Blog

Jak działa Krajowy System e-Faktur (KSeF)? Logowanie do aplikacji.

Już za kilkanaście miesięcy wszystkich przedsiębiorców czeka obowiązkowa rejestracja w Krajowym Systemie e-Faktur – koniec z wystawianiem dokumentów papierowych! Jednak przejść na KSeF możesz nawet i dzisiaj — system wystawiania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych jest dostępny dla każdego zainteresowanego nim przedsiębiorcy. Dowiedz się, jakie zmiany dla przedsiębiorców przynosi KSeF i w jaki sposób z niego skorzystać.

System KSeF — co trzeba wiedzieć?

Krajowy System e-Faktur, czyli w skrócie — KSeF jest wprowadzoną przez Ministerstwo Finansów na początku zeszłego roku platformą, za pośrednictwem której przedsiębiorcy mogą wystawiać, przesyłać i odbierać faktury. Co bardzo istotne, mówimy tu o fakturach ustrukturyzowanych — każda faktura w KSeF-ie ma jednakową formą, co ułatwia pracę nie tylko samym przedsiębiorcom, ale i księgowym, prowadzącym w ich imieniu księgowość online.

Oprócz pośrednictwa w wystawianiu i dostarczaniu faktur, system archiwizuje wszystkie dokumenty, dzięki czemu będziemy mieli do nich wgląd przez okres 10 lat od ich wydania. KSeF przeprowadza także automatyczną analizę danych zawartych na każdej fakturze i weryfikuje, czy zostały one prawidłowo wprowadzone.

Z rządowego rozwiązania skorzystać może większość przedsiębiorców — nieważne, czy prowadzą dużą spółkę akcyjną, czy jednoosobową działalność. System obejmuje zarówno firmy opłacające podatek VAT jak i te, które korzystają z prawa do zwolnienia z VAT ze względu na obroty nieprzekraczające 200 tys. złotych.

Obecnie korzystanie z KSeF-u nie jest obowiązkowe — przedsiębiorcy nadal mogą wystawiać faktury papierowe lub nieustrukturyzowane e-faktury. Zmieni się to w dniu 1 lipca 2024 roku, gdy do przejścia na KSeF zobligowani zostaną wszyscy czynni podatnicy VAT; przedsiębiorców zwolnionych z podatku od towarów i usług czeka to pół roku później.

Jak zalogować się do KSeF?

Dostęp do KSeF-u możemy uzyskać na dwa sposoby:

  • za pośrednictwem popularnych programów księgowych, zintegrowanych z systemem KSeF;
  • dzięki proponowanej przez Ministerstwo Finansów Aplikacji Podatnika KSeF — darmowej i dostępnej dla każdego przedsiębiorcy.

Niezależnie, jakie oprogramowanie wybierzemy, by móc korzystać z możliwości systemu konieczne są odpowiednie uprawnienia. Spokojnie — jeśli jesteś przedsiębiorcą-podatnikiem, to już je posiadasz! Możesz także nadać uprawnienia (lub ich część) dostępu do KSeF upoważnionym przez Ciebie osobom (na przykład pracownikom) oraz podmiotom prawnym — takich uprawnień będzie potrzebowała m.in. księgowa, która prowadzi księgowość dla jednoosobowej działalność gospodarczej w Twoim imieniu lub świadczy inne usługi księgowe. Wyróżnia się cztery rodzaje uprawnień:

  • do wystawiania faktur oraz ich odbioru;
  • do samofakturowania;
  • do nadawania uprawnień innym podmiotom;
  • komornicze.

Jak łatwo się domyślić, aby zalogować się do systemu będziesz musiał przejść przez proces uwierzytelniania swojej tożsamości oraz uprawnień. Do wyboru mamy trzy metody:

  • za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego;
  • za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej;
  • z użyciem podpisu zaufanego.

Po przejściu przez pierwszy etap weryfikacji niezbędne będzie także podanie tzw. tokenu — wygenerowanego przez KSeF ciągu liter i cyfr, przypisanego wyłącznie do Ciebie.

Wprowadzanie faktur do systemu KSeF

A jak przebiega sam proces wystawiania faktury za pośrednictwem KSeF-u? Na szczęście nie jest on zbyt skomplikowany — system powinien nas przeprowadzić krok po kroku przez kolejne czynności. Warto jednak opisać pokrótce, czego możemy się spodziewać.

W pierwszej kolejności czeka nas uzupełnienie danych nagłówkowych faktury — określ jej rodzaj, swoją rolę (jako wystawca) oraz inne szczegóły. Następną sekcją do wypełnienia są informacje o sprzedawcy towaru/usługi. Niezbędne będą w tym miejscu Twoje dane kontaktowe, adresowe oraz identyfikacyjne. W ostatnim kroku czekają do wypełnienia dane nabywcy — analogiczne do Twoich.

I to tyle — przed wysyłką wypełnionej faktury powinieneś jeszcze dokładnie sprawdzić wszystkie wypełnione rubryki. Po wysłaniu dokumentu naniesienie poprawek nie będzie już możliwe; jedynym ratunkiem byłoby wystawienie noty korygującej.

Jeżeli faktura została wypełniona zgodnie z kryteriami dotyczącymi faktur ustrukturyzowanych, KSeF powinien szybko ją zaakceptować i nadać jej numer referencyjny — dzięki niemu będziesz mógł w przyszłości znaleźć swoją fakturę w systemie.

