Wprowadzony na początku 2022 roku przez Ministerstwo Finansów KSeF ułatwia wystawianie faktur już wielu przedsiębiorcom — jednak na chwilę obecną korzystanie z niego nie jest obowiązkowe. W świetle decyzji Komisji Europejskiej i wprowadzonych do projektu zmian już za kilkanaście miesięcy wszyscy, którzy prowadzą własną działalność będą musieli do Krajowego Systemu e-Faktur dołączyć. Na czym polega ten system? W jaki sposób ułatwia życie przedsiębiorców (i nie tylko)? I czym są faktury ustrukturyzowane? O tym w naszym tekście.

Krajowy System e-Faktur – na czym polega?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to platforma teleinformatyczna, pozwalająca przedsiębiorcom na łatwe wystawianie, przesyłanie oraz odbieranie faktur ustrukturyzowanych (czym charakteryzuje się ten rodzaj faktur wyjaśnimy w osobnym punkcie). 

Oprócz tego, system pełni funkcję swoistej „bazy” faktur — zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów ma on przechowywać wystawione faktury przez okres 10 lat. Służy także automatycznej analizie i kontroli danych zawartych w fakturach oraz weryfikowaniu, czy dana faktura została wypełniona zgodnie ze wzorem. A w razie problemu — sam powiadomi nas o wykrytych niezgodnościach lub o tym, że faktura ustrukturyzowana nie jest w danej sytuacji możliwa do wystawienia.

Warto zaznaczyć, że KSeF jest rozwiązaniem odrębnym od funkcjonującego od nieco dłuższego czasu systemu PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania), służącego wymianie faktur z instytucjami budżetowymi. Obecnie nie ma w planach integracji obydwu rozwiązań — a zatem wykonawcy zamówień publicznych nie skorzystają z KSeF-u, lecz właśnie z platformy PEF.

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur uzyskamy na jeden z dwóch sposobów: za pośrednictwem narzędzi proponowanych przez Ministerstwo Finansów lub dostępnych na rynku programów księgowych — pod warunkiem że są zintegrowane z KSeF-em.

Kto może skorzystać z KSeF?

Faktury za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur będzie mógł wystawić praktycznie każdy przedsiębiorca — niezależnie od formy działalności czy sposobu opodatkowania. System obejmie więc:

• czynnych płatników podatku VAT;
• przedsiębiorców, którzy korzystają z podmiotowego zwolnienia z VAT;
• osoby posiadające polski NIP, sprzedające towary i usługi elektroniczne na rynkach krajów UE i rozliczające się w Polsce na zasadach VAT OSS.

KSeF — od kiedy obowiązkowy?

Z zalet KSeF-u przedsiębiorcy mogą korzystać od stycznia 2022 roku. Dobrowolnie, dodajmy, ponieważ wciąż mają możliwość posługiwania się także fakturami tradycyjnymi bądź elektronicznymi. Jednak zgodnie z najnowszymi zmianami w ustawie (oraz docelowym planem Ministerstwa Finansów), taki stan rzeczy potrwa tylko do końca czerwca 2024 roku. Potem w życie wejdzie już obowiązkowy KSeF. Od dnia 1 lipca 2024 do korzystania z systemu będą zobligowani wszyscy czynni podatnicy VAT; z kolei z dniem 1 stycznia 2025 ten obowiązek obejmie także podatników zwolnionych (ze względu na niskie obroty sprzedaży) z płacenia podatku VAT.

Co ma na celu wprowadzenie KSeF?

Z założenia Krajowy System e-Faktur jest przede wszystkim ogromnym ułatwieniem dla przedsiębiorców. Wystawianie faktur ma być łatwiejsze, szybsze i obarczone jak najmniejszym ryzykiem błędu z naszej strony. KSeF rozwiązuje także kwestię przesyłania faktur — korzystając z niego, nasza faktura automatycznie znajdzie się u klienta. Wreszcie, nie musimy martwić się o to, że w gąszczu innych dokumentów zgubimy faktury sprzed kilku miesięcy — system sam je przechowuje.

Z drugiej strony, wprowadzenie KSeF-u przynosi mnóstwo korzyści fiskusowi i państwu. Jeśli przejście na obowiązkowy KSeF pójdzie zgodnie z planem, z użycia wyjdą faktury papierowe oraz elektroniczne, niespełniające wymogów Ministerstwa Finansów. Fiskus zyska tym samym dostęp „na bieżąco” do dokonywanych transakcji, co ułatwi kontrolę nieprawidłowości na gruncie podatku VAT i uszczelni cały system podatkowy.

Wreszcie, jednolity system realizowania i przesyłania faktur ułatwi pracę biurom rachunkowym świadczącym usługi księgowe. Do tej pory księgowość online wykorzystywała do przesyłu informacji tzw. OCR-y – systemy odczytujące dane z obrazu faktury. Nie są one jednak idealnym rozwiązaniem; błędy przy odczycie zdarzają się (i to nierzadko), przez co księgowi muszą za każdym razem dokładnie sprawdzić poprawność danych klienta, zadeklarowanych wartości i dat. Wprowadzenie KSeF-u przynosi nam standaryzowany format faktur — każda wystawiona faktura będzie zawierała w sobie taką samą strukturę danych, co pozwoli systemom informatycznym sczytywać dane bez ryzyka błędu.

Czym są faktury ustrukturyzowane?

Przejdźmy wreszcie do tego, co jest sednem KSeF-u – czyli faktur ustrukturyzowanych. Są one dokumentami o tej samej funkcji, jaką pełnią inne faktury – potwierdzają dokonanie transakcję sprzedaży i zakupu towaru bądź usługi. 

