Każdego roku przedsiębiorcy mają możliwość zmiany formy opodatkowania swojej działalności gospodarczej. W 2025 roku proces ten przebiega podobnie jak w latach poprzednich, jednak warto przypomnieć kluczowe terminy, kroki i zasady, aby nie przegapić swojej szansy na dostosowanie systemu podatkowego do swoich potrzeb. W artykule wyjaśniamy, jak zmienić formę opodatkowania, jakie są dostępne opcje i co wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji.

Dostępne formy opodatkowania w 2025 roku

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą mają do wyboru trzy  formy opodatkowania:

Skala podatkowa (zasady ogólne)

• Stawki: 12% dla dochodów do 120 000 zł oraz 32% od nadwyżki.
• Możliwość korzystania z kwoty wolnej od podatku (30 000 zł) oraz ulg podatkowych (np. ulgi na dzieci, wspólne rozliczenie z małżonkiem).
• Odpowiednia dla osób z umiarkowanymi dochodami lub tych, którzy chcą korzystać z ulg.

Podatek liniowy

• Stała stawka podatku: 19%.
• Brak możliwości korzystania z kwoty wolnej od podatku i części ulg podatkowych
• Polecany dla przedsiębiorców osiągających wysokie dochody, lub ponoszących duże koszty prowadzenia działalności.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

• Stawki zależne od rodzaju działalności (np. 3%, 8,5%, 12%, 15%).
• Opodatkowanie przychodu, bez uwzględniania kosztów.
• Dla firm o niskich kosztach prowadzenia działalności.

Przeczytaj więcej o formach opodatkowania JDG: Jednoosobowa działalność gospodarcza – co musisz wiedzieć przed założeniem.

Kiedy zmienić formę opodatkowania w 2025 roku?

Aby zmienić formę opodatkowania w 2025 roku, należy zgłosić to najpóźniej do 20 lutego. Jeśli ten dzień przypada na weekend lub święto, termin zostaje przesunięty na najbliższy dzień roboczy. Nowi przedsiębiorcy natomiast wybierają formę opodatkowania już podczas rejestracji działalności w CEIDG.

Zmiana formy opodatkowania wymaga aktualizacji danych w formularzu CEIDG-1. Wniosek można złożyć online za pośrednictwem platformy CEIDG (www.biznes.gov.pl), osobiście w urzędzie miasta lub gminy, albo listownie, pod warunkiem, że podpis na dokumencie został poświadczony notarialnie. Zgłoszenie zostaje automatycznie przyjęte przez urząd skarbowy, co oznacza, że przedsiębiorca nie musi dostarczać dodatkowych dokumentów.

Po zmianie formy opodatkowania konieczne jest dostosowanie księgowości. W przypadku skali podatkowej i podatku liniowego stosuje się Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR), natomiast przy wyborze ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych należy prowadzić ewidencję przychodów.

Jak zmienić formę opodatkowania w 2025 roku?

Wejdź na stronę https://www.biznes.gov.pl/pl i wybierz opcję “Zmień dane w CEIDG”.

Kliknij “Rozpocznij”

Zaloguj się na swoje konto z wykorzystaniem jednej z dostępnych opcji np. przez profil zaufany ePUAP

Zaznacz swój profil i przejdź dalej

Zapoznaj się z komunikatem o ważnych informacjach i przejdź dalej, a następnie zaznacz, że wniosek składasz we własnym imieniu.

Zaznacz, że chcesz edytować wpis i podaj zmianę formy opodatkowania np. 1 stycznia 2025 r. na 2025 r.

Od 1 stycznia 2025 r. obowiązują kody PKD wg klasyfikacji PKD 2025. Jeśli system wykryje, że w Twoim wpisie w CEIDG znajdują się kody PKD 2007, pokaże Ci poniższy komunikat. Powinieneś dodać nowe kody wg klasyfikacji PKD 2025, a stare kody PKD zostaną usunięte z wpisu. Kliknij dalej.

W kolejnym kroku na karcie “Edycja wpisu w CEIDG“ system automatycznie zaznaczy zmianę kodów PKD.

