Blog

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – czym jest faktura ustrukturyzowana?

Wprowadzony na początku 2022 roku przez Ministerstwo Finansów KSeF ułatwia wystawianie faktur już wielu przedsiębiorcom — jednak na chwilę obecną korzystanie z niego nie jest obowiązkowe. W świetle decyzji Komisji Europejskiej i wprowadzonych do projektu zmian już za kilkanaście miesięcy wszyscy, którzy prowadzą własną działalność będą musieli do Krajowego Systemu e-Faktur dołączyć. Na czym polega ten system? W jaki sposób ułatwia życie przedsiębiorców (i nie tylko)? I czym są faktury ustrukturyzowane? O tym w naszym tekście.

Krajowy System e-Faktur – na czym polega?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to platforma teleinformatyczna, pozwalająca przedsiębiorcom na łatwe wystawianie, przesyłanie oraz odbieranie faktur ustrukturyzowanych (czym charakteryzuje się ten rodzaj faktur wyjaśnimy w osobnym punkcie). 

Oprócz tego, system pełni funkcję swoistej „bazy” faktur — zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów ma on przechowywać wystawione faktury przez okres 10 lat. Służy także automatycznej analizie i kontroli danych zawartych w fakturach oraz weryfikowaniu, czy dana faktura została wypełniona zgodnie ze wzorem. A w razie problemu — sam powiadomi nas o wykrytych niezgodnościach lub o tym, że faktura ustrukturyzowana nie jest w danej sytuacji możliwa do wystawienia.

Warto zaznaczyć, że KSeF jest rozwiązaniem odrębnym od funkcjonującego od nieco dłuższego czasu systemu PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania), służącego wymianie faktur z instytucjami budżetowymi. Obecnie nie ma w planach integracji obydwu rozwiązań — a zatem wykonawcy zamówień publicznych nie skorzystają z KSeF-u, lecz właśnie z platformy PEF.

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur uzyskamy na jeden z dwóch sposobów: za pośrednictwem narzędzi proponowanych przez Ministerstwo Finansów lub dostępnych na rynku programów księgowych — pod warunkiem że są zintegrowane z KSeF-em.

Kto może skorzystać z KSeF?

Faktury za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur będzie mógł wystawić praktycznie każdy przedsiębiorca — niezależnie od formy działalności czy sposobu opodatkowania. System obejmie więc:

  • czynnych płatników podatku VAT;
  • przedsiębiorców, którzy korzystają z podmiotowego zwolnienia z VAT;
  • osoby posiadające polski NIP, sprzedające towary i usługi elektroniczne na rynkach krajów UE i rozliczające się w Polsce na zasadach VAT OSS.

KSeF — od kiedy obowiązkowy?

Z zalet KSeF-u przedsiębiorcy mogą korzystać od stycznia 2022 roku. Dobrowolnie, dodajmy, ponieważ wciąż mają możliwość posługiwania się także fakturami tradycyjnymi bądź elektronicznymi. Jednak zgodnie z najnowszymi zmianami w ustawie (oraz docelowym planem Ministerstwa Finansów), taki stan rzeczy potrwa tylko do końca czerwca 2024 roku. Potem w życie wejdzie już obowiązkowy KSeF. Od dnia 1 lipca 2024 do korzystania z systemu będą zobligowani wszyscy czynni podatnicy VAT; z kolei z dniem 1 stycznia 2025 ten obowiązek obejmie także podatników zwolnionych (ze względu na niskie obroty sprzedaży) z płacenia podatku VAT.

Co ma na celu wprowadzenie KSeF?

Z założenia Krajowy System e-Faktur jest przede wszystkim ogromnym ułatwieniem dla przedsiębiorców. Wystawianie faktur ma być łatwiejsze, szybsze i obarczone jak najmniejszym ryzykiem błędu z naszej strony. KSeF rozwiązuje także kwestię przesyłania faktur — korzystając z niego, nasza faktura automatycznie znajdzie się u klienta. Wreszcie, nie musimy martwić się o to, że w gąszczu innych dokumentów zgubimy faktury sprzed kilku miesięcy — system sam je przechowuje.

Z drugiej strony, wprowadzenie KSeF-u przynosi mnóstwo korzyści fiskusowi i państwu. Jeśli przejście na obowiązkowy KSeF pójdzie zgodnie z planem, z użycia wyjdą faktury papierowe oraz elektroniczne, niespełniające wymogów Ministerstwa Finansów. Fiskus zyska tym samym dostęp „na bieżąco” do dokonywanych transakcji, co ułatwi kontrolę nieprawidłowości na gruncie podatku VAT i uszczelni cały system podatkowy.