Czym zatem faktura ustrukturyzowana różni się od faktury elektronicznej, którą przecież też możemy wystawić bez użycia papieru? Otóż formatem — dotychczasowe e-faktury nie miały określonego wzoru; faktury ustrukturyzowane są zaś wystawiane według jednej, identycznej dla wszystkich formy.

Wszystkie dokumenty wystawiane za pośrednictwem KSeF-u przyjmują jednakowy format plików tekstowych XML — możemy mieć pewność, że każdy z nich zawiera w sobie wszystkie dane niezbędne nam, naszym księgowym oraz fiskusowi. A jak taki dokument wygląda? Prosto i czytelnie dla programów księgowych, ale niezbyt przyjaźnie… dla nas. Pliki w formacie XML przypominają bowiem bardziej kod HTML strony internetowej, niż tradycyjną fakturę z czytelnymi kolumnami. Jednak nie miejmy wątpliwości — w kolejnych linijkach kodu znajdują się wszystkie informacje, które znaleźlibyśmy na papierowej fakturze.

Z tym językiem nie będzie miał oczywiście trudności sam KSeF oraz inne programy komputerowe. Wystawioną w standaryzowanym formacie fakturę można z łatwością przekazywać pomiędzy programami oraz ich użytkownikami — także tymi z zagranicy, którzy mogliby mieć problem ze spisaną po polsku fakturą tradycyjną.

Mimo że format faktur ustrukturyzowanych został opracowany z myślą o komputerach, to wciąż możemy wygenerować podgląd naszych dokumentów. Przyda się to nam, gdy będziemy chcieli przekazać faktury księgowej lub poznać „na własną rękę” szczegóły naszej transakcji. Ktoś, kto w branży IT działa od lat nie będzie miał raczej większych trudności z odczytaniem informacji w wygenerowanym pliku XML — jednak, aby zaoszczędzić nieco czasu, możemy skorzystać z narzędzi ułatwiających odczyt faktur ustrukturyzowanych. Wiele programów księgowych pozwala podejrzeć fakturę w wygodnym formacie — różniącym się co prawda od klasycznych faktur, ale wciąż w pełni czytelnym.

Kto decyduje o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej — sprzedawca czy nabywca?

O tym, w jakiej formie wystawimy fakturę decyduje nabywca. Jako dostawca towaru lub usługi nie mamy prawa narzucić mu swoich preferencji; nie możemy także „z automatu” wystawić faktury w odpowiadającej nam formie. Konieczna będzie więc zgoda nabywcy — udzielona w ramach zawartej z nami umowy lub osobnego pisma.

A co, jeśli nasz klient wyraził zgodę na realizację faktur elektronicznych (nieustrukturyzowanych)? To także nie daje nam prawa do wystawienia dokumentu przez KSeF — mimo że wciąż mamy do czynienia z fakturą w wersji cyfrowej, jej forma będzie w znacznym stopniu inna.

Co ważne, nabywca nie musi decydować o sposobie wystawienia faktury przy okazji każdej transakcji z nami. Wystarczy nam jedna zgoda, obowiązująca dla wszystkich kolejnych faktur.

Na chwilę obecną nie wiemy, jak ta kwestia zostanie rozwiązana w przyszłym roku, gdy faktury ustrukturyzowane staną się jedyną obowiązującą formą. Możemy się jednak domyślać, że sprzedawcy nie będą już potrzebowali zgody klienta do wydania faktury za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Jakich dokumentów nie wystawimy w KSeF?

W formie ustrukturyzowanej wystawimy zdecydowaną większość faktur — jednak niektóre dokumenty z założenia nie spełniają ujednoliconych standardów, przez co nie będziemy mogli ich zrealizować za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Zaliczają się do nich:

• faktury niezawierające danych nabywcy — na przykład faktury za przejazd koleją, autobusem lub korzystanie z autostrady;
• faktury niezawierające NIP-u sprzedawcy — wystawiane przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT ze względu na rodzaj świadczonych usług;
• “faktury” proforma — w świetle ustawy o podatku od towarów i usług nie są one wiążącym rodzajem faktur;
• noty korygujące — by nota korygująca była ważna, musi zostać zaakceptowana przez wystawcę faktury; KSeF nie daje takiej możliwości, a zatem korekt możemy dokonywać jedynie w sposób tradycyjny;
• duplikaty faktur — faktury ustrukturyzowane nie wymagają wystawiania duplikatów, ponieważ… nie można ich zgubić lub zniszczyć. Każda faktura jest dostępna w KSeF-ie przez 10 lat od momentu wydania.

Co ważne, za pośrednictwem KSeF-u nie wystawimy także faktur konsumenckich (tzw. B2C), zastępujących klientowi paragon fiskalny.

Dlaczego warto zarejestrować się w systemie już teraz?

Chociaż przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur jest (przynajmniej do 1 lipca 2024 roku) dobrowolne, warto się nad tym zastanowić już teraz. Przejście na faktury ustrukturyzowane wiąże się z wieloma korzyściami, takimi jak:

• krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku — zmiana z 60 na 40 dni;
• możliwość odliczenia VAT-u bez obowiązku wykazania, że otrzymaliśmy fakturę w określonym terminie
• zwolnienie z obowiązku przekazywania do urzędu JPK_FA, czyli Jednolitego Pliku Kontrolnego dla faktur VAT;
• brak konieczności przechowywania i archiwizacji faktur;
• bezpieczeństwo obu stron transakcji — możemy mieć pewność, że każdy wystawiony dokument na sto procent trafi, za pośrednictwem KSeF-u, do sprzedawcy lub nabywcy usług;
• możliwość pobrania faktur kosztowych bezpośrednio z KSeF-u;
• automatyzacja fakturowania — poświęcimy mniej czasu na formalności, a księgowość dla jednoosobowej działalności gospodarczej stanie się znacznie prostsza.