Autor artykułu

Monika Salawa

Ekspertka księgowości dla małych firm. Właścicielka Biura Rachunkowego Solidna Księgowa, które wspiera ponad 1200 przedsiębiorców w bieżącym rozliczeniu podatków bez stresu i zbędnych formalności. Twórczyni kanału na YouTube, gdzie w prosty sposób wyjaśnia skomplikowane zagadnienia księgowe.

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) w Polsce wiąże się z wieloma kosztami, które przedsiębiorca musi uwzględnić w swoim budżecie. Do najważniejszych należą składki na ubezpieczenie społeczne, składka zdrowotna oraz podatek dochodowy. Wysokość tych obciążeń zależy od wybranej formy opodatkowania oraz wysokości osiąganych dochodów.

Sprawdź, jakie obowiązkowe opłaty czekają przedsiębiorców w 2025 roku oraz jakie dodatkowe koszty warto uwzględnić w planowaniu finansowym firmy.

Firma jednoosobowa – koszty założenia działalności

Zacznijmy od początku, czyli tego, ile na starcie kosztuje własna działalność gospodarcza. Koszty założenia jednoosobowej firmy są… zerowe. Tak, zgodnie z obowiązującymi przepisami założenie jednoosobowej działalności gospodarczej nie wymaga od przedsiębiorcy poniesienia absolutnie żadnych kosztów rejestracyjnych.

Wszystkie formalności można załatwić online, wypełniając stosowny wniosek na stronie rządowej biznes.gov.pl. Jeśli potrzebujesz pomocy z otworzeniem działalności możesz skorzystać z bezpłatnej pomocy naszego specjalisty, który pomoże Ci zarejestrować firmę krok po kroku i odpowie na Twoje pytania.

Uwaga! Po założeniu działalności możesz otrzymać list z wezwaniem do opłacenia pewnej kwoty za rejestrację firmy. Dokument będzie wyglądał jak pismo z urzędu, a nawet nazwa organizacji będzie zbliżona do CEIDG. Nie płać tej kwoty! Otrzymałeś pismo od firmy, która podszywa się pod CEIDG. Pamiętaj, że założenie firmy jest bezpłatne. Możesz bez obaw wyrzucić ten list do kosza.

Możesz również pobrać ulotkę z podsumowaniem kosztów, podatków i ZUS na JDG: Ile kosztuje JDG?

Koszt rejestracji firmy: 0,00 zł

Jednoosobowa działalność gospodarcza – koszty obowiązkowe dla każdego przedsiębiorcy

Każdy przedsiębiorca prowadzący JDG musi opłacać podatki oraz składki ZUS. Choć są to stałe koszty, ich wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania.

Składki na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne

Przede wszystkim należy mieć świadomość tego, że składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne są również obowiązkowe. Jednak można w pewien sposób wpłynąć na ich wysokość. W przypadku składki zdrowotnej zależy ona bezpośrednio od wybranej formy opodatkowania:

• Rozliczenie na zasadach ogólnych – w tym przypadku składka zdrowotna wynosi 9% dochodu;
• Podatek liniowy – jest to 4,9% od dochodu;
• Ryczałt – wysokość składki zdrowotnej zależy od osiągniętego przychodu (w 2025 r.):
  • przychód roczny 0 – 60.000 zł to składka zdrowotna:  461,66 zł
  • przychód roczny 60.001 – 300.000 zł to składka zdrowotna:  769,43 zł
  • przychód roczny powyżej 300.000 zł to składka zdrowotna: 1384,97 zł

Inaczej wyglądają koszty w firmie jednoosobowej, które są związane ze składkami społecznymi. W ich przypadku przedsiębiorca może skorzystać z ulgi na start, która pozwala przez pierwsze 6 miesięcy nie płacić składek społecznych do ZUS.

Ulgi w składkach społecznych ZUS

Na początku działalności można skorzystać z ulg:

• Ulga na start – przez pierwsze 6 miesięcy przedsiębiorca nie płaci składek społecznych do ZUS.
• ZUS preferencyjny – przez kolejne 24 miesiące przedsiębiorca płaci obniżone składki:
  • 442,90 zł – jeśli opłacasz składkę chorobową
  • 408,60 zł – jeśli nie opłacasz składki chorobowej

Dopiero po tym okresie konieczne jest płacenie pełnego ZUS-u tzw. duży ZUS, który w 2025 roku wynosi:

• 1 773,96 zł – z ubezpieczeniem chorobowym
• 1 646,47 zł – bez ubezpieczenia chorobowego

Wskazówka: Jeśli założysz działalność gospodarczą nie 1, a 2 lub kolejnego dnia miesiąca, z ulgi na start skorzystasz przez 7 pierwszych miesięcy prowadzenia działalności i zaoszczędzisz dodatkowo ok. 400 zł.

Przeczytaj więcej: ZUS dla nowych firm – z jakich ulg możesz skorzystać w 2025 roku?

Podatek dochodowy

Kolejnym z obowiązkowych obciążeń finansowych dla przedsiębiorcy na jednoosobowej działalności gospodarczej jest zaliczka na podatek dochodowy, czyli PIT. Z jakimi wydatkami na tym polu wiąże się działalność jednoosobowa? Koszty podatku są również zależne od formy opodatkowania:

• Rozliczenie na zasadach ogólnych – w tym przypadku JDG jest rozliczana za pośrednictwem skali podatkowej. Dla dochodu do progu w wysokości 120 000 zł obowiązuje stawka 12%, natomiast powyżej 120 000 zł – 32%. Kwota wolna od podatku to 30 000 zł;
• Podatek liniowy – na mocy podatku liniowego płaci się 19% podatku niezależnie od wysokości dochodu. Jest to dobre rozwiązanie przy wysokich dochodach oraz dość wysokich kosztach prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej;
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – stawka ryczałtu jest zależna od typu konkretnej działalności, a należność naliczana jest od przychodu, a nie – jak przy rozliczeniu na zasadach ogólnych i podatku liniowym – od dochodu. Stawki ryczałtu wynoszą od 2% do 17% – w zależności od branży w jakiej działasz.

Miesięczne koszty związane z opodatkowaniem zależą od wielu czynników. Przed otworzeniem JDG warto skonsultować formę opodatkowania z doradcą podatkowym, który doradzi, jaką formę opodatkowania wybrać oraz wybrać biuro rachunkowe, które świadczy nie tylko podstawowe usługi księgowe, ale też przypomni o terminie płatności podatków i ZUS. Jeśli więc szukasz dobrej księgowej do współpracy, to umów się na bezpłatną rozmowę z naszym specjalistą: bezpłatna konsultacja księgowa

Przykład kosztów JDG: przychód 100.000 zł rocznie, „ulga na start” w ZUS w 2025 r.

Więcej na temat wyboru odpowiedniej formy opodatkowania możesz posłuchać w poniższym nagraniu:

Inne koszty związane z prowadzeniem JDG

Dodatkowe koszty, które warto wziąć pod uwagę na starcie, są związane przede wszystkim z formalnościami, takimi jak wyrobienie pieczątki czy otwarcie konta bankowego. Są to jednak wydatki dość małe i wynoszą zazwyczaj zaledwie w sumie kilkadziesiąt złotych.

Inne wydatki mogą się pojawić, jeśli prowadzisz działalność wymagającą specjalnych zezwoleń lub koncesji, na przykład w przypadku takich branż jak taxi, czy sprzedaż alkoholu. Ponadto, może być konieczne wykupienie obowiązkowego ubezpieczenia OC zawodowego, jak np. dla lekarzy czy doradców podatkowych. Możesz również zastanowić się nad wykupieniem ubezpieczenia od utraty dochodu, z którego otrzymasz środki w czasie kiedy nie będziesz w stanie pracować np. za długi pobyt w szpitalu.

Natomiast przedsiębiorcy w określonych branżach, np. prowadzący restaurację, czy sklep stacjonarny, mogą się spotkać z dużymi kosztami na start działalności. Aby rozpocząć biznes, niezbędny będzie kapitał na zakup wyposażenia, wynajem lokalu oraz zatrudnienie pracowników. Można go zdobyć poprzez oszczędności z wcześniejszej pracy, kredyt bankowy, pożyczkę od rodziny lub skorzystanie z dotacji na start działalności oferowanych przez lokalne urzędy pracy dla bezrobotnych.

Niejednokrotnie założenie działalności gospodarczej będzie wiązało się również ze korzystaniem z usług prawnika. Specjalista taki: przygotuje dla Ciebie umowę współpracy z kontrahentem (B2B), przygotuje regulamin sklepu internetowego, czy informacje RODO.

Ile wynoszą koszty obsługi księgowej dla JDG?

Chociaż jednoosobową działalność gospodarczą często zakładają osoby chcące pracować jako freelancerzy, pamiętajmy, że ten rodzaj działalności umożliwia również zatrudnianie innych osób. Jednoosobowa działalność gospodarcza może zatrudniać dowolną liczbę osób – a jedną z nich często jest księgowa.

Z jednej strony zatrudnienie księgowej na pełen etat generuje dodatkowe koszty dla firmy. Według raportu Salary Survey Goldman Recruitment z początku 2025 roku, wynagrodzenia na stanowisku samodzielnego księgowego wynoszą średnio 12 500 zł brutto miesięcznie, z przedziałem od 10 000 zł do 14 000 zł.

Z drugiej strony prowadzenie księgowości w firmie to obowiązek każdego przedsiębiorcy – także osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. I choć oczywiście księgowość – zwłaszcza w wariancie uproszczonym, bardzo powszechnie stosowanym w JDG – można prowadzić samemu, mimo wszystko lepiej powierzyć to specjalistom. Co za tym idzie, koszty prowadzenia działalności jednoosobowej muszą zatem uwzględniać również wynagrodzenie dla księgowej.

W przypadku małych jednoosobowych działalności gospodarczych praktykowane jest zlecanie obsługi księgowej do biura rachunkowego. Każde biuro posiada swój indywidualny cennik, uzależniony od:

• branży w jakiej działa klient
• rodzaju operacji (krajowe, zagraniczne)
• ilości dokumentów przychodowych i kosztowych

Zazwyczaj cena obsługi księgowej dla małej jednoosobowej działalności to 280 zł netto/miesięcznie. W tej cenie rozliczanych jest do 10 dokumentów miesięcznie. Każdy dodatkowy dokument to 6 zł netto/sztuka.