Wreszcie, jednolity system realizowania i przesyłania faktur ułatwi pracę biurom rachunkowym świadczącym usługi księgowe. Do tej pory księgowość online wykorzystywała do przesyłu informacji tzw. OCR-y – systemy odczytujące dane z obrazu faktury. Nie są one jednak idealnym rozwiązaniem; błędy przy odczycie zdarzają się (i to nierzadko), przez co księgowi muszą za każdym razem dokładnie sprawdzić poprawność danych klienta, zadeklarowanych wartości i dat. Wprowadzenie KSeF-u przynosi nam standaryzowany format faktur — każda wystawiona faktura będzie zawierała w sobie taką samą strukturę danych, co pozwoli systemom informatycznym sczytywać dane bez ryzyka błędu.

Czym są faktury ustrukturyzowane?

Przejdźmy wreszcie do tego, co jest sednem KSeF-u – czyli faktur ustrukturyzowanych. Są one dokumentami o tej samej funkcji, jaką pełnią inne faktury – potwierdzają dokonanie transakcję sprzedaży i zakupu towaru bądź usługi. 

Czym zatem faktura ustrukturyzowana różni się od faktury elektronicznej, którą przecież też możemy wystawić bez użycia papieru? Otóż formatem — dotychczasowe e-faktury nie miały określonego wzoru; faktury ustrukturyzowane są zaś wystawiane według jednej, identycznej dla wszystkich formy.

Wszystkie dokumenty wystawiane za pośrednictwem KSeF-u przyjmują jednakowy format plików tekstowych XML — możemy mieć pewność, że każdy z nich zawiera w sobie wszystkie dane niezbędne nam, naszym księgowym oraz fiskusowi. A jak taki dokument wygląda? Prosto i czytelnie dla programów księgowych, ale niezbyt przyjaźnie… dla nas. Pliki w formacie XML przypominają bowiem bardziej kod HTML strony internetowej, niż tradycyjną fakturę z czytelnymi kolumnami. Jednak nie miejmy wątpliwości — w kolejnych linijkach kodu znajdują się wszystkie informacje, które znaleźlibyśmy na papierowej fakturze.

Z tym językiem nie będzie miał oczywiście trudności sam KSeF oraz inne programy komputerowe. Wystawioną w standaryzowanym formacie fakturę można z łatwością przekazywać pomiędzy programami oraz ich użytkownikami — także tymi z zagranicy, którzy mogliby mieć problem ze spisaną po polsku fakturą tradycyjną.

Mimo że format faktur ustrukturyzowanych został opracowany z myślą o komputerach, to wciąż możemy wygenerować podgląd naszych dokumentów. Przyda się to nam, gdy będziemy chcieli przekazać faktury księgowej lub poznać „na własną rękę” szczegóły naszej transakcji. Ktoś, kto w branży IT działa od lat nie będzie miał raczej większych trudności z odczytaniem informacji w wygenerowanym pliku XML — jednak, aby zaoszczędzić nieco czasu, możemy skorzystać z narzędzi ułatwiających odczyt faktur ustrukturyzowanych. Wiele programów księgowych pozwala podejrzeć fakturę w wygodnym formacie — różniącym się co prawda od klasycznych faktur, ale wciąż w pełni czytelnym.

Kto decyduje o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej — sprzedawca czy nabywca?

O tym, w jakiej formie wystawimy fakturę decyduje nabywca. Jako dostawca towaru lub usługi nie mamy prawa narzucić mu swoich preferencji; nie możemy także „z automatu” wystawić faktury w odpowiadającej nam formie. Konieczna będzie więc zgoda nabywcy — udzielona w ramach zawartej z nami umowy lub osobnego pisma.

A co, jeśli nasz klient wyraził zgodę na realizację faktur elektronicznych (nieustrukturyzowanych)? To także nie daje nam prawa do wystawienia dokumentu przez KSeF — mimo że wciąż mamy do czynienia z fakturą w wersji cyfrowej, jej forma będzie w znacznym stopniu inna.

Co ważne, nabywca nie musi decydować o sposobie wystawienia faktury przy okazji każdej transakcji z nami. Wystarczy nam jedna zgoda, obowiązująca dla wszystkich kolejnych faktur.

Na chwilę obecną nie wiemy, jak ta kwestia zostanie rozwiązana w przyszłym roku, gdy faktury ustrukturyzowane staną się jedyną obowiązującą formą. Możemy się jednak domyślać, że sprzedawcy nie będą już potrzebowali zgody klienta do wydania faktury za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Jakich dokumentów nie wystawimy w KSeF?

