulowana przez Kodeks cywilny, a nie Kodeks pracy. Umowa zlecenie daje większą elastyczność w zakresie godzin pracy i sposobu wykonywania obowiązków. Od umowy zlecenia odprowadza się składki ZUS (społeczne i zdrowotne), jednak zleceniobiorcy nie przysługują przywileje typowe dla pracownika etatowego, takie jak urlop wypoczynkowy czy odprawa.
To również umowa cywilnoprawna, zawierana w celu wykonania konkretnego rezultatu (dzieła), np. projektu graficznego, tekstu, raportu czy strony internetowej. Umowa o dzieło nie podlega obowiązkowym składkom ZUS – wyjątkiem jest sytuacja, gdy osoba wykonująca dzieło jest jednocześnie zatrudniona u tego samego pracodawcy na umowę o pracę. Dla przedsiębiorcy to tańsza forma współpracy, jednak wymaga precyzyjnego określenia efektu końcowego, by uniknąć sporów co do wykonania zlecenia.
Przeczytaj więcej: Formy współpracy z zespołem – umowa o pracę, zlecenie czy B2B?
Zatrudnienie pracownika w JDG wymaga przejścia przez kilka formalnych etapów. Niedopełnienie któregokolwiek z nich może skutkować karami ze strony ZUS lub Państwowej Inspekcji Pracy.
Pierwszym krokiem jest decyzja, czy współpraca będzie oparta na umowie o pracę, czy na umowie cywilnoprawnej (zleceniu lub dziele). Od tego zależą obowiązki pracodawcy w zakresie składek, dokumentacji i warunków zatrudnienia.
Umowa o pracę musi być zawarta na piśmie najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Powinna określać m.in.:
W przypadku umowy cywilnoprawnej wystarczy określić przedmiot umowy i warunki finansowe, jednak również zaleca się formę pisemną.
Pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnionego pracownika do ZUS w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy. Służy do tego formularz ZUS ZUA. W przypadku umów cywilnoprawnych zgłoszenie również jest wymagane (z wyjątkiem umowy o dzieło, o ile nie podlega oskładkowaniu).
Każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę musi przejść wstępne badanie lekarskie oraz szkolenie z zakresu BHP. Pracodawca ponosi koszt tych badań i szkoleń. Dopiero po ich odbyciu pracownik może rozpocząć wykonywanie obowiązków.
Każdy pracodawca prowadzący JDG musi gromadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą. W skład akt osobowych wchodzą m.in.:
Dokumentację należy przechowywać przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy.
Pracodawca jest zobowiązany co miesiąc odprowadzać składki ZUS oraz zaliczkę na podatek dochodowy od wynagrodzenia pracownika. Składki przekazuje do 15. dnia każdego miesiąca (za miesiąc poprzedni), a podatek PIT do urzędu skarbowego.
Zatrudnienie pracownika oznacza dla przedsiębiorcy wejście w rolę pracodawcy w rozumieniu Kodeksu pracy. Oto najważniejsze obowiązki, o których trzeba pamiętać:
Przejdźmy teraz do części, która – z mojego doświadczenia – zazwyczaj najbardziej interesuje pracodawców. Chodzi oczywiście o realne koszty zatrudnienia pracownika. Wciąż spotykam się z sytuacjami, w których pracodawcy utożsamiają wynagrodzenie brutto z całkowitym kosztem zatrudnienia. A to dopiero początek wydatków.
Dlatego przygotowałam czytelny przykład, który pokazuje różnicę między kwotą netto, brutto oraz faktycznym kosztem, jaki ponosi pracodawca. Punktem odniesienia będzie minimalne wynagrodzenie obowiązujące w 2025 roku – 4666 zł brutto. Ta kwota wpływa bezpośrednio na wysokość składek i całkowity koszt zatrudnienia.
Koszty, które musi uwzględnić pracodawca, obejmują m.in.:
Dopiero suma tych elementów pokazuje prawdziwy koszt zatrudnienia – i właśnie to przeanalizujemy w tabelce poniżej.
Przykładowe wyliczenie kosztów
| Kwota (PLN) | |
| Wynagrodzenie brutto | 4666,00 |
| Składki ZUS pracodawcy | 836,61 |
| Fundusz Pracy | 114,32 |
| FGŚP | 4,67 |
| PPK (1,5%) | 69,99 |
| Całkowity koszt pracodawcy | 5691,59 |
Przy takim wynagrodzeniu pracownik otrzymuje na rękę około 3408 zł netto. Ostateczny koszt zatrudnienia zależy od wysokości pensji, obowiązkowych składek oraz uczestnictwa w programie PPK.
Zatrudnienie pracownika w jednoosobowej działalności gospodarczej to naturalny krok w rozwoju firmy. Wymaga jednak dokładnego przygotowania i znajomości obowiązujących przepisów. Właściwy wybór formy zatrudnienia, terminowe zgłoszenia do ZUS, prawidłowa dokumentacja oraz regularne opłacanie składek i podatków pozwolą uniknąć problemów prawnych i finansowych.
Jeśli planujesz zatrudnić pierwszego pracownika i potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu umowy, zgłoszenia do ZUS lub obliczeniu kosztów wynagrodzenia – skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym. Pomożemy Ci bezpiecznie i poprawnie przejść przez wszystkie formalności.
Pobierz bezpłatne zestawienie:
i dowiedz się, jak ich uniknąć!
