Blog

Data sprzedaży a data wystawienia faktury — czy muszą być takie same?

Spośród wszystkich obowiązków, które towarzyszą prowadzeniu własnej działalności, wystawianie faktur jest z pewnością jednym z najmniej lubianych przez przedsiębiorców. Niestety, nie da się od tego uciec — to na fakturach opierają się przecież nasze rozliczenia podatkowe. W dzisiejszym artykule odpowiemy na najważniejsze pytania związane z datą wystawienia faktury — czyli drobnym szczególe, który jest o wiele ważniejszy, niż mogłoby Ci się wydawać!

Czy data wystawienia faktury musi być taka sama jak data sprzedaży?

Wśród osób, które dopiero zaczynają prowadzić działalność na własny rachunek, dosyć częste jest przekonanie, że fakturę zawsze wystawiamy w tym samym dniu, w którym sprzedaliśmy nasz produkt lub zrealizowaliśmy usługę. W rzeczywistości — wcale tak nie jest! Gdybyśmy zajrzeli w dokumenty dowolnej firmy, szybko przekonalibyśmy się, że data sprzedaży a data wystawienia faktury mogą różnić się od siebie nawet o kilka tygodni. Dlaczego?

Obowiązujące przepisy mówią jasno — przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę VAT do 15. dnia miesiąca następującego po wykonaniu usługi bądź sprzedaży towaru. A zatem — jeśli w Twojej umowie ze zleceniodawcą za dzień realizacji projektu przyjęto 25 kwietnia, to odpowiednią fakturę powinieneś wystawić najpóźniej 15 maja. To całkiem spory margines — ważne, by w natłoku zadań o fakturze przypadkiem nie zapomnieć!

Co ważne, jeśli w danym miesiącu zawrzemy kilka transakcji z jednym klientem, możemy bez przeszkód wystawić mu fakturę zbiorczą — również do 15. dnia następnego miesiąca.

Co się liczy — data sprzedaży czy wystawienia faktury?

Różnice pomiędzy datą wystawienia faktury a datą sprzedaży mogą mieć, jak sugerowaliśmy wcześniej, spore znaczenie. Umieszczone na fakturze daty pozwalają określić moment, w którym nasz przychód został obciążony obowiązkiem podatkowym — będzie to bardzo istotne dla zleceń realizowanych na przełomie roku.

Według ustawy o PIT datą powstania przychodu (i zarazem dniem jego obciążenia podatkowego) jest dzień wydania towaru nabywcy, wykonania usługi (pełnego bądź częściowego) lub zbycia się praw majątkowych do naszego dzieła. Co dla nas ważne, ta data nie może być późniejsza niż dzień wystawienia faktury.

W szczególny sposób przy rozliczeniu podatku traktuje się usługi ciągłe, czyli zlecenia wykonywane na przestrzeni dłuższych, określonych okresów rozliczeniowych. W ich przypadku za „datę sprzedaży” przyjmuje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego — miesiąca, kwartału czy roku.

Czy data wykonania usługi może być późniejsza niż data wystawienia faktury?

W przypadku niektórych usług wygodne może być wystawienie faktury jeszcze przed ich wykonaniem. Polskie prawo dopuszcza, na szczęście, taką możliwość. Fakturę możemy wystawić nawet do 60 dni przed sprzedażą produktu, realizacją usługi bądź otrzymaniem całości lub części zapłaty za świadczoną usługę.

Jak księgować faktury z inną datą sprzedaży niż wystawienia?

Księgowanie faktur wcale nie musi być trudne — zwłaszcza jeśli rozliczasz się jako jednoosobowa działalność gospodarcza i nie prowadzisz tzw. „pełnej księgowości”. Jeśli jednak będziesz potrzebował pomocy w odnalezieniu się w księdze przychodów i rozchodów, pamiętaj o Solidnej Księgowej — biurze rachunkowym, oferującym usługi księgowe zarówno dla początkujących, jak i doświadczonych przedsiębiorców!