Przescroluj stronę w dół i zaznacz dodatkowo opcję “Wybór formy opodatkowania”, a następnie przejdź dalej.

Zaznacz, jakie zmiany chcesz dokonać w zakresie kodów PKD:

Wybierz odpowiednie kody PKD 2025 odpowiadające zakresowi Twojej działalności (możesz wybrać kilka kodów PKD).

Następnie zaznacz, który kod PKD jest przeważający (stanowi główny przedmiot Twojej działalności) i kliknij dalej.

Następnie zobaczysz swój adres do e-Doręczeń. Od 1 stycznia 2025 r. wszedł obowiązek korzystania z e-doręczeń do komunikacji z CEIDG i urzędami.

W kolejnym kroku zobaczysz dane właściciela do e-Doręczeń

Jeśli chcesz, żeby twoją skrzynką e-Doręczeń zarządzała też inna osoba oprócz ciebie, możesz wyznaczyć administratora. Administrator ma takie same uprawnienia jak właściciel adresu. W przyszłości można go zmienić lub usunąć.

Zaznaczenie tej opcji jest dobrowolne.

Zaznacz gdzie jesteś ubezpieczony.

Jeśli dane Twojego urzędu skarbowego są prawidłowe przejdź dalej. Jeśli nie, skorzystaj z opcji “Wyszukaj urząd”, aby wybrać swój urząd skarbowy.

Wybierz z której formy opodatkowania chcesz korzystać w 2025 r.

Złóż oświadczenie

W kolejnym kroku wybierz dalej.

Ponownie dalej.

Teraz podpisz dokument korzystając z opcji “Podpis zaufany”, a dokument zostanie podpisany i wysłany elektronicznie do urzędu.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze formy opodatkowania?

Dochody i koszty

• Wysokie koszty działalności: Jeśli Twoja firma generuje znaczne koszty uzyskania przychodu, skala podatkowa lub podatek liniowy pozwalają na ich odliczenie.
• Niskie koszty działalności: Przy działalności o niskich kosztach operacyjnych warto rozważyć ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, który opodatkowuje jedynie przychód.

Ulgi i preferencje podatkowe

• Skala podatkowa: Umożliwia korzystanie z licznych ulg podatkowych, takich jak:
  • ulga na dzieci,
  • wspólne rozliczenie z małżonkiem,
  • ulga rehabilitacyjna czy termomodernizacyjna.
• Podatek liniowy i ryczałt: Pozwalają na korzystanie z wybranych ulg podatkowych..

Charakter działalności

• Kwalifikacja do ryczałtu: Sprawdź, czy rodzaj Twojej działalności jest objęty ryczałtem i jakie stawki będą obowiązywać w 2025 roku dla Twojej branży. Niektóre działalności mają określone limity lub są wykluczone z tej formy opodatkowania.

Prognozy dochodów

• Dochody powyżej 100 000–120 000 zł rocznie: Podatek liniowy ze stałą stawką 19% może okazać się korzystniejszy  niż skala podatkowa, szczególnie gdy przekraczasz próg dochodowy (120 000 zł) powodujący wzrost stawki podatkowej do 32%.
• Dochody niższe: Skala podatkowa może być korzystniejsza dzięki kwocie wolnej od podatku (30 000 zł) i niższej stawce 12% w pierwszym progu podatkowym.

Co, jeśli przegapisz termin?

Jeśli nie dokonasz zgłoszenia zmiany formy opodatkowania do 20 lutego 2025 roku, automatycznie zostanie zachowana forma opodatkowania, którą stosowałeś w poprzednim roku. Możliwość jej zmiany pojawi się dopiero na początku 2026 roku.

Podsumowanie

Zmiana formy opodatkowania w 2025 roku to istotny krok, który wymaga dokładnego przemyślenia. Analiza dochodów, kosztów oraz dostępnych ulg pozwoli wybrać najkorzystniejszą opcję. Pamiętaj, aby zgłosić swoją decyzję do 20 lutego i dostosować sposób prowadzenia księgowości do nowej formy opodatkowania. Jeśli masz wątpliwości, skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby podjąć decyzję najlepiej odpowiadającą twojej sytuacji.