Często dodatkowo płatne będą takie usługi, jak przygotowanie zeznania rocznego PIT z działalności od 100 zł netto, czy obsługa kadrowo-płacowa pracowników od 56 zł netto/osoba.

Jakie są łączne koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej?

Jakie są koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce w 2025 roku? Zasadniczo można powiedzieć, że łączne koszty prowadzenia działalności jednoosobowej zamykają się w kwocie kilkuset złotych miesięcznie. 

Miesięczny koszt utrzymania jednoosobowej firmy, która korzysta z „ulgi na start” w ZUS i osiąga roczny dochód 100 000 zł opodatkowany według skali podatkowej, wynosi około 1450 zł/m-c (podatek dochodowy + ZUS + księgowość).

Mówimy tu jednak oczywiście o sytuacji, w której przedsiębiorca nie zatrudnia innych pracowników. Zatrudnienie każdego dodatkowego pracownika to przynajmniej kilka tysięcy złotych miesięcznie.

Trudno oczywiście precyzyjnie określić koszty firmy jednoosobowej, ponieważ wiele zależy od wybranej formy opodatkowania i – jak wspomnieliśmy – liczby pracowników.

W jaki sposób obniżyć koszty JDG?

Koszt obsługi księgowej można znacząco obniżyć, wprowadzając kilka prostych usprawnień:

1. Automatyzacja dostarczania faktur sprzedaży
   Dostarczając księgowej faktury sprzedaży w formie pliku, który można zaimportować do systemu księgowego, eliminujesz konieczność ręcznego wprowadzania danych. To nie tylko oszczędza czas, ale również zmniejsza ryzyko błędów.
2. Zbiorcze faktury kosztowe
   Zamiast przekazywać księgowej kilkadziesiąt pojedynczych faktur w ciągu miesiąca (np. z zakupów na stacjach benzynowych), możesz założyć kartę paliwową i otrzymywać jedną zbiorczą fakturę na koniec miesiąca. Analogiczne rozwiązanie można zastosować w przypadku zakupów towarów handlowych – warto porozmawiać z hurtownią i poprosić o wystawianie jednej faktury zbiorczej zamiast osobnej faktury do każdego zamówienia.

Tego rodzaju rozwiązania nie tylko upraszczają procesy księgowe, ale również pozwalają zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze, dzięki ograniczeniu liczby dokumentów do przetworzenia.

Jednym z najlepszych sposobów na to, by obniżyć koszty jednoosobowej działalności gospodarczej, jest również zrezygnowanie z zatrudniania księgowej na etat. Jak wspomnieliśmy, księgowa w firmie jest potrzebna, jednak jednoosobowa działalność gospodarcza często nie generuje tak dużo obowiązków, by zatrudnianie księgowej na etat było opłacalne. W takich okolicznościach korzystnym rozwiązaniem staje się skorzystanie z usług biura rachunkowego.

Najczęstsze błędy popełniane przy samodzielnym prowadzeniu księgowości

Najczęstsze błędy popełniane przy samodzielnym prowadzeniu księgowości to między innymi:

• Nieprawidłowe obliczanie zaliczek na podatek dochodowy – przedsiębiorcy mogą błędnie obliczać kwoty zaliczek na podatek dochodowy, co może skutkować niedopłatą lub nadpłatą podatku.
• Pomijanie zmian w przepisach – brak aktualizacji wiedzy na temat zmieniających się regulacji podatkowych, co może prowadzić do niezgodności z obowiązującymi przepisami.
• Brak oznaczania faktur kodami GTU i kodami transakcji – jeśli jesteś podatnikiem VAT czynnym, możesz być zobowiązany do oznaczania niektórych transakcji sprzedaży odpowiednimi kodami (GTU, lub transakcji).
• Nie składanie IFT-2R za reklamy na Facebooku i Google – jeśli korzystasz z reklam w zagranicznych serwisach, masz obowiązek złożenia deklaracji IFT2R. Brak zgłoszenia może skutkować mandatem z urzędu skarbowego.

Chcesz uniknąć błędów? Poznaj naszą ofertę i skontaktuj się z nami, aby mieć pewność, że Twoje finanse są w dobrych rękach.

Nasza firma posiada wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu księgowości uproszczonej dla jednoosobowych działalności gospodarczych. Często współpracujemy zarówno z grafikami, programistami czy fotografami, jak i osobami prowadzącymi własne gabinety lekarskie. Co więcej, nasze usługi obejmują nie tylko prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, ryczałtu ewidencjonowanego czy ksiąg rachunkowych. Oferujemy również:

• program do wystawiania faktur;
• profesjonalne wsparcie księgowego;
• przypomnienia o terminie płatności podatku i ZUS;
• księgowość online, wykorzystującą specjalną platformę do przesyłania dokumentów i monitorowania sytuacji finansowej firmy.