Blog

Jak działa Krajowy System e-Faktur (KSeF)? Logowanie do aplikacji.

Już za kilkanaście miesięcy wszystkich przedsiębiorców czeka obowiązkowa rejestracja w Krajowym Systemie e-Faktur – koniec z wystawianiem dokumentów papierowych! Jednak przejść na KSeF możesz nawet i dzisiaj — system wystawiania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych jest dostępny dla każdego zainteresowanego nim przedsiębiorcy. Dowiedz się, jakie zmiany dla przedsiębiorców przynosi KSeF i w jaki sposób z niego skorzystać.

System KSeF — co trzeba wiedzieć?

Krajowy System e-Faktur, czyli w skrócie — KSeF jest wprowadzoną przez Ministerstwo Finansów na początku zeszłego roku platformą, za pośrednictwem której przedsiębiorcy mogą wystawiać, przesyłać i odbierać faktury. Co bardzo istotne, mówimy tu o fakturach ustrukturyzowanych — każda faktura w KSeF-ie ma jednakową formą, co ułatwia pracę nie tylko samym przedsiębiorcom, ale i księgowym, prowadzącym w ich imieniu księgowość online.

Oprócz pośrednictwa w wystawianiu i dostarczaniu faktur, system archiwizuje wszystkie dokumenty, dzięki czemu będziemy mieli do nich wgląd przez okres 10 lat od ich wydania. KSeF przeprowadza także automatyczną analizę danych zawartych na każdej fakturze i weryfikuje, czy zostały one prawidłowo wprowadzone.

Z rządowego rozwiązania skorzystać może większość przedsiębiorców — nieważne, czy prowadzą dużą spółkę akcyjną, czy jednoosobową działalność. System obejmuje zarówno firmy opłacające podatek VAT jak i te, które korzystają z prawa do zwolnienia z VAT ze względu na obroty nieprzekraczające 200 tys. złotych.

Obecnie korzystanie z KSeF-u nie jest obowiązkowe — przedsiębiorcy nadal mogą wystawiać faktury papierowe lub nieustrukturyzowane e-faktury. Zmieni się to w dniu 1 lipca 2024 roku, gdy do przejścia na KSeF zobligowani zostaną wszyscy czynni podatnicy VAT; przedsiębiorców zwolnionych z podatku od towarów i usług czeka to pół roku później.

Jak zalogować się do KSeF?

Dostęp do KSeF-u możemy uzyskać na dwa sposoby:

  • za pośrednictwem popularnych programów księgowych, zintegrowanych z systemem KSeF;
  • dzięki proponowanej przez Ministerstwo Finansów Aplikacji Podatnika KSeF — darmowej i dostępnej dla każdego przedsiębiorcy.

Niezależnie, jakie oprogramowanie wybierzemy, by móc korzystać z możliwości systemu konieczne są odpowiednie uprawnienia. Spokojnie — jeśli jesteś przedsiębiorcą-podatnikiem, to już je posiadasz! Możesz także nadać uprawnienia (lub ich część) dostępu do KSeF upoważnionym przez Ciebie osobom (na przykład pracownikom) oraz podmiotom prawnym — takich uprawnień będzie potrzebowała m.in. księgowa, która prowadzi księgowość dla jednoosobowej działalność gospodarczej w Twoim imieniu lub świadczy inne usługi księgowe. Wyróżnia się cztery rodzaje uprawnień:

  • do wystawiania faktur oraz ich odbioru;
  • do samofakturowania;
  • do nadawania uprawnień innym podmiotom;
  • komornicze.

Jak łatwo się domyślić, aby zalogować się do systemu będziesz musiał przejść przez proces uwierzytelniania swojej tożsamości oraz uprawnień. Do wyboru mamy trzy metody:

  • za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego;
  • za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej;
  • z użyciem podpisu zaufanego.

Po przejściu przez pierwszy etap weryfikacji niezbędne będzie także podanie tzw. tokenu — wygenerowanego przez KSeF ciągu liter i cyfr, przypisanego wyłącznie do Ciebie.

Wprowadzanie faktur do systemu KSeF

A jak przebiega sam proces wystawiania faktury za pośrednictwem KSeF-u? Na szczęście nie jest on zbyt skomplikowany — system powinien nas przeprowadzić krok po kroku przez kolejne czynności. Warto jednak opisać pokrótce, czego możemy się spodziewać.

W pierwszej kolejności czeka nas uzupełnienie danych nagłówkowych faktury — określ jej rodzaj, swoją rolę (jako wystawca) oraz inne szczegóły. Następną sekcją do wypełnienia są informacje o sprzedawcy towaru/usługi. Niezbędne będą w tym miejscu Twoje dane kontaktowe, adresowe oraz identyfikacyjne. W ostatnim kroku czekają do wypełnienia dane nabywcy — analogiczne do Twoich.