Od czego zaczynamy ewidencjonowanie faktur? Oczywiście od ich prawidłowego wystawienia! Na każdej fakturze musi znaleźć się dokładna data wystawienia faktury — jeśli o tym zapomnimy, faktura będzie nieważna i konieczna będzie korekta! Inaczej sprawa ma się z datą sprzedaży — musimy ją uwzględnić wtedy, gdy różni się od daty wystawienia faktury. W przeciwnym razie możemy ją pominąć — brak określonej daty sprzedaży oznajmia, że wystawiliśmy fakturę w dniu realizacji usługi lub transakcji.

Prawidłowo wystawioną fakturę VAT możemy spokojnie zaksięgować w księdze przychodów i rozchodów — przychód netto ujmujemy w kolumnie nr 7, zaś należny podatek — w rejestrze sprzedaży.

A co, jeśli to my dokonaliśmy zakupu „na firmę”? Zanim zabierzemy się do księgowania, powinniśmy upewnić się, że faktura została wystawiona zgodnie z przepisami prawa — obowiązkowo w dwóch egzemplarzach, z prawidłowo uzupełnionymi danymi naszej działalności oraz, co dziś interesuje nas najbardziej — z określoną datą sprzedaży, jeśli różni się ona od daty wystawienia faktury.

Jeśli wszystko jest w porządku, otrzymaną fakturę możemy uwzględnić w kosztach podatkowych oraz rejestrze VAT. A potem — liczyć na odliczenie należnego podatku!

Ważna uwaga — w sytuacji, gdy chcemy odliczyć podatek z naliczonej faktury, liczy się dla nas nie data sprzedaży lub wystawienia faktury, a moment jej otrzymania. Dla przykładu — jeśli kupiłeś nowy laptop na potrzeby swojej działalności pod koniec stycznia, zaś fakturę od sprzedawcy otrzymałeś na początku lutego, to prawo do odliczenia podatkowego przysługuje Ci dopiero przy deklaracji VAT za luty. Jeśli z tego prawa nie skorzystasz, możesz zrobić to w ciągu dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (w naszym przykładzie — w marcu lub kwietniu).

Jeśli chodzi o terminy księgowania — faktury za poprzedni miesiąc powinny zostać zaewidencjonowane najpóźniej do 20. dnia miesiąca bieżącego.

Data wystawienia faktury a data sprzedaży — kilka słów na koniec

Jak widać, różnica pomiędzy datą sprzedaży a datą wystawienia faktury ma duże znaczenie — jeśli nie chcemy mieć problemów z prawidłowym rozliczeniem podatku, warto o tym pamiętać i umieszczać datę sprzedaży na wydawanych fakturach. Chyba że wystawiamy fakturę w tym samym dniu, w którym dokonujemy transakcję — wtedy jest to zbędne!

Przy składaniu rozliczenia podatkowego naszej działalności liczy się przede wszystkim data sprzedaży — to właśnie wtedy nasz przychód został obciążony obowiązkiem podatkowym, który będziemy musieli wykazać w odpowiednim zeznaniu.

Pamiętajmy także, że fakturę VAT możemy wystawić jedynie w ściśle określonym przez przepisy czasie. Najwcześniej – 60 dni przed sprzedażą, zaś najpóźniej — do 15. dnia następnego miesiąca po sprzedaży, wykonaniu usługi lub odebraniu zaliczki.

A jeśli masz zbyt wiele obowiązków na głowie i nie chcesz martwić się fakturami — skorzystaj z pomocy biura rachunkowego, prowadzącego księgowość dla jednoosobowej działalności gospodarczej!

Pobierz bezpłatne zestawienie:

16 najgorszych błędów przy zakładaniu JDG

i dowiedz się, jak ich uniknąć!

Sprawdź, jak różnice w podatkach, składkach ZUS i kosztach księgowości wpływają na start Twojej działalności.

Zero spamu
– tylko konkretna wiedza i wskazówki, które pomogą Ci na start działalności!

Pobierz bezpłatną ulotkę:

16 rzeczy, które warto przemyśleć przed założeniem działalności

..abyś mógł dobrze przygotować się na start swojej firmy.

Sprawdź, jak dobrze przygotować się do startu swojej firmy, by uniknąć niespodzianek i kosztownych błędów!

Zero spamu
– tylko konkretna wiedza i wskazówki, które pomogą Ci na start działalności!

Najpopularniejsze Artykuły

  • Jakie są koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej?

    Czytaj
  • Składki ZUS na ryczałcie w 2025 roku – ile zapłacisz?

    Czytaj
  • Mały ZUS Plus 2025 – wszystko, co musisz wiedzieć

    Czytaj

Czytaj więcej

  • 24 kwietnia 2025
    Podatki przedsiębiorcy

    Kontrola podatkowa dla jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG)

    Kontrola podatkowa to procedura, podczas której organy skarbowe weryfikują, czy przedsiębiorca prawidłowo rozlicza swoje zobowiązania wobec fiskusa. Dla...

    Czytaj
  • 22 kwietnia 2025
    Podatki przedsiębiorcy

    Mechanizm podzielonej płatności (split payment) – praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców

    Mechanizm podzielonej płatności (MPP), znany również jako split payment, to rozwiązanie wprowadzone do polskiego systemu VAT, które ma ograniczać...

    Czytaj
  • 15 marca 2025
    Podatki przedsiębiorcy

    IKZE – czyli sposób na dodatkową emeryturę i obniżenie podatku

    Z ulgi na IKZE mogą korzystać zarówno osoby prywatne, jak i osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Poniższy artykuł...

    Czytaj
  • 25 lutego 2025
    Podatki przedsiębiorcy

    Jakie są koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej?

    Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) w Polsce wiąże się z wieloma kosztami, które przedsiębiorca musi uwzględnić...

    Czytaj
  • 19 lutego 2025
    Podatki przedsiębiorcy

    Darowizny w 2025 roku: Jakie są limity zwolnienia z podatku?

    W 2025 roku przepisy dotyczące darowizn i związanych z nimi limitów podatkowych pozostają klarowne. Jeśli planujesz przekazać darowiznę,...

    Czytaj
  • 9 lutego 2025
    Podatki przedsiębiorcy

    Jakich podatków najczęściej dotyczą kontrole skarbowe?

    Kontrole podatkowe są jednym z podstawowych narzędzi organów skarbowych służących wykrywaniu nieprawidłowości w rozliczeniach...

    Czytaj
  • 31 stycznia 2025
    Podatki przedsiębiorcy

    Te osoby nie otrzymają zwrotu podatku w 2025 roku – sprawdź, czy to dotyczy Ciebie

    Zwrot podatku to dla wielu osób miły dodatek po rocznym rozliczeniu PIT. Jednak nie wszyscy mogą na niego liczyć. Istnieją sytuacje, w których...

    Czytaj
  • 30 stycznia 2025
    Podatki przedsiębiorcy

    Ile składki zdrowotnej możesz odliczyć w 2025 roku?

    W 2025 roku możliwość odliczenia składki zdrowotnej zależy od formy opodatkowania Twojej działalności gospodarczej. Nie każdy przedsiębiorca może...

    Czytaj
  • 28 stycznia 2025
    Podatki przedsiębiorcy

    Jak zapłacić niższy podatek dzięki dzieciom? 3 sposoby na ulgi dla rodzin

    Rodzice wychowujący dzieci mogą skorzystać z różnych ulg podatkowych, które realnie obniżają kwotę podatku do zapłaty. W zależności...

    Czytaj
  • 27 stycznia 2025
    Podatki przedsiębiorcy

    Samochód w najmie długoterminowym czy w leasingu? Co wybrać?

    Coraz więcej osób i firm staje przed wyborem, czy lepszym rozwiązaniem będzie samochód w najmie długoterminowym, czy może leasing. Obydwie...

    Czytaj