W formie ustrukturyzowanej wystawimy zdecydowaną większość faktur — jednak niektóre dokumenty z założenia nie spełniają ujednoliconych standardów, przez co nie będziemy mogli ich zrealizować za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Zaliczają się do nich:

  • faktury niezawierające danych nabywcy — na przykład faktury za przejazd koleją, autobusem lub korzystanie z autostrady;
  • faktury niezawierające NIP-u sprzedawcy — wystawiane przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT ze względu na rodzaj świadczonych usług;
  • “faktury” proforma — w świetle ustawy o podatku od towarów i usług nie są one wiążącym rodzajem faktur;
  • noty korygujące — by nota korygująca była ważna, musi zostać zaakceptowana przez wystawcę faktury; KSeF nie daje takiej możliwości, a zatem korekt możemy dokonywać jedynie w sposób tradycyjny;
  • duplikaty faktur — faktury ustrukturyzowane nie wymagają wystawiania duplikatów, ponieważ… nie można ich zgubić lub zniszczyć. Każda faktura jest dostępna w KSeF-ie przez 10 lat od momentu wydania.

Co ważne, za pośrednictwem KSeF-u nie wystawimy także faktur konsumenckich (tzw. B2C), zastępujących klientowi paragon fiskalny.

Dlaczego warto zarejestrować się w systemie już teraz?

Chociaż przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur jest (przynajmniej do 1 lipca 2024 roku) dobrowolne, warto się nad tym zastanowić już teraz. Przejście na faktury ustrukturyzowane wiąże się z wieloma korzyściami, takimi jak:

  • krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku — zmiana z 60 na 40 dni;
  • możliwość odliczenia VAT-u bez obowiązku wykazania, że otrzymaliśmy fakturę w określonym terminie
  • zwolnienie z obowiązku przekazywania do urzędu JPK_FA, czyli Jednolitego Pliku Kontrolnego dla faktur VAT;
  • brak konieczności przechowywania i archiwizacji faktur;
  • bezpieczeństwo obu stron transakcji — możemy mieć pewność, że każdy wystawiony dokument na sto procent trafi, za pośrednictwem KSeF-u, do sprzedawcy lub nabywcy usług;
  • możliwość pobrania faktur kosztowych bezpośrednio z KSeF-u;
  • automatyzacja fakturowania — poświęcimy mniej czasu na formalności, a księgowość dla jednoosobowej działalności gospodarczej stanie się znacznie prostsza.

Czytaj więcej

  • 31 sierpnia 2023
    Kategoria

    Jakie są koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej?

    Według danych opublikowanych przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii w pierwszym kwartale 2023 roku do Centralnej Ewidencji i Informacji...

    Czytaj
  • 31 sierpnia 2023
    Kategoria

    Jak rozlicza się z działalności fizjoterapeuta?

    Prowadzenie własnego gabinetu fizjoterapeutycznego to świetny pomysł. Wielu fizjoterapeutów nieusatysfakcjonowanych warunkami pracy w szpitalach,...

    Czytaj
  • 31 sierpnia 2023
    Kategoria

    Czy opłaca się prowadzić księgowość samodzielnie?

    Do prowadzenia księgowości jest zobowiązana każda firma – zarówno międzynarodowa, duża korporacja, jak i niewielkie, kilkunastoosobowe...

    Czytaj
  • 31 sierpnia 2023
    Kategoria

    Działalność gospodarcza dla Ukraińca – założenie firmy i rozliczanie w Polsce

    O tym, że Ukraińcy stanowią zdecydowaną większość osób z zagranicy mieszkających w Polsce, doskonale wie każdy z nas. I choć...

    Czytaj
  • 31 sierpnia 2023
    Kategoria

    Formy opodatkowania jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG)

    Jak pokazują dane publikowane przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii, jednoosobowa działalność gospodarcza niezmiennie cieszy się w Polsce...

    Czytaj
  • 20 czerwca 2023
    Kategoria

    Copywriter – jaka stawka VAT?

    Podatki są nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Dla copywriterów, którzy zajmują się tworzeniem tekstów reklamowych,...

    Czytaj
  • 20 czerwca 2023
    Kategoria

    Jaka stawka ryczałtu dla copywritera? Ryczałt dla copywriterów.

    Jaka stawka ryczałtu będzie odpowiednia dla copywritera? Wielu copywriterów zadaje sobie to pytanie, gdy rozpoczynają swoją działalność, lub chcą...

    Czytaj
  • 19 czerwca 2023
    Kategoria

    Jaki kod PKD dla copywritera?

    Czy kiedykolwiek czułeś, że słowa mają moc? Że mogą poruszyć serca, zainspirować, pobudzić do działania? Jeśli twoją pasją jest pisanie...

    Czytaj
  • 19 czerwca 2023
    Kategoria

    Czy coach może być zwolniony z VAT?

    Jesteś coachem i zastanawiasz się, czy możesz być zwolniony z VAT? Jeśli tak, to trafiłeś we właściwe miejsce! W dzisiejszym artykule...

    Czytaj
  • 16 czerwca 2023
    Kategoria

    Oto 9 pomysłów na firmowe koszty lekarza

    Jesteś lekarzem prowadzącym własną praktykę? Chciałbyś dowiedzieć się, jak zwiększyć efektywność swojej działalności i jednocześnie...

    Czytaj