I to tyle — przed wysyłką wypełnionej faktury powinieneś jeszcze dokładnie sprawdzić wszystkie wypełnione rubryki. Po wysłaniu dokumentu naniesienie poprawek nie będzie już możliwe; jedynym ratunkiem byłoby wystawienie noty korygującej.

Jeżeli faktura została wypełniona zgodnie z kryteriami dotyczącymi faktur ustrukturyzowanych, KSeF powinien szybko ją zaakceptować i nadać jej numer referencyjny — dzięki niemu będziesz mógł w przyszłości znaleźć swoją fakturę w systemie.

Jak pobrać faktury z KSeF?

Posiadając uprawnienia do korzystania z KSeF-u jako przedsiębiorca, bez problemu uzyskamy dostęp do wystawionych lub odebranych faktur. Dla każdego dokumentu możemy wygenerować jego podgląd — otrzymamy tym samym dostęp do pliku XML, którego zawartość (a więc naszą fakturę) podejrzymy w dowolnym programie księgowym lub w Aplikacji Podatnika KSeF.

Każdemu, kto chciałby poznać szczegóły wystawionej na niego faktury, KSeF oferuje anonimowy dostęp do pojedynczego dokumentu bez rejestrowania się i uwierzytelniania w systemie. Aby z tej możliwości skorzystać, musimy podać:

  • numer identyfikujący fakturę w KSeF;
  • numer faktury;
  • numer NIP nabywcy/sprzedawcy;
  • imię i nazwisko nabywcy/sprzedawcy;
  • kwotę należności.

Sprawdź również:
Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Czytaj więcej

  • 6 października 2023
    Kategoria

    Pomoc de minimis – jak uzyskać i rozliczyć tę dotację?

    Jedną z najważniejszych zasad polityki gospodarczej jest swoboda konkurencji, na podstawie której państwo nie powinno pomagać wybranym...

    Czytaj
  • 6 października 2023
    Kategoria

    Rozliczenia międzyokresowe kosztów i przychodów

    Jedną z podstawowych zasad rachunkowości prowadzonej w przedsiębiorstwie jest tak zwana zasada periodyzacji. Na jej podstawie konieczne jest...

    Czytaj
  • 6 października 2023
    Kategoria

    Jak amortyzować sprzęt komputerowy?

    Współcześnie trudno wyobrazić sobie prowadzenie firmy bez dobrego, sprawnego komputera. Komputer stacjonarny lub laptop biurowy to część podstawowego...

    Czytaj
  • 31 sierpnia 2023
    Kategoria

    Jakie są koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej?

    Według danych opublikowanych przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii w pierwszym kwartale 2023 roku do Centralnej Ewidencji i Informacji...

    Czytaj
  • 31 sierpnia 2023
    Kategoria

    Jak rozlicza się z działalności fizjoterapeuta?

    Prowadzenie własnego gabinetu fizjoterapeutycznego to świetny pomysł. Wielu fizjoterapeutów nieusatysfakcjonowanych warunkami pracy w szpitalach,...

    Czytaj
  • 31 sierpnia 2023
    Kategoria

    Czy opłaca się prowadzić księgowość samodzielnie?

    Do prowadzenia księgowości jest zobowiązana każda firma – zarówno międzynarodowa, duża korporacja, jak i niewielkie, kilkunastoosobowe...

    Czytaj
  • 31 sierpnia 2023
    Kategoria

    Działalność gospodarcza dla Ukraińca – założenie firmy i rozliczanie w Polsce

    O tym, że Ukraińcy stanowią zdecydowaną większość osób z zagranicy mieszkających w Polsce, doskonale wie każdy z nas. I choć...

    Czytaj
  • 31 sierpnia 2023
    Kategoria

    Formy opodatkowania jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG)

    Jak pokazują dane publikowane przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii, jednoosobowa działalność gospodarcza niezmiennie cieszy się w Polsce...

    Czytaj
  • 20 czerwca 2023
    Kategoria

    Copywriter – jaka stawka VAT?

    Podatki są nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Dla copywriterów, którzy zajmują się tworzeniem tekstów reklamowych,...

    Czytaj
  • 20 czerwca 2023
    Kategoria

    Jaka stawka ryczałtu dla copywritera? Ryczałt dla copywriterów.

    Jaka stawka ryczałtu będzie odpowiednia dla copywritera? Wielu copywriterów zadaje sobie to pytanie, gdy rozpoczynają swoją działalność, lub chcą...

    Czytaj