Jak pobrać faktury z KSeF?

Posiadając uprawnienia do korzystania z KSeF-u jako przedsiębiorca, bez problemu uzyskamy dostęp do wystawionych lub odebranych faktur. Dla każdego dokumentu możemy wygenerować jego podgląd — otrzymamy tym samym dostęp do pliku XML, którego zawartość (a więc naszą fakturę) podejrzymy w dowolnym programie księgowym lub w Aplikacji Podatnika KSeF.

Każdemu, kto chciałby poznać szczegóły wystawionej na niego faktury, KSeF oferuje anonimowy dostęp do pojedynczego dokumentu bez rejestrowania się i uwierzytelniania w systemie. Aby z tej możliwości skorzystać, musimy podać:

  • numer identyfikujący fakturę w KSeF;
  • numer faktury;
  • numer NIP nabywcy/sprzedawcy;
  • imię i nazwisko nabywcy/sprzedawcy;
  • kwotę należności.

Sprawdź również:
Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Pobierz bezpłatne zestawienie:

16 najgorszych błędów przy zakładaniu JDG

i dowiedz się, jak ich uniknąć!

Sprawdź, jak różnice w podatkach, składkach ZUS i kosztach księgowości wpływają na start Twojej działalności.

Zero spamu
– tylko konkretna wiedza i wskazówki, które pomogą Ci na start działalności!

Pobierz bezpłatną ulotkę:

16 rzeczy, które warto przemyśleć przed założeniem działalności

..abyś mógł dobrze przygotować się na start swojej firmy.

Sprawdź, jak dobrze przygotować się do startu swojej firmy, by uniknąć niespodzianek i kosztownych błędów!

Zero spamu
– tylko konkretna wiedza i wskazówki, które pomogą Ci na start działalności!

Najpopularniejsze Artykuły

  • Jakie są koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej?

    Czytaj
  • Składki ZUS na ryczałcie w 2025 roku – ile zapłacisz?

    Czytaj
  • Mały ZUS Plus 2025 – wszystko, co musisz wiedzieć

    Czytaj

Czytaj więcej

  • 24 kwietnia 2025
    Podatki przedsiębiorcy

    Kontrola podatkowa dla jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG)

    Kontrola podatkowa to procedura, podczas której organy skarbowe weryfikują, czy przedsiębiorca prawidłowo rozlicza swoje zobowiązania wobec fiskusa. Dla...

    Czytaj
  • 22 kwietnia 2025
    Podatki przedsiębiorcy

    Mechanizm podzielonej płatności (split payment) – praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców

    Mechanizm podzielonej płatności (MPP), znany również jako split payment, to rozwiązanie wprowadzone do polskiego systemu VAT, które ma ograniczać...

    Czytaj
  • 15 marca 2025
    Podatki przedsiębiorcy

    IKZE – czyli sposób na dodatkową emeryturę i obniżenie podatku

    Z ulgi na IKZE mogą korzystać zarówno osoby prywatne, jak i osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Poniższy artykuł...

    Czytaj
  • 25 lutego 2025
    Podatki przedsiębiorcy

    Jakie są koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej?

    Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) w Polsce wiąże się z wieloma kosztami, które przedsiębiorca musi uwzględnić...

    Czytaj
  • 19 lutego 2025
    Podatki przedsiębiorcy

    Darowizny w 2025 roku: Jakie są limity zwolnienia z podatku?

    W 2025 roku przepisy dotyczące darowizn i związanych z nimi limitów podatkowych pozostają klarowne. Jeśli planujesz przekazać darowiznę,...

    Czytaj
  • 9 lutego 2025
    Podatki przedsiębiorcy

    Jakich podatków najczęściej dotyczą kontrole skarbowe?

    Kontrole podatkowe są jednym z podstawowych narzędzi organów skarbowych służących wykrywaniu nieprawidłowości w rozliczeniach...

    Czytaj
  • 31 stycznia 2025
    Podatki przedsiębiorcy

    Te osoby nie otrzymają zwrotu podatku w 2025 roku – sprawdź, czy to dotyczy Ciebie

    Zwrot podatku to dla wielu osób miły dodatek po rocznym rozliczeniu PIT. Jednak nie wszyscy mogą na niego liczyć. Istnieją sytuacje, w których...

    Czytaj
  • 30 stycznia 2025
    Podatki przedsiębiorcy

    Ile składki zdrowotnej możesz odliczyć w 2025 roku?

    W 2025 roku możliwość odliczenia składki zdrowotnej zależy od formy opodatkowania Twojej działalności gospodarczej. Nie każdy przedsiębiorca może...

    Czytaj
  • 28 stycznia 2025
    Podatki przedsiębiorcy

    Jak zapłacić niższy podatek dzięki dzieciom? 3 sposoby na ulgi dla rodzin

    Rodzice wychowujący dzieci mogą skorzystać z różnych ulg podatkowych, które realnie obniżają kwotę podatku do zapłaty. W zależności...

    Czytaj
  • 27 stycznia 2025
    Podatki przedsiębiorcy

    Samochód w najmie długoterminowym czy w leasingu? Co wybrać?

    Coraz więcej osób i firm staje przed wyborem, czy lepszym rozwiązaniem będzie samochód w najmie długoterminowym, czy może leasing. Obydwie...

    Czytaj