Każdy przedsiębiorca prowadzący własną działalność gospodarczą musi prowadzić księgowość — to dosyć oczywiste. Nie wszyscy jednak wiedzą, że istnieje kilka sposobów na prowadzenie ewidencji księgowej. Dzięki temu wielu przedsiębiorców nie musi już od początku swojej działalności martwić się skomplikowanymi księgami rachunkowymi; zamiast nich, mogą oni postawić na księgowość uproszczoną. Czym różni się księgowość uproszczona od pełnej i na którą z nich powinniśmy się zdecydować?

Rodzaje księgowości

Rozliczanie podatków jest jednym z najważniejszych obowiązków przedsiębiorców; by zrobić to prawidłowo, niezbędna jest rzetelnie prowadzona ewidencja wszystkich operacji gospodarczych naszej działalności, czyli innymi słowy — jej przychodów i rozchodów. 

W Polsce obowiązują dwa rodzaje księgowości — pełna i uproszczona. Część przedsiębiorców może swobodnie wybrać pomiędzy nimi — wiele form działalności ma jednak obowiązek prowadzenia księgowości pełnej, a więc tej nieco bardziej skomplikowanej. Od czego to zależy? O tym nieco później — skupmy się teraz na tym, co charakteryzuje oba rodzaje księgowości.

Czym jest księgowość pełna?

Księgi rachunkowe (bo tak inaczej określamy pełną księgowość) są tym, co jako pierwsze kojarzy się z pracą księgowych czy biur rachunkowych. Nic dziwnego — to właśnie firmy, które mają obowiązek prowadzić księgi najczęściej decydują się na profesjonalne usługi księgowe. Trzeba bowiem wiedzieć, że prowadzenie pełnej księgowości to praca na pełen etat — wymaga doskonałej znajomości przepisów i… sporej ilości poświęconych na nią godzin.

Co czyni prowadzenie ksiąg tak wymagającym? Mnogość obowiązków — księgowi opiekujący się pełną księgowością muszą dokonywać (na bieżąco!) ewidencji obrotów i sald dla księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych, uzupełniających informacje zawarte w księdze głównej. Ich zadaniem jest również inwentaryzacja aktywów i pasywów firmy, a także sporządzenie pełnego bilansu oraz rachunku zysków i strat danej działalności. Sporo, prawda? 

Jednak wysiłek włożony w prowadzenie pełnych ksiąg się opłaca — tak dokładna ewidencja naszej działalności pozwala uzyskać pełny obraz sytuacji finansowej firmy, dzięki czemu możemy skuteczniej nią zarządzać. A do tego daje nam dużo większe możliwości jeśli chodzi o optymalizację podatkową.

Czym charakteryzuje się księgowość uproszczona?

Księgowość uproszczona to znacznie łatwiejsza forma prowadzenia ewidencji finansowej — wymaga zapisywania jedynie podstawowych informacji o obrotach firmy. Wielu przedsiębiorców radzi sobie z księgowością uproszczoną samodzielnie, korzystając przy tym z programów księgowych.

Uproszczoną księgowość możemy prowadzić na jeden z trzech sposobów: w formie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub, w szczególnych przypadkach, karty podatkowej.

O PKPiR można powiedzieć, że jest o wiele prostszą wersją pełnych ksiąg rachunkowych. Jej prowadzenie polega na zapisywaniu przychodów oraz wydatków firmy — to wszystko! Co ważne, księgę musimy założyć już na dzień rozpoczęcia naszej działalności.

Księgowość w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych wymaga od nas jeszcze mniej trudu — zapisujemy wyłącznie przychody naszej firmy, od których rozliczymy później podatek.

Ostatnim sposobem na prowadzenie księgowości jest karta podatkowa — przy której… nie trzeba prowadzić żadnych zapisów; przedsiębiorca opłaca bowiem podatek niezależny od dochodów. Urząd Skarbowy powoli wycofuje się jednak z tej formy rozliczenia; nowi przedsiębiorcy lub ci, którzy dopiero planują zmienić sposób opodatkowania już z niej nie skorzystają.

Kiedy można prowadzić uproszczoną księgowość, a kiedy — pełną?

Tak, jak wspomnieliśmy na początku, skorzystać z uproszczonej księgowości mogą jedynie niektórzy przedsiębiorcy. Takie prawo przysługuje jednoosobowym działalnościom gospodarczym, a także spółkom jawnym, partnerskim oraz cywilnym osób prawnych. Jedyny warunek, który muszą one spełnić to odpowiednia wysokość przychodu rocznego — nie może on przekraczać wartość 2 000 000 euro — na rok 2023 równowartość tej kwoty to
9 654 400 złotych.

Do prowadzenia pełnej księgowości są za to zobligowane wszystkie firmy, które przekroczą wspomniany limit, a także: spółki akcyjne i z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki komandytowe oraz komandytowo-akcyjne.

Jak widać, z zalet księgowości uproszczonej skorzystają jedynie mali przedsiębiorcy — ci, którzy się na to zdecydują, mogą w dowolnym momencie przejść na księgi rachunkowe. W praktyce — zdarza się to raczej rzadko.

Księgowość pełna a księgowość uproszczona — którą wybrać?

Jeśli należysz do przedsiębiorców, którym przysługuje prawo do prowadzenia księgowości uproszczonej — warto się nad tym zastanowić!

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów czy ryczałt ewidencjonowany są na tyle prostymi formami ewidencji finansowej, że bez trudu poprowadzisz ją samemu. A jeśli zdecydujesz się skorzystać z pomocy księgowej — zapłacisz o wiele mniej, niż w przypadku pełnej księgowości.

Z drugiej strony, uproszczona dokumentacja nie zapewni Ci tak dokładnego wglądu w finanse firmy, jak rzetelnie prowadzona pełna księgowość. Jednak w przypadku małej działalności (a o takiej mówimy), kontrolowanie sytuacji finansowej nie powinno być na tyle trudne, by księgi rachunkowe były niezbędne.