Spośród wszystkich obowiązków, które towarzyszą prowadzeniu własnej działalności, wystawianie faktur jest z pewnością jednym z najmniej lubianych przez przedsiębiorców. Niestety, nie da się od tego uciec — to na fakturach opierają się przecież nasze rozliczenia podatkowe. W dzisiejszym artykule odpowiemy na najważniejsze pytania związane z datą wystawienia faktury — czyli drobnym szczególe, który jest o wiele ważniejszy, niż mogłoby Ci się wydawać!
Wśród osób, które dopiero zaczynają prowadzić działalność na własny rachunek, dosyć częste jest przekonanie, że fakturę zawsze wystawiamy w tym samym dniu, w którym sprzedaliśmy nasz produkt lub zrealizowaliśmy usługę. W rzeczywistości — wcale tak nie jest! Gdybyśmy zajrzeli w dokumenty dowolnej firmy, szybko przekonalibyśmy się, że data sprzedaży a data wystawienia faktury mogą różnić się od siebie nawet o kilka tygodni. Dlaczego?
Obowiązujące przepisy mówią jasno — przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę VAT do 15. dnia miesiąca następującego po wykonaniu usługi bądź sprzedaży towaru. A zatem — jeśli w Twojej umowie ze zleceniodawcą za dzień realizacji projektu przyjęto 25 kwietnia, to odpowiednią fakturę powinieneś wystawić najpóźniej 15 maja. To całkiem spory margines — ważne, by w natłoku zadań o fakturze przypadkiem nie zapomnieć!
Co ważne, jeśli w danym miesiącu zawrzemy kilka transakcji z jednym klientem, możemy bez przeszkód wystawić mu fakturę zbiorczą — również do 15. dnia następnego miesiąca.
Różnice pomiędzy datą wystawienia faktury a datą sprzedaży mogą mieć, jak sugerowaliśmy wcześniej, spore znaczenie. Umieszczone na fakturze daty pozwalają określić moment, w którym nasz przychód został obciążony obowiązkiem podatkowym — będzie to bardzo istotne dla zleceń realizowanych na przełomie roku.
Według ustawy o PIT datą powstania przychodu (i zarazem dniem jego obciążenia podatkowego) jest dzień wydania towaru nabywcy, wykonania usługi (pełnego bądź częściowego) lub zbycia się praw majątkowych do naszego dzieła. Co dla nas ważne, ta data nie może być późniejsza niż dzień wystawienia faktury.
W szczególny sposób przy rozliczeniu podatku traktuje się usługi ciągłe, czyli zlecenia wykonywane na przestrzeni dłuższych, określonych okresów rozliczeniowych. W ich przypadku za „datę sprzedaży” przyjmuje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego — miesiąca, kwartału czy roku.
W przypadku niektórych usług wygodne może być wystawienie faktury jeszcze przed ich wykonaniem. Polskie prawo dopuszcza, na szczęście, taką możliwość. Od 2022 roku fakturę możemy wystawić nawet do 60 dni przed sprzedażą produktu, realizacją usługi bądź otrzymaniem całości lub części zapłaty za świadczoną usługę.
Księgowanie faktur wcale nie musi być trudne — zwłaszcza jeśli rozliczasz się jako jednoosobowa działalność gospodarcza i nie prowadzisz tzw. „pełnej księgowości”. Jeśli jednak będziesz potrzebował pomocy w odnalezieniu się w księdze przychodów i rozchodów, pamiętaj o Solidnej Księgowej — biurze rachunkowym, oferującym usługi księgowe zarówno dla początkujących, jak i doświadczonych przedsiębiorców!
Od czego zaczynamy ewidencjonowanie faktur? Oczywiście od ich prawidłowego wystawienia! Na każdej fakturze musi znaleźć się dokładna data wystawienia faktury — jeśli o tym zapomnimy, faktura będzie nieważna i konieczna będzie korekta! Inaczej sprawa ma się z datą sprzedaży — musimy ją uwzględnić wtedy, gdy różni się od daty wystawienia faktury. W przeciwnym razie możemy ją pominąć — brak określonej daty sprzedaży oznajmia, że wystawiliśmy fakturę w dniu realizacji usługi lub transakcji.
Prawidłowo wystawioną fakturę VAT możemy spokojnie zaksięgować w księdze przychodów i rozchodów — przychód netto ujmujemy w kolumnie nr 7, zaś należny podatek — w rejestrze sprzedaży.
A co, jeśli to my dokonaliśmy zakupu „na firmę”? Zanim zabierzemy się do księgowania, powinniśmy upewnić się, że faktura została wystawiona zgodnie z przepisami prawa — obowiązkowo w dwóch egzemplarzach, z prawidłowo uzupełnionymi danymi naszej działalności oraz, co dziś interesuje nas najbardziej — z określoną datą sprzedaży, jeśli różni się ona od daty wystawienia faktury.
Jeśli wszystko jest w porządku, otrzymaną fakturę możemy uwzględnić w kosztach podatkowych oraz rejestrze VAT. A potem — liczyć na odliczenie należnego podatku!
Ważna uwaga — w sytuacji, gdy chcemy odliczyć podatek z naliczonej faktury, liczy się dla nas nie data sprzedaży lub wystawienia faktury, a moment jej otrzymania. Dla przykładu — jeśli kupiłeś nowy laptop na potrzeby swojej działalności pod koniec stycznia, zaś fakturę od sprzedawcy otrzymałeś na początku lutego, to prawo do odliczenia podatkowego przysługuje Ci dopiero przy deklaracji VAT za luty. Jeśli z tego prawa nie skorzystasz, możesz zrobić to w ciągu dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (w naszym przykładzie — w marcu lub kwietniu).
Jeśli chodzi o terminy księgowania — faktury za poprzedni miesiąc powinny zostać zaewidencjonowane najpóźniej do 20. dnia miesiąca bieżącego.
Jak widać, różnica pomiędzy datą sprzedaży a datą wystawienia faktury ma duże znaczenie — jeśli nie chcemy mieć problemów z prawidłowym rozliczeniem podatku, warto o tym pamiętać i umieszczać datę sprzedaży na wydawanych fakturach. Chyba że wystawiamy fakturę w tym samym dniu, w którym dokonujemy transakcję — wtedy jest to zbędne!
Przy składaniu rozliczenia podatkowego naszej działalności liczy się przede wszystkim data sprzedaży — to właśnie wtedy nasz przychód został obciążony obowiązkiem podatkowym, który będziemy musieli wykazać w odpowiednim zeznaniu.
Pamiętajmy także, że fakturę VAT możemy wystawić jedynie w ściśle określonym przez przepisy czasie. Najwcześniej – 60 dni przed sprzedażą, zaś najpóźniej — do 15. dnia następnego miesiąca po sprzedaży, wykonaniu usługi lub odebraniu zaliczki.
A jeśli masz zbyt wiele obowiązków na głowie i nie chcesz martwić się fakturami — skorzystaj z pomocy biura rachunkowego, prowadzącego księgowość dla jednoosobowej działalności gospodarczej!
