Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) to ważny krok, lecz dopiero początek formalności, które należy spełnić, aby firma mogła legalnie funkcjonować. Po wpisaniu spółki do KRS, przedsiębiorcy muszą zająć się szeregiem dodatkowych obowiązków prawnych i podatkowych. Oto kluczowe kroki, które należy podjąć po założeniu spółki z o.o.
Po rejestracji spółki w KRS, należy złożyć następujące dokumenty w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na siedzibę spółki.
Jednym z pierwszych obowiązków jest uregulowanie podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC). Należy wypełnić deklarację PCC-3, podpisaną przez zarząd spółki, i złożyć ją do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla siedziby spółki. Spółka ma 14 dni od dnia zawarcia umowy na obliczenie i wpłatę podatku, który wynosi 0,5% wartości kapitału zakładowego, po odliczeniu kosztów związanych z wpisem do KRS i ogłoszeniem w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”.
Powyższe zasady dotyczą zakładania spółki z o.o. przez system 24. Więcej o tym, jak założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością przeczytasz tutaj: https://solidnaksiegowa.com/spolka-z-o-o-jak-zalozyc-ile-kosztuje-i-ile-trwa-zalozenie/.
W przypadku, gdy spółka została założona przez notariusza, to on pobiera podatek PCC. Jednak obowiązek zapłaty może wystąpić również później, na przykład przy zakupie służbowego samochodu, co również wymaga złożenia deklaracji PCC-3 w ciągu 14 dni od daty zakupu.
Zarząd spółki ma obowiązek złożyć zgłoszenie NIP-8 w terminie 21 dni od rejestracji. Jeśli jednak spółka planuje odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne, czas na złożenie tego zgłoszenia skraca się do 7 dni od dnia powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniem, na przykład od dnia zatrudnienia pracownika.
W formularzu należy podać m.in. adres, pod którym prowadzona będzie działalność spółki, numery kont bankowych (w tym konta przeznaczonego do zwrotu podatku), miejsce przechowywania dokumentacji księgowej oraz informację, czy spółka jest płatnikiem składek ZUS.
Formularz ten służy do upoważnienia określonej osoby do składania deklaracji elektronicznych w imieniu spółki. Upoważnienie takie może być udzielone przez osoby uprawnione do reprezentowania spółki, takie jak członkowie zarządu. Istotne jest, aby złożyć ten formularz jak najszybciej, ponieważ urząd skarbowy musi go zarejestrować w systemie, zanim jakiekolwiek deklaracje zostaną wysłane. Formularz UPL-1 można złożyć w formie tradycyjnej lub za pomocą ePUAP albo e-podpisu. Złożenie tego druku nie wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty skarbowej.
Jeśli spółka planuje działalność opodatkowaną VAT, musi złożyć wniosek VAT-R przed rozpoczęciem jakiejkolwiek czynności objętej tym podatkiem. Oznacza to, że formalności te należy dopełnić przed rozpoczęciem sprzedaży towarów lub świadczenia usług. Należy pamiętać, że brak rejestracji VAT może prowadzić do problemów z rozliczeniem podatku.
Po rejestracji w KRS numery REGON i NIP są nadawane automatycznie i zazwyczaj proces ten trwa kilka dni. W trybie S24 powiadomienia o numerach nie są wysyłane tradycyjną pocztą, lecz przekazywane elektronicznie. Potwierdzeniem nadania numeru NIP jest wydruk z KRS, natomiast numer REGON można sprawdzić na stronie GUS. Warto pamiętać, że zmiany w KRS będą automatycznie aktualizowane w Centralnym Rejestrze Podmiotów, GUS i ZUS.
Kolejnym krokiem jest złożenie przez zarząd spółki oświadczenia o pokryciu kapitału zakładowego do sądu rejestrowego. Jest na to 7 dni od momentu wpisu spółki do rejestru, jeśli oświadczenie to nie zostało złożone podczas rejestracji. W oświadczeniu należy potwierdzić, że wszyscy wspólnicy wnieśli swoje wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego. Dokument ten musi być podpisany przez wszystkich członków zarządu, niezależnie od sposobu reprezentacji spółki określonego w umowie. Można go złożyć zarówno w systemie S24, jak i na Portalu Rejestrów Sądowych. Złożenie tego oświadczenia wiąże się z opłatą sądową w wysokości 40 zł.
Należy zgłosić informacje dotyczące beneficjentów rzeczywistych spółki do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) w ciągu 14 dni od rejestracji w KRS. Obowiązek ten dotyczy również innych form spółek, takich jak spółki jawne, partnerskie, komandytowe czy proste spółki akcyjne.
Spółka powinna również zadbać o zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych (RODO) oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML). W zależności od rodzaju działalności, może być konieczne przygotowanie odpowiednich procedur w tych zakresach.
Ponadto, jeśli spółka wprowadza na rynek produkty lub gospodaruje odpadami, może być zobowiązana do uzyskania wpisu do rejestru BDO (Baza Danych o Produktach i Opakowaniach oraz o Gospodarce Odpadami).
Rejestracja spółki z o.o. to pierwszy krok na drodze do prowadzenia działalności gospodarczej. Aby jednak firma mogła legalnie działać, niezbędne jest dopełnienie szeregu formalności, takich jak zgłoszenie do urzędów skarbowych, rejestracja VAT czy złożenie odpowiednich oświadczeń i zgłoszeń. Wszystkie te kroki mają na celu zapewnienie zgodności działalności spółki z obowiązującymi przepisami i uniknięcie ewentualnych sankcji prawnych.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w założeniu spółki z o.o., skontaktuj się z nami – chętnie Ci pomożemy!
