Już za kilkanaście miesięcy wszystkich przedsiębiorców czeka obowiązkowa rejestracja w Krajowym Systemie e-Faktur – koniec z wystawianiem dokumentów papierowych! Jednak przejść na KSeF możesz nawet i dzisiaj — system wystawiania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych jest dostępny dla każdego zainteresowanego nim przedsiębiorcy. Dowiedz się, jakie zmiany dla przedsiębiorców przynosi KSeF i w jaki sposób z niego skorzystać.
Krajowy System e-Faktur, czyli w skrócie — KSeF jest wprowadzoną przez Ministerstwo Finansów na początku zeszłego roku platformą, za pośrednictwem której przedsiębiorcy mogą wystawiać, przesyłać i odbierać faktury. Co bardzo istotne, mówimy tu o fakturach ustrukturyzowanych — każda faktura w KSeF-ie ma jednakową formą, co ułatwia pracę nie tylko samym przedsiębiorcom, ale i księgowym, prowadzącym w ich imieniu księgowość online.
Oprócz pośrednictwa w wystawianiu i dostarczaniu faktur, system archiwizuje wszystkie dokumenty, dzięki czemu będziemy mieli do nich wgląd przez okres 10 lat od ich wydania. KSeF przeprowadza także automatyczną analizę danych zawartych na każdej fakturze i weryfikuje, czy zostały one prawidłowo wprowadzone.
Z rządowego rozwiązania skorzystać może większość przedsiębiorców — nieważne, czy prowadzą dużą spółkę akcyjną, czy jednoosobową działalność. System obejmuje zarówno firmy opłacające podatek VAT jak i te, które korzystają z prawa do zwolnienia z VAT ze względu na obroty nieprzekraczające 200 tys. złotych.
Obecnie korzystanie z KSeF-u nie jest obowiązkowe — przedsiębiorcy nadal mogą wystawiać faktury papierowe lub nieustrukturyzowane e-faktury. Zmieni się to w dniu 1 lipca 2024 roku, gdy do przejścia na KSeF zobligowani zostaną wszyscy czynni podatnicy VAT; przedsiębiorców zwolnionych z podatku od towarów i usług czeka to pół roku później.
Dostęp do KSeF-u możemy uzyskać na dwa sposoby:
Niezależnie, jakie oprogramowanie wybierzemy, by móc korzystać z możliwości systemu konieczne są odpowiednie uprawnienia. Spokojnie — jeśli jesteś przedsiębiorcą-podatnikiem, to już je posiadasz! Możesz także nadać uprawnienia (lub ich część) dostępu do KSeF upoważnionym przez Ciebie osobom (na przykład pracownikom) oraz podmiotom prawnym — takich uprawnień będzie potrzebowała m.in. księgowa, która prowadzi księgowość dla jednoosobowej działalność gospodarczej w Twoim imieniu lub świadczy inne usługi księgowe. Wyróżnia się cztery rodzaje uprawnień:
Jak łatwo się domyślić, aby zalogować się do systemu będziesz musiał przejść przez proces uwierzytelniania swojej tożsamości oraz uprawnień. Do wyboru mamy trzy metody:
Po przejściu przez pierwszy etap weryfikacji niezbędne będzie także podanie tzw. tokenu — wygenerowanego przez KSeF ciągu liter i cyfr, przypisanego wyłącznie do Ciebie.
A jak przebiega sam proces wystawiania faktury za pośrednictwem KSeF-u? Na szczęście nie jest on zbyt skomplikowany — system powinien nas przeprowadzić krok po kroku przez kolejne czynności. Warto jednak opisać pokrótce, czego możemy się spodziewać.
W pierwszej kolejności czeka nas uzupełnienie danych nagłówkowych faktury — określ jej rodzaj, swoją rolę (jako wystawca) oraz inne szczegóły. Następną sekcją do wypełnienia są informacje o sprzedawcy towaru/usługi. Niezbędne będą w tym miejscu Twoje dane kontaktowe, adresowe oraz identyfikacyjne. W ostatnim kroku czekają do wypełnienia dane nabywcy — analogiczne do Twoich.
I to tyle — przed wysyłką wypełnionej faktury powinieneś jeszcze dokładnie sprawdzić wszystkie wypełnione rubryki. Po wysłaniu dokumentu naniesienie poprawek nie będzie już możliwe; jedynym ratunkiem byłoby wystawienie noty korygującej.
Jeżeli faktura została wypełniona zgodnie z kryteriami dotyczącymi faktur ustrukturyzowanych, KSeF powinien szybko ją zaakceptować i nadać jej numer referencyjny — dzięki niemu będziesz mógł w przyszłości znaleźć swoją fakturę w systemie.
Posiadając uprawnienia do korzystania z KSeF-u jako przedsiębiorca, bez problemu uzyskamy dostęp do wystawionych lub odebranych faktur. Dla każdego dokumentu możemy wygenerować jego podgląd — otrzymamy tym samym dostęp do pliku XML, którego zawartość (a więc naszą fakturę) podejrzymy w dowolnym programie księgowym lub w Aplikacji Podatnika KSeF.
Każdemu, kto chciałby poznać szczegóły wystawionej na niego faktury, KSeF oferuje anonimowy dostęp do pojedynczego dokumentu bez rejestrowania się i uwierzytelniania w systemie. Aby z tej możliwości skorzystać, musimy